Escuelas Públicas del Condado de Seminole

Escuelas Públicas del Condado de Seminole (SCPS) es uno de los 15 distritos escolares más grandes de Florida según el Centro Nacional de Estadísticas de Educación. Con más de 67,000 estudiantes y 10,000 empleados, SCPS es líder en educación en todo el centro de Florida. Con su visión de ser el principal distrito escolar del estado de Florida y reconocido a nivel nacional por sus altos estándares, rendimiento académico y por ofrecer a los estudiantes vías educativas personalizadas a tiempo completo, SCPS tiene la misión de asegurar que todos los estudiantes adquieran los conocimientos, habilidades y actitudes para ser ciudadanos productivos.

Con un distrito escolar tan grande, SCPS buscaba una solución de adquisición que aportara no solo un ahorro de tiempo, sino también una forma de monitorear el cumplimiento de las políticas de compras, controlar el presupuesto y proporcionar facilidad de uso junto con cierta tranquilidad dentro de su distrito. El objetivo final, sin embargo, era que los profesores y el personal estuvieran contentos.

Control de gastos

El estado de Florida garantiza que todos los profesores de Florida dispongan de los fondos necesarios para el material escolar. SCPS tiene aproximadamente 7,000 profesores en el distrito, aunque, no todos ellos participan en las compras de suministros.

“Antes, las compras se hacían con tarjetas de compra y la administración era una pesadilla”, dijo Greg Long, gerente de compras de SCPS. “Asegurarse de que los profesores cumplían con los artículos que compraban, guardaban los recibos, etc. Amazon Business entró en escena y simplificó todo el proceso”, afirmó. “En primer lugar, se trata de Amazon. Los profesores ya conocen el proceso. Amazon Business creó el backend en el que los profesores tenían su propia cuenta y podían disponer básicamente de la cantidad que se les asignaba. A Amazon Business se le ocurrió el brillante sistema de poder hacer ese retiro a medida que pedían los materiales. Esto también les impedía hacer pedidos si no les quedaban dólares. ¡Fue estupendo!”, dijo Greg. En términos de conformidad y control, SCPS encontró la solución de Amazon Business extremadamente útil, garantizando la visibilidad y los controles tan necesarios sobre el gasto, así como el estricto cumplimiento de los requisitos presupuestarios.

Administración presupuestaria, Business Prime y SSO

Amazon Business actúa como socio estratégico de compras para muchos distritos K-12 y organizaciones chárter, los ayuda a administrar el Elementary and Secondary School Emergency Relief (ESSER, Fondo de ayuda de emergencia para escuelas primarias y secundarias) y subvenciones federales, asignaciones presupuestarias para todo el departamento, como Career and Technical Education (CTE, Educación técnica profesional), Science-Technology-Engineering-Math (STEM, Ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas [CTIM]), Special Education (SPED, Educación especial), etc. En muchos casos, los educadores se apoyan en gran medida en la herramienta de Administración presupuestaria para asignar presupuestos, asignaciones a nivel de usuario y realizar el seguimiento y la conciliación del presupuesto global a través del embudo de gastos. 

En pocas palabras, la administración presupuestaria ofrece a los clientes de Amazon Business [para educación] la posibilidad de monitorear y administrar de manera activa los presupuestos con un seguimiento en tiempo real, lo que permite al personal tomar decisiones de compras informadas sin riesgo de gastar más de la cuenta. También le devuelve a los profesores el tiempo que tanto necesitan al reducir el esfuerzo manual que supone la creación y el seguimiento de múltiples órdenes de compra.

“Facilitó las cosas por nuestra parte, que no tuviéramos que conocer cada uno de los artículos ni entregar tarjetas a los profesores como hacíamos antes. Lo hizo mucho más sencillo y tuvo sentido”, dijo Greg. "Buscamos una solución que nos permitiera conseguir lo que quisiéramos y saber lo que compraban los profesores. Necesitábamos restricciones sobre lo que podían y no podían comprar: podían ponerlo en su carrito, pero nosotros podíamos autorizarlo o denegarlo en la oficina de compras. Las cosas que no estaban restringidas y tenían los dólares para comprar”. Con Business Prime y los precios con descuento, esto es “fácil de hacer”, dijo.

Amazon Business ayudó a SCPS a implementar procesos de autorización en el backend para la administración y asignación de presupuestos, lo que proporcionó la visibilidad y la información necesaria a fin de reforzar los controles de las compras únicas y más caras, y de los artículos comprados con frecuencia. Esto se convirtió en una herramienta muy necesaria cuando las actividades escolares se vieron obligadas a trasladarse a internet durante la pandemia de COVID-19.

“Tanto si los profesores trabajan en un modelo híbrido como si lo hacen frente al alumno en el aula, no tienen mucho tiempo durante el día para comprar las cosas que necesitan. Dedican su tiempo a enseñar y planificar. Amazon Business lo hizo fácil porque los profesores ya sabían o estaban familiarizados con su uso. Así que no pierden horas de su trabajo habitual”, afirmó Greg. “En muchos casos, la administración presupuestaria ha sido una herramienta poderosa para retener a los profesores y reclutar a otros nuevos. Es algo que les gusta mucho. La visibilidad y la facilidad de conexión a nuestras tiendas para comprar esa selección y hacérsela llegar 2 o 3 días después”, dijo Greg.

Los precios de Amazon Business también eran una ventaja. “Nunca subestimes a los profesores que hablan entre ellos. Si tienes un buen precio, van a hablar mucho de él y si es un precio malo, aún más. Lo bueno de Amazon es que hemos recibido muy buenas cotizaciones”, dijo Greg.

Para facilitar aún más las cosas, Amazon Business implementó Single Sign On (SSO, Inicio de sesión único) para SCPS. Esto centralizó el acceso de los compradores al sistema y proporcionó a los usuarios una experiencia de un solo clic mediante las credenciales existentes, acelerando así la adopción del programa. “Nuestros profesores pueden conectarse a sus computadoras, hacer clic en la ficha de Amazon bajo su nombre o cuenta y ya están listos para hacer el pedido”, explicó Greg. “El primer año teníamos dos personas a tiempo completo en nuestro equipo y, además, contratamos a otro contador, porque teníamos que introducir manualmente los nombres de las personas (unos 4,000). No pudimos hacer una carga masiva”.

“En el segundo año, Amazon Business llegó con Bulk Upload. Creo que es genial, porque podemos darle automáticamente toda la información de nuestros profesores y, a medida que se incorporan, se registran y todo encaja a la perfección. Estoy entusiasmado. Al saber que podíamos controlar o restringir las compras y controlar el presupuesto a través de la herramienta presupuestaria, ¡pude dormir por las noches! Ahora, con SSO, todo fluye muy bien y sin problemas”, dijo Greg.

“Con Amazon Business es una solución dinámica. No solo para configurar la administración del presupuesto, sino también para adelantarse al riesgo de la red con posibles piratas informáticos y administrar cambios de cuentas múltiples, cambios de contraseña, etc. Aliviar parte de la carga administrativa que supone administrar múltiples perfiles: 67 escuelas, 7,000 profesores, de 60 a 70,000 alumnos y un equipo de adquisición... Es mucha responsabilidad”.

“Aprecio a Amazon Business y todo lo que han hecho por nosotros y espero lo sigan haciendo por muchos años más", dijo Greg.