Distrito Escolar de Lansing

El Distrito Escolar de Lansing cree en su misión de proporcionar excelencia educativa en un entorno seguro y enriquecedor para todos los estudiantes. Como distrito escolar público de Lansing, Míchigan, brinda servicios a más de 10,000 estudiantes desde preescolar hasta secundaria en 25 edificios escolares. Con una amplia gama de estudiantes, grupos etarios e instalaciones a los que deben respaldar y suministrar cada año, contar con un sistema de adquisiciones eficiente es casi tan esencial para su éxito como sus maestros altamente calificados, tremendo personal de soporte, administradores exclusivos y una comprometida Junta de Educación.

Con Amazon Business for Education, el Distrito Escolar de Lansing está marcando una diferencia real en el modo en que ellos (y otros distritos por todo el estado de Míchigan) trabajan para optimizar las compras. Como director financiero del Distrito Escolar de Lansing, Jon Laing lo sabe de primera mano. Los antiguos procesos obligaban al personal del distrito a gastar energía lidiando con ineficiencias, en lugar de concentrarse en el importante trabajo de enseñar y apoyar al distrito escolar. Trabajar con Amazon Business para hacer que el proceso de adquisición sea más eficiente y efectivo permitió que el personal del distrito vuelva a poner su energía en sus estudiantes, donde pertenece.

“He estado con el Distrito Escolar de Lansing desde 2008 y he supervisado el departamento de compra desde 2013, así que son ya nueve años haciendo compras. Nuestro distrito tiene casi 10,000 estudiantes en este momento y contamos con alrededor de 1,200 empleados. Las 25 escuelas y los diversos departamentos requieren mucho personal que debe hacer compras, especialmente de productos de oficina o de cualquier otra cosa que ayude a abastecer las escuelas y productos que les ayuden a hacer su trabajo. Contamos con un presupuesto anual de aproximadamente $160 millones”. Con un presupuesto tan grande, es necesario contar con controles y visibilidad de gastos para crear una oportunidad perfecta para que Amazon Business ayude.

¿Cómo eran para ustedes las adquisiciones antes de Amazon Business?

“Antes de nuestra cuenta Amazon Business, teníamos órdenes de compra, solicitudes y tarjetas de crédito para compras del distrito (tarjetas de compra)”, dijo Jon. “Antes de 2015, si alguien quería comprar en Amazon debía usar su tarjeta de compra del distrito. En ese momento, no había un método para hacer pedidos en una cuenta corporativa”. Dijo Jon. “La secretaría o la dirección debía hacer el pedido en una solicitud. Nuestra oficina debía revisar que la cuenta de financiación fuera correcta y luego seguir con el proceso de autorización para la orden de compra. Una vez autorizada, la enviaban al proveedor para la adquisición. Con estas tarjetas de compra, era una compra en línea inmediata”.

¿Cómo se ve ahora con Amazon Business?

"Cuando se anunció que Amazon iba a empezar a cobrar impuestos sobre las ventas por los pedidos en línea. Obviamente, al ser un distrito escolar público, no deberíamos tener que pagar impuestos sobre las ventas. Fue ahí cuando establecimos nuestra primera cuenta Amazon Business para todo el distrito. Los compradores, secretarios, directores, etc. se establecieron en la cuenta como exentos de impuestos. Pudimos establecer el proceso de compra en una tarjeta de compra centralizada”.

“Ahora, el proceso funciona así: alguien de nuestra oficina de compras recibe todos los pedidos, pero además los enviamos a nuestro sistema de finanzas electrónicas. Se ingresa una solicitud y una orden de compra al sistema y se la vincula con un fondo específico. El usuario no tiene oportunidad de gastar de más. Eso suele ocurrir cuando se tiene una tarjeta de crédito y se empieza a gastar sin controles”.

“Más adelante, este año. Recién empezamos con Business Prime. En años anteriores, existía la opción de envío gratuito, pero las escuelas querían recibir los productos con más rapidez y seleccionaban opciones con gastos de envío. Nuestro representante de cuenta en Amazon Business nos informó que gastábamos más de $4,200 en costos de envío antes de registrarnos en Business Prime. Ahora, vemos un ahorro significativo a través de las opciones de envío gratuito de Business Prime”.

“A través del sistema de finanzas electrónicas, tenemos Punchout. Un complemento del sistema de finanzas electrónicas en el que alguien puede ingresar una solicitud con Amazon de inmediato desde el sitio web de Amazon Business. Pueden ingresar, hacer un pedido y automáticamente crear la solicitud en Finanzas electrónicas. Realmente es un solo paso ahora en lugar de dos. Con Amazon Business, se trata de encontrar soluciones que hacen que sea más fácil hacer esa compra”.

¿Qué tan difícil ha sido la transición, esta evolución en términos económicos?

“El cambio real ha estado más de nuestro lado, al simplificar el proceso y no tener que hacer pasos extra para comprar por Amazon”, dijo Jon.

¿Qué puede hacer ahora tu personal con Amazon Business que no pueda hacer con otros proveedores?

“Con Amazon Business, hay gran variedad de productos. No solo productos de oficina. Nos permitió hacer un pedido, pero con mucha más variedad de lo que necesitamos. Este año, una persona hizo un pedido por $33,000 con su presupuesto, pero con diferentes artículos. Aún debemos pasar por el proceso de autorización de orden de compra normal, por ejemplo para comprar tecnología, para asegurarnos de que sea compatible y que nuestro departamento de tecnología la admita. Amazon Business facilita muchísimo ese proceso”.

¿Cuáles dirías que son los cambios más importantes desde el cambio a Amazon Business?

“Una de las grandes cosas es la facilidad de hacer pedidos mediante Amazon Business y el proceso que hemos establecido. Podemos recibir los artículos un día de montar el pedido. Con Business Prime, el envío suele ser muy rápido. Poder establecer algunos parámetros de lo que se pide también es útil. Dado que tenemos restricciones en algunas cosas, podemos revisarlas y detener un pedido si debemos hacerlo. Con las tarjetas de compra, es posible que no lo sepamos hasta 30 o 45 días después y entonces empezar las búsquedas. Algunos de los ahorros con Business Prime con envío gratuito ayudan a las escuelas y al distrito a ahorra en el presupuesto”.

Con ayuda de Amazon Business, el Distrito Escolar de Lansing pudo simplificar su proceso de adquisición, lo que les ha permitido centrarse en su principal misión que es proporcionar una gran educación para sus aproximadamente 10,000 alumnos. El nuevo y eficiente proceso de compras para el personal del distrito, con ahorros de costo mediante Business Prime y controles de gastos, ha empoderado a este distrito escolar de Míchigan para hacer más con las compras simplificadas.

Acerca de Distrito Escolar de Lansing

El Distrito Escolar de Lansing, al servicio de alrededor de 10,000 estudiantes, se asoció con Amazon Business para agilizar las adquisiciones y mejorar la eficiencia. Al aprovechar herramientas como Business Prime y Guided Buying, simplificaron las compras, mejoraron el seguimiento del presupuesto y garantizaron el cumplimiento de las políticas del distrito. Estas soluciones proporcionaron mayor visibilidad y control, lo que permitió a su equipo centrarse en la educación en lugar de en los obstáculos administrativos.