Cómo Leadership Public Schools transformó su proceso de compras

Cómo Amazon Business ayudó a este sistema escolar a eliminar procesos manuales, aumentar la eficiencia y centrarse en el éxito estudiantil

08 enero 2026

Cuando Chanthip Phongkhamsavath se unió a Leadership Public Schools (LPS) en 2020, el sistema de escuelas secundarias chárter de Bay Area estaba sumido en procesos obsoletos que, básicamente, funcionaban con la lógica de “ponerse al día”. Las órdenes de compra se creaban después de que las compras ya se habían realizado, lo que impedía identificar con claridad la transparencia o responsabilidad en el sistema sobre el dinero gastado.

Como nueva directora de negocios de LPS, Phongkhamsavath entró en un sistema que pronto encontró oportunidades de financiamiento en la era COVID, pero se vio abrumado por procesos separados, manuales y basados en papel para las compras en sus tres campus. El pago a proveedores y los reembolsos a maestros por los gastos de bolsillo en general llegaban tarde y eran reactivos.

A medida que se levantaron las restricciones de educación presencial y se permitió que estudiantes y personal regresaran a las aulas, hubo que pedir cantidades masivas de equipo de EPP, entre otros suministros esenciales. Esto trajo aún más desafíos logísticos y operativos a la luz, recordó Phongkhamsavath.

Un aumento en los fondos federales y estatales de ayuda por la pandemia, combinado con cambios en la ley de California que exigían mayor supervisión y visibilidad sobre las finanzas de las escuelas chárter, dejó al descubierto la necesidad de mejorar la transparencia, la conformidad y sistemas más eficientes, dijo Phongkhamsavath. LPS recurrió a Amazon Business para obtener ayuda.

El desafío: sistemas desconectados, procesos manuales

Al igual que otras escuelas públicas, LPS experimentó desafíos por la escasez de personal y dificultad para cubrir puestos vacantes, con menos maestros y equipos administrativos de oficina disponibles para gestionar funciones de rutina.

Los esfuerzos para modernizar los sistemas de adquisiciones y compras de LPS fueron impulsados en gran parte por presiones de conformidad, así como por la necesidad de mejorar la prestación de servicios y apoyo, a pesar de las brechas de personal. Cada escuela secundaria dentro del sistema de LPS funcionaba como su propia agencia educativa local (LEA) descentralizada, con presupuestos y proveedores independientes, “que compraban de forma independiente con tarjetas de crédito”, dijo Phongkhamsavath. “Siempre
estábamos dos o tres meses atrasados en los informes financieros, porque las facturas y conciliaciones llegaban muy tarde”.

Su pequeño equipo buscó frenar la dependencia de los compradores de tarjetas de crédito, facturas en papel y autorizaciones posteriores al hecho. Repensar un enfoque para todo el sistema permitió introducir eficiencias y una planificación presupuestaria más estratégica y proactiva, además de mejores economías de escala.

La solución: operaciones mejoradas, totalmente digitales y centralizadas

Integrar Amazon Business con la nueva plataforma digital de órdenes de compra de LPS, Procurify, permitió al equipo de Phongkhamsavath centralizar las funciones de adquisiciones y preservar la flexibilidad y el control en cada escuela individual. Con la guía de nuevas políticas de compra centralizadas, procesos de autorización automatizados y datos en tiempo real, LPS ha pasado de planillas aisladas y conciliación manual a una visibilidad en tiempo real y mantenimiento presupuestario más preciso, lo que elimina casi por completo gastos o déficits sorpresa.

“Hemos pasado de formularios manuales de Google y compras con tarjeta de crédito a un sistema que rastrea cada pedido desde la solicitud hasta la entrega, con precisión y en tiempo real”, dijo Phongkhamsavath. “La mayor ganancia en eficiencia no es solo en dólares, es en tiempo. Nuestros equipos escolares pueden enfocarse en la enseñanza en lugar de la logística de compras”.

Los pagos a proveedores ahora son puntuales y completamente rastreables, con una codificación detallada vinculada a fondos restringidos, y la necesidad de reembolsar a los maestros por gastos de bolsillo ha desaparecido en gran medida. Amazon Business también permitió a LPS consolidar todas las cuentas de proveedores independientes. Los equipos de oficinas de apoyo han reducido en gran medida los procesos manuales, al pasar a procesos de autorización y conciliación automatizados que han ahorrado tiempo y eliminado retrasos en los informes financieros.

Las funciones Guided Buying y los umbrales de autorización de Amazon Business han demostrado ser las más valiosas, dijo Phongkhamsavath. “Las autorizaciones ocurren en tiempo real, y sabemos exactamente qué compras se vinculan a qué recurso restringido”, explicó. “Ya no estamos haciendo asientos de diario de último minuto al final del año. “Los auditores también han notado las mejoras de conformidad de LPS y los controles internos más sólidos”, dijo Phongkhamsavath.

El futuro: ampliar la integración y el acceso

LPS pronto ampliará el acceso a Amazon Business para los equipos de tecnología, supervisión e instalaciones, y está explorando cómo abrir el acceso directo a los maestros para compras de suministros de aula.

“Continuamos incorporando más departamentos a Amazon Business”, dijo Phongkhamsavath. “Nuestro objetivo es hacer que cada compra sea más transparente, más rápida y más fácil para el personal”.

LPS ha transformado sus procesos de compra que estaban fragmentados en un modelo de transparencia y eficiencia con Amazon Business y procesos digitales integrados. Una supervisión más clara, un tiempo de respuesta más rápido desde la solicitud hasta la entrega y un control financiero más sólido permiten que cada una de las escuelas secundarias de LPS se enfoque en lo que más importa: el éxito estudiantil.