Vacasa

Como el principal socio de alquiler vacacional en América del Norte, Vacasa ofrece un servicio completo de gestión de alquileres y soporte para aproximadamente 40,000 casas en algunos de los destinos más deseados del mundo. Con una gran cantidad de propiedades bajo gestión, la organización necesitaba una mayor visibilidad del gasto y mejores controles y procesos de adquisición, todo en un esfuerzo por facilitar las compras y acelerar las autorizaciones y la entrega para los compradores. La creciente relación con Amazon Business y la adopción de características como el Pago por factura ayudaron a Vacasa a consolidar cuentas, a mejorar los procesos de autorización y a establecer controles de compra en toda la organización, lo cual le permitió promover importantes ahorros de costos y tiempo.

Optimización de la configuración de adquisiciones mediante la consolidación de cuentas y la facturación

En 2022, Vacasa comenzó a explorar la consolidación de cuentas con el objetivo de mejorar los controles de compra y aumentar la visibilidad de gastos. Los compradores utilizaban tarjetas de crédito personales y de la empresa para realizar compras en Amazon Business, lo cual hacía que las autorizaciones y la conciliación fueran procesos manuales y lentos. Vacasa debía establecer políticas organizacionales que le otorgaran la visibilidad necesaria y, al mismo tiempo, actualizar los procedimientos de la empresa para ayudar a controlar los procesos de conciliación y rastreo.

“Comenzamos a mejorar la visibilidad mediante la optimización de los procesos y la centralización de las cuentas. Canalizamos el gasto de las unidades de negocios a través de una única cuenta Amazon Business y eliminamos el uso de las tarjetas de crédito personales”, afirma Joseph Strumolo, director de Abastecimiento y Adquisición Globales de Vacasa. “Además, al establecer políticas que nos brindan una mejor visibilidad de las compras, también podemos aprovechar descuentos y consolidar el gasto, lo que nos permite alcanzar nuestros objetivos."

Reducción de gastos gracias a una mayor visibilidad

Al integrar Amazon Business con la plataforma de compras Coupa, la organización se asoció con el servicio de soporte de Amazon Business y su asesor de clientes para implementar las prácticas recomendadas. Este esfuerzo le permitió establecer grupos, limitaciones y restricciones de compra dentro de Punchout. Mediante el uso de Punchout, las organizaciones pueden acceder a Amazon Business y, al mismo tiempo, cumplir con sus políticas y controles de adquisición.

Vacasa establece procesos y políticas para asegurar que la mayor parte del gasto se realice a través de Punchout y del Pago por factura. Además, segmentaron otros grupos para crear categorías limitadas, como Informática, en las que establecieron que solo una cantidad específica de compradores tenga acceso a las compras. Como resultado, el equipo puede supervisar mejor las compras y obtener información valiosa sobre los comportamientos y las necesidades de los compradores en todas las ubicaciones, ya sean estacionales o específicos.

Implementación de políticas de compras de empresa y controles de pagos

Un ejemplo de cómo el equipo ahorra costos mediante la implementación de nuevas políticas es la canalización de todas las compras a través de una opción de pago centralizada. Su equipo de viajes y gastos tenía asignados unos $2 millones para gastar por año con tarjetas de crédito que luego se reembolsaban. “Tomamos una medida contundente; eliminamos por completo la posibilidad de que cualquier usuario utilizara una tarjeta de crédito de la empresa”, afirma Strumolo. “Si un comprador usa una tarjeta de crédito, esta se rechazará. En su lugar, dirigimos esas compras a través de Punchout para poder aprovechar los descuentos, los términos netos de Pago por factura y obtener crédito para nuestros reembolsos en Amazon Business. Mediante esta política, junto con los nuevos controles y el uso del Pago por factura, nos aseguramos de que los compradores obtengan las autorizaciones correspondientes antes de realizar gastos”.

Para gestionar los gastos no autorizados, el equipo también estableció políticas sobre el reembolso de tarjetas de crédito personales. 

Ahorro de tiempo y dinero con Amazon Business

Si bien Vacasa experimentó un claro ahorro de costos con Amazon Business al establecer controles de compra y refinar procesos y políticas, ¿qué ahorro de tiempo obtuvo? Como prueba de su relación con Amazon Business y la confianza establecida, Vacasa pasó de un sistema de conciliación de tres vías a uno de dos vías, que compara las facturas con las órdenes de compra (PO) antes de su autorización y pago. Cuando los productos se envían y se facturan, el equipo emite el pago. Además, en los pocos casos en que un producto no llega, se anula la factura o se acredita el importe. “El cambio de un sistema de conciliación de tres vías a uno de dos vías aceleró la puntualidad de los pagos y mejoró la experiencia de nuestros compradores”, señala Strumolo. “Como resultado, ahorramos más de 1,300 horas de la organización”.

A medida que Vacasa amplía su asociación con Amazon Business, optimiza sus procesos y aprovecha una mayor visibilidad para detectar oportunidades de ahorro de costos. La empresa atribuye las mejoras realizadas en los últimos dos años y medio al acceso a un soporte centralizado. “Al centralizar todo en una sola cuenta de Business Prime a través de un único punto de contacto, nuestro asesor de clientes, pudimos comenzar a trabajar con los equipos adecuados y obtener con rapidez el soporte que necesitábamos”, afirma Strumolo.

Como resultado, el equipo aceleró las mejoras en sus procesos de adquisición y logró una mayor visibilidad de sus tendencias de compra para fomentar Smart Business Buying en toda la empresa.