Escuelas Públicas de Greenville

Amazon Business for Education está marcando una diferencia real en el modo en que los distritos del estado de Míchigan (y de todo el país) trabajan para optimizar las compras. En lugar de centrarse en la importante labor de enseñar y apoyar al distrito escolar, el personal del distrito se veía obligado a menudo a dedicar un tiempo y una energía valiosos a papeleo innecesario, perseguir pedidos, tratar de identificar a los compradores y asegurarse de que los pedidos estuvieran debidamente autorizados. Para resolver el problema, Escuelas Públicas de Greenville trabajó con Amazon Business para hacer más eficiente su proceso de compras y así permitir al personal del distrito dirigir su energía de nuevo a sus estudiantes, donde pertenece.

Como director de Finanzas de Escuelas Públicas de Greenville, Míchigan, Matt Andres ha visto en primera persona cómo un proceso de compras ineficaz puede restar tiempo a tareas más importantes. Señaló que Escuelas Públicas de Greenville está muy orgullosa de su misión: “Garantizar a todos los estudiantes la educación necesaria para participar como ciudadanos responsables en un mundo en constante cambio”. Como dice su misión: “Nos comprometemos a satisfacer las necesidades individuales de cada alumno y tenemos una increíble cultura de colaboración que fomenta la participación de la comunidad y las asociaciones”.

Mejorar la eficacia de su programa de compras contribuye a facilitar esta misión. Greenville tiene aproximadamente 3,600 niños en un total de seis escuelas. Con algo menos de 500 empleados, tienen un presupuesto operativo de algo más de $45 millones. Aunque son un poco más pequeños que algunos distritos escolares de Míchigan, las ineficiencias en materia de compras generaron dolores de cabeza y dificultades desproporcionadas a su tamaño.

¿Cómo eran para ustedes las adquisiciones antes de Amazon Business?

“En Greenville utilizábamos tarjetas de compra”, explica Matt. “Para el tamaño de nuestro distrito, teníamos unas 78 tarjetas de compra. El secretario del edificio y otras personas introducían una solicitud de compra, que pasaba primero a un supervisor y luego a mí para su autorización. Había mucha actividad de tarjetas de compra a través de Amazon que luego había que imprimir y conciliar con cada extracto mensual. No tener visibilidad en las compras lo hacía difícil”.

¿Cómo es ahora? ¿Cuáles son algunos de los beneficios que están viendo al aumentar ese control ahora que utilizan Amazon Business?

“Estamos muy al principio del proceso: solo llevamos un mes más o menos. Ya ha sido recibido con los brazos abiertos”. El proceso anterior, que requería el uso de varias tarjetas de compra, la impresión de recibos individuales y el envío de los recibos en papel para su autorización, resultaba engorroso para el personal. Ahora, con Business Prime, tienen 15 personas configuradas en una sola cuenta GPS. Todavía están en proceso de conseguir grupos y autorizadores para agilizar los informes y los pagos, pero estas 15 personas están “realmente contentas con el proceso simplificado”, afirma Matt. “Acabamos de establecer un límite de autorización de $500. Podemos fijarlo en la cantidad que queramos y eso es lo mejor. Todo lo que supere los $500 me llegará a mí, o como sea que la política de nuestro consejo quiera que se establezca. Así tenemos cierto control y visibilidad sin tener que comprobar cada minuto el cumplimiento de los presupuestos, lo cual es importante”.

¿Ha sido dura la transición en términos económicos?

“Lo hemos recibido con los brazos abiertos aquí en Greenville. Fue una batalla campal, a falta de una descripción mejor, con las tarjetas de compra. En realidad, no disponíamos de muchos ajustes de nuestra empresa de tarjetas de compra. Business Prime ha hecho que esa parte sea agradable. Podemos promocionar a los proveedores locales o restringir los artículos que no preferimos. Ha sido muy útil para orientar al personal a la hora de hacer ese tipo de compras sin perder un ápice de control”.

¿Qué puede hacer tu personal con Amazon que no pueda hacer ahora con muchos otros proveedores?

“En el caso de las compras de mayor volumen con una tarjeta de compra, no veríamos esa compra en la oficina de negocios hasta pasados unos 30 días o hasta el siguiente ciclo. Incluso el administrador no vería esa compra hasta que recibiera el extracto del empleado para firmarlo. Con Amazon Business, ahora es en tiempo real”.

¿Cuáles dirías que son los cambios más importantes desde el cambio a Amazon Business?

“Para mí, lo más importante es la autorización en tiempo real y lo otro sería la facturación por Amazon. Con las tarjetas de compra, nuestro personal tenía que imprimir su talonario, hacer el seguimiento y entregarlo junto con la tarjeta de compra. Ahora podemos obtener una sola factura de Amazon Business y dividirla como queramos por grupos. Podemos facturar cada trimestre o personalizarlo a una preferencia de facturación diferente para que se ajuste a lo que necesitamos. Esa flexibilidad nos viene muy bien”.

Escuelas Públicas de Greenville ha notado una enorme diferencia en su proceso de compra en muy poco tiempo. Ya no malgastan energía con un proceso de adquisición de varios pasos. En cambio, pueden centrarse en la importante labor de enseñar y apoyar al distrito escolar. Amazon Business for Education está ayudando no solo a Escuelas Públicas de Greenville, sino a distritos de todo Míchigan, a optimizar sus compras.

Acerca de Escuelas Públicas de Greenville

Escuelas Públicas de Greenville agilizó sus procesos de adquisiciones utilizando Amazon Business y así logró importantes ahorros de tiempo y costos. Al aprovechar características como cuentas multiusuario y Analítica de Amazon Business para comprar una amplia selección de suministros enfocados en la educación, eliminaron ineficiencias en la gestión de compras. Este enfoque modernizado permitió a la administración mejorar la transparencia presupuestaria y concentrar los recursos de manera más efectiva en el éxito de los estudiantes.