Roseville Community Schools

Antes de elegir a Amazon Business como socio estratégico de compras, Roseville Community Schools enfrentó muchos desafíos en su proceso de adquisición tradicionalmente manual. Lillian Grayson, gerente de Compras, dijo que recibían pedidos muy ambiguos del personal del distrito, con detalles incompletos como "4 rompecabezas" o "paquete de bolígrafos". Esto condujo a una extensa comunicación de ida y vuelta para comprender los requisitos específicos del miembro del personal, lo que causó retrasos e ineficiencias. Había una falta de visibilidad de costos en el proceso, especialmente en las listas de pedidos que los miembros del personal compartían, lo que agregaba una mayor complejidad y requería tiempo de investigación antes de agregar manualmente la solicitud al sistema.

Ante la necesidad de cambio, Lillian se puso en contacto con el asesor de clientes corporativos de Amazon Business del distrito para abordar los problemas. Lillian indicó que al principio hubo cierta duda, ya que la transición de un proceso completamente manual a uno completamente digital parecía ser muy compleja y, por lo tanto, representaba un desafío para lograr que todo el distrito se sumara al nuevo proceso.

A pesar de las preocupaciones iniciales, la transición a un proceso de adquisición digital resultó ser más sencilla de lo que se creía. El asesor de clientes corporativos de Amazon Business de Roseville Community School desempeñó un rol crucial al guiar al distrito en cada paso, aliviar las preocupaciones y participar activamente en el proceso de configuración. Luego de superar el obstáculo de la aceptación en todo el distrito, el equipo presentó con éxito el nuevo proceso al superintendente al aclarar malentendidos sobre los nuevos procesos de autorización.  “Todavía tendremos control total sobre lo que las personas ordenan, qué presupuesto utilizan. Al principio, [la transición] se sintió abrumadora, pero Amazon Business nos ayudó en cada paso del camino. En realidad, hicieron más trabajo del que tuve que hacer yo, lo que fue genial. No fue tan abrumador como pensé”.

Lillian indicó que el nuevo proceso de adquisiciones es mucho más eficiente y más fácil de usar. Los profesores pueden agregar fácilmente artículos a su carrito en Amazon Business y enviar pedidos para autorización. La participación de la secretaria del distrito en la asignación de números de cuenta simplifica el aspecto financiero al brindar visibilidad sobre la asignación presupuestaria antes de realizar el pedido.

El director del distrito se encarga de revisar y autorizar pedidos, pero ahora con detalles de precios claros para cada artículo. Las notificaciones en cada etapa mantienen informados a todos los interesados y no es necesario hacer tantos seguimientos. Para Lillian, en las compras, el proceso simplificado ha eliminado la necesidad de investigar, ya que toda la información relevante ahora está disponible en una sola pantalla.

Como dice Lillian, “Para mí, en compras, aún tenemos que crear órdenes de compra en nuestro propio sistema. Puedo crear una orden de compra muy rápidamente y no tener que buscar todo. Ahora, todo está en la misma pantalla. Puedo simplemente desplazarme y ver el precio, y se bloquea durante siete días. Es eficiente, es rápido y, personalmente, me ha facilitado mucho la vida. Ha sido maravilloso”.

Lillian califica con entusiasmo el cambio con un 20 en una escala de 1 a 10, destacando el impacto positivo sustancial en cuanto a tiempo y energía. Todo el distrito ha adoptado el nuevo proceso, con comentarios positivos que enfatizan la facilidad y transparencia que aporta. Los profesores se sienten capacitados y valorados como participantes activos en el proceso de adquisición, con notificaciones oportunas que brindan claridad sobre el estado de los pedidos.

Para Roseville Community Schools, la transición a un proceso de adquisición digital con Amazon Business no solo ha cumplido, sino que ha superado las expectativas. La colaboración con su asesor de clientes, junto con la eficiencia y transparencia obtenida, ha transformado la experiencia de compra para el distrito. Los comentarios positivos y la mejora en el proceso de trabajo destacan el éxito de este cambio estratégico hacia un sistema de adquisiciones modernizado.

Como dice Lillian, “Una persona me dijo: siento que soy algo importante porque se tomaron el tiempo de incluirme como parte de la cuenta del distrito”. Ofrece a los solicitantes una sensación de importancia. Si, nos importa lo que quieres. Queremos que tengas esos productos en tu aula. Haz lo que tengas que hacer y nos aseguraremos de que esto suceda”.

Sobre Roseville Community Schools

Roseville Community Schools, ubicado en Míchigan, es un distrito que atiende a más de 10,000 estudiantes. Buscaron agilizar sus procesos de adquisición para apoyar mejor a sus educadores y estudiantes. Con Amazon Business, lograron un proceso más eficiente al consolidar las compras y obtener acceso a una amplia selección de productos. Con características como los precios competitivos, los análisis y las cuentas multiusuario, redujeron los costos y mejoraron la transparencia. Amazon Business proporcionó una solución escalable adaptada a las crecientes necesidades, lo que permitió al distrito centrarse más en la educación y menos en la adquisición.