Capacitación de todos los empleados para realizar compras inteligentes

Los avances tecnológicos, como la automatización, la inteligencia artificial y la nube, han impulsado la transformación de los pagos dentro del sector comercial. Y, mientras que algunas organizaciones siguen utilizando facturación en papel y procesos de pago manuales, es cada vez más evidente que estas soluciones no solo son largas y laboriosas, sino también caras para las empresas. De hecho, según un un informe de PYMNTS, procesar facturas en papel les cuesta a las empresas un promedio de $171,000 anuales. 

Automatización de los procesos de facturación manuales

A medida que las empresas adoptan flujos de trabajo digitales, ¿cómo hacen los líderes de adquisición para eliminar la necesidad de procesar facturas manualmente, alcanzar las metas de administración de costos y visibilidad, y mejorar la productividad de formas innovadoras?

Action Behavior Centers, que brinda apoyo a niños con autismo y a sus familias con un equipo de más de 3,000 profesionales del comportamiento, y Hobart Service, uno de los proveedores de equipamiento para alimentos líderes del país, utilizan la facturación digital para mejorar la productividad al automatizar los procesos manuales, consolidar los gastos, ayudar a los equipos de adquisición a monitorear y administrar las compras empresariales e integrar las políticas y los procesos actuales con los nuevos. En este panel de discusión, descubra cómo Action Behavior Centers se beneficia de su asociación con Amazon Business para innovar y personalizar soluciones como el Pago por factura para cumplir con las necesidades de la empresa. También, hablamos sobre cómo Hobart Service utiliza la solución de facturación electrónica de Pago por factura de Amazon Business completamente “lista para usar”, cómo la integra como su sistema de adquisición electrónica (EPROC) y los resultados tangibles que han logrado. 

Madelyn Puente, directora de Pagos B2B, Amazon
P: ¿Por qué las compañías priorizan cada vez más la automatización de las facturas o la digitalización de los procesos de pago?

Karan Chopra, director mundial de Aceptación de Pagos, Amazon
En los últimos años, se priorizó la digitalización de los procesos de adquisición integrales por sobre los métodos fuera de línea y los clientes se acostumbran cada vez más a esta transformación digital. La pandemia aceleró esta transición de los procesos en papel y los clientes corporativos reconocen cada vez más las mejoras en la eficiencia y la reducción de costos que resultan de la digitalización de los pagos.

P, Madelyn: ¿Cómo hacen algunos productos de pagos de Amazon Business para mantenerse al día con estas expectativas cambiantes de los clientes y la evolución del mercado minorista?

Karan: La experiencia de pago sigue siendo el núcleo de la digitalización. En Amazon, creamos una wallet empresarial que satisface las necesidades de nuestros clientes corporativos. Shared Pay, nuestro diferenciador interno de experiencia de pagos, es compatible con cuentas multiusuarios y permite que varios clientes dentro de una organización puedan comprar sin problemas; los clientes pueden establecer reglas de compra en grupos, habilitar o deshabilitar el producto de pago que los solicitantes pueden usar y cumplir con las políticas internas de adquisición.

En la actualidad, distintos tipos de productos de pago son compatibles, como los pagos a través del banco, las tarjetas de débito y crédito y nuestro Pago por factura (Pay by Invoice, PBI), el cual es una solución 100 % digital.

Al utilizar el Pago por factura, los clientes elegibles pueden adquirir nuestros productos en plazos extendidos. Con los paneles de monitoreo, nuestros clientes pueden controlar de cerca los gastos entre varios solicitantes y departamentos, lo que les permite cumplir con los presupuestos y objetivos de adquisición. Además, el PBI también ofrece la integración con sistemas de adquisición electrónicos y capacidades como la facturación consolidada, la cual permite adquisiciones y conciliaciones sin problemas. Gracias a esto, el Pago por factura es una solución simple y sin inconvenientes.

Mejora de la productividad con la facturación digital

P, Madelyn: Action Behavior Centers tiene más de 200 ubicaciones en EE. UU. y creció de manera significativa e innovadora con Amazon; participó en programas beta e implementó el Pago por factura como el único método de pago para todos los usuarios. ¿Puedes contarnos tu experiencia con Amazon Business y la implementación de la facturación digital, y por qué eligieron el Pago por factura como tu solución preferida? 

Mandy Carte, directora de Adquisiciones, Action Behavior Centers
Action Behavior Centers creció bastante en el último año al aprovechar todo lo que ofrecía Amazon Business y crear una asociación, la cual mejoró con el Pago por factura y la facilidad de facturación. A medida que empezamos a priorizar la consolidación de gastos y buscamos reducir gastos no autorizados, también nos enfocamos en la molestia de los recibos excesivos y la falta de conciliación oportuna asociada con el uso de tarjetas de compra. Nos invitaron a utilizar el Pago por factura y, como ya estaba disponible, fue una buena solución para nosotros. No tuvimos que reinventar la rueda. Gracias a los términos de pagos extendidos y a la consolidación, pudimos convencer fácilmente a las demás partes interesadas dentro de la organización para adoptar el Pago por factura. También nos ayudó a consolidar el gasto con proveedores más pequeños, lo cual hizo que trabajar con ellos sea más fácil y eficiente.

P, Madelyn: A Hobart Service se le ofrecieron oportunidades similares para que su organización adopte el Pago por factura. Aysha, ¿puedes comentarnos sobre algunos de los desafíos a los que se enfrentaron y por qué Hobart Service eligió el Pago por factura?

Aysha Mason, administradora de Cuentas por Pagar, Hobart Service
Tenemos más de 90 franquicias de Hobart Service con más de 5,000 técnicos en el campo. Ese volumen de compras trajo un exceso en la documentación de tarjetas corporativas individuales. La conciliación era engorrosa y cuando los profesionales se iban de la compañía, nos faltaba la visibilidad de las compras históricas. Ya utilizábamos bastante Amazon, así que el Pago por factura fue una buena solución para brindar la visibilidad aumentada y la facilidad de conciliación que necesitábamos. 

Madelyn: Escuchamos varias historias similares de cómo la captura de recibos, el procesamiento y la autorización de las facturas suelen ser procesos largos y laboriosos, y que pasan por distintos departamentos, lo que resulta en una pérdida de productividad y una visibilidad limitada para las organizaciones.

Las facturas digitales demostraron reducir costos y brindar ahorros eficientes para los equipos de finanzas. Permiten prescindir del papel en los procesos y eliminan la necesidad de capturar los datos manualmente, pero también brindan una visibilidad en tiempo real y facturación consolidada. De hecho, la consolidación de la facturación con el Pago por factura ayudó a que un cliente de Amazon Business reduzca la cantidad de facturas mensuales de 500 a menos de 10.

Beneficios y resultados de la facturación digital

P, Madelyn: ¿Cómo utiliza Action Behavior Centers el Pago por factura para mejorar la administración de gastos y la visibilidad y qué resultados se lograron?

Mandy: Aprovechamos todos los informes disponibles con el Pago por factura; realmente utilizamos cada informe al menos una vez al mes.

A medida que adoptamos el Pago por factura, se produjeron ahorros de tiempo significativos con la consolidación de la facturación. Además, la visibilidad y el monitoreo mejorados nos ayudaron a reducir la cantidad de órdenes perdidas, lo que nos ayudó a ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero.

P, Madelyn: Hobart Service integró el Pago por factura en el sistema de planificación de recursos empresariales (enterprise resource planning, ERP) existente. Aysha, ¿puedes comentarnos un poco sobre lo que lograron con esta integración?

Aysha: Hobart Service pudo automatizar el proceso de facturación al integrar el Pago por factura con nuestro ERP: Microsoft D365. Enrutamos todas nuestras facturas a la cola de codificación y están sincronizadas con nuestro proceso existente, lo que las manda automáticamente a nuestros administradores de franquicias para que las procesen lo más rápido posible. El Pago por factura se integra bien en nuestra configuración actual y ahorramos mucho tiempo al automatizar nuestro proceso de facturación. 

A medida que organizaciones como Action Behavior Centers y Hobart Service obtienen beneficios significativos de un enfoque digital para la facturación, ¿cómo pueden otros profesionales de pagos y facturación tomar acción y desarrollar procesos de facturación más escalables? Los pagos de Amazon Business se integran bien en los procesos de “adquisición y pago” de nuestros clientes. Con las configuraciones de pago personalizables, nuestros clientes pueden configurar pagos de la forma que ellos quieran para que cumplan con sus propios objetivos y políticas de adquisición. El Pago por factura de Amazon Business puede integrarse con sistemas de adquisición electrónicos, ayudar a aumentar la visibilidad de gastos entre organizaciones y reducir los tiempos de conciliación de facturas. Con el Pago por factura, los clientes elegibles también pueden desbloquear el acceso a términos de pago extendidos.

Sobre Action Behavior Centers
Action Behavior Centers se dedica a cambiar la vida de los niños dentro del espectro autista. Ayuda a cientos de niños con autismo y a sus familias en Texas, Arizona, Illinois, Colorado, Carolina del Norte y Minnesota, y cuenta con un equipo de más de 3,000 profesionales del comportamiento.

Sobre Hobart Service
Hobart Service es un proveedor de servicios comerciales de equipamiento para alimentos líder en EE. UU. Tiene más de 125 ubicaciones y 1,500 técnicos de servicio capacitados en EE. UU. y Canadá.

Esta conversación tuvo lugar en el Amazon Business Reshape de 2023, en donde se reunieron alrededor de mil ejecutivos de organizaciones empresariales de todo el mundo.