No es necesario ser un experto en contabilidad para dirigir un negocio, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no lo son. Pero sí debe conocer los términos y las fórmulas básicos que los contadores utilizan para hablar sobre las finanzas de su negocio.

Comprender estos términos y fórmulas le ayuda a comunicarse de manera eficaz con su equipo de finanzas, incluido su contador o tenedor de libros. Y conocer estos términos le da más credibilidad cuando habla con inversionistas u otros profesionales financieros. 

Además, como propietario de una empresa, debe tener una comprensión básica del proceso contable, incluso si no lo supervisa directamente. Necesita saber dónde se registran las transacciones, cómo se organizan y cómo usar esa información para determinar el estado financiero de su negocio.

Términos contables comunes que debe conocer

Ya sea que usted sea un nuevo propietario de un negocio que desempeña diversas tareas, como ser el “tenedor de libros” o presta ayuda con el personal contable, estos son algunos términos financieros que debe conocer:

1. Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a su empresa por productos o servicios que ya han sido entregados o facturados. En otras palabras, es dinero que usted recibirá.

2. Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son el dinero que su empresa debe a los vendedores y proveedores por productos o servicios que ya han sido entregados o facturados. En otras palabras, es dinero que usted pagará.

3. Devengos

Los devengos es una lista de gastos en los que ha incurrido pero aún no ha pagado, o una lista de las ventas que se han completado pero aún no se han facturado. El método contable sobre base devengada es un componente esencial de los principios contables generalmente aceptados. Este método requiere reconocer los ingresos y gastos en el momento de la venta, en lugar de cuando recibe el pago.

4. Asignación

La asignación es el proceso de distribuir o asignar fondos, recursos o costos a una cuenta o un propósito en particular. Por ejemplo, puede asignar un porcentaje de sus ingresos para utilizar en una compra grande.

5. Activos

Los activos son las cosas que posee su empresa, incluidos equipos, propiedades, efectivo, herramientas, derechos de autor, patentes y marcas comerciales.

6. Balance general

Un balance general es una descripción general del estado financiero de su empresa. Informa activos, pasivos y capital en un momento específico. Es una instantánea de lo que su empresa posee y debe.

7. Flujo de caja

El flujo de caja describe la entrada y salida de efectivo en su negocio, o el movimiento de dinero. El flujo de caja se calcula para un punto específico en el tiempo. Un flujo de caja positivo indica que una empresa tiene más dinero entrante que saliente. Un flujo de caja negativo significa que está gastando más de lo que está ganando. 

8. Depreciación

La depreciación es el proceso por el cual los activos pierden valor con el tiempo. Los activos, como los equipos y los vehículos, se deprecian lentamente con el tiempo, lo que permite a su empresa reducir lentamente el costo del activo y recibir una deducción fiscal por este cada año.

9. Capital

El capital es la parte de una compañía que es propiedad de inversionistas y propietarios: usted. Es el valor de los activos restantes después de restar los pasivos.

10. Gastos

Los gastos se refieren a los costos de adquirir algo, desde artículos tangibles hasta servicios intangibles. Los gastos pueden ser fijos, como salarios y alquiler, o variables, que pueden variar de una compra a otra.

11. Año fiscal

Un año fiscal es el período de un año que utiliza para fines contables. Un año fiscal puede coincidir con el año calendario, pero no tiene por qué hacerlo. Su año fiscal puede ser de octubre a septiembre del año siguiente.

12. Previsión

Las previsiones son el proceso de usar los datos financieros históricos de su empresa para predecir tendencias futuras, incluidos presupuestos, ventas, ganancias, previsiones de flujo de caja y más. Por ejemplo, sus datos financieros históricos podrían indicarle que las ventas caen constantemente durante los meses de verano. Sabiendo esto, puede prepararse mejor (y aportar ideas sobre posibles soluciones).

13. Libro mayor

El libro mayor es un registro de las transacciones financieras de su empresa durante la vida útil de su empresa. Cada transacción, incluidos los ingresos y gastos, se registra en el libro mayor. Es un sistema de contabilidad que se utiliza para ordenar, almacenar y resumir transacciones.

14. Diarios

Los diarios, o cuentas, registran las transacciones a medida que ocurren, antes de que se transfieran al libro mayor. Las transacciones deben completarse y conciliarse en el diario antes de transferirse al libro mayor oficial.

15. Pasivos

Los pasivos son deudas que su empresa es responsable de pagar, incluidas cosas como hipotecas, préstamos y saldos de tarjetas de crédito.

16. Liquidez

La liquidez se refiere a la rapidez con la que un activo puede convertirse en efectivo. El efectivo es un activo extremadamente líquido, mientras que los activos tangibles son menos líquidos.

17. Estado de pérdidas y ganancias

Un estado de pérdidas y ganancias, o PyG, enumera las ganancias, los gastos y las ganancias netas durante un período determinado. Un estado de PyG también puede denominarse estado de resultados. Este estado de cuenta le brinda un panorama del desempeño financiero y la rentabilidad de su empresa.

18. Conciliación

La conciliación es el proceso de hacer coincidir los saldos de sus registros contables con los saldos correspondientes informados por su institución financiera. En términos sencillos, significa hacer coincidir las transacciones en sus asientos diarios con las transacciones en su cuenta bancaria y asegurarse de que sean coherentes.

19. Ingresos

Los ingresos son la cantidad total de dinero cobrado por bienes y servicios vendidos, incluidos los créditos o descuentos por mercancía devuelta. Los ingresos se calculan antes de restar los gastos. La resta de los gastos da como resultado sus ingresos netos.

20. Capital de trabajo

El capital de trabajo es la cantidad de dinero que su empresa tiene para invertir o gastar en artículos para la empresa en un momento determinado. Es la diferencia entre los activos y pasivos actuales de su empresa.

Términos contables comunes que debe conocer

Ya sea que usted sea un nuevo propietario de un negocio que desempeña diversas tareas, como ser el “tenedor de libros” o presta ayuda con el personal contable, estos son algunos términos financieros que debe conocer:

1. Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a su empresa por productos o servicios que ya han sido entregados o facturados. En otras palabras, es dinero que usted recibirá.

2. Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son el dinero que su empresa debe a los vendedores y proveedores por productos o servicios que ya han sido entregados o facturados. En otras palabras, es dinero que usted pagará.

3. Devengos

Los devengos es una lista de gastos en los que ha incurrido pero aún no ha pagado, o una lista de las ventas que se han completado pero aún no se han facturado. El método contable sobre base devengada es un componente esencial de los principios contables generalmente aceptados. Este método requiere reconocer los ingresos y gastos en el momento de la venta, en lugar de cuando recibe el pago.

4. Asignación

La asignación es el proceso de distribuir o asignar fondos, recursos o costos a una cuenta o un propósito en particular. Por ejemplo, puede asignar un porcentaje de sus ingresos para utilizar en una compra grande.

5. Activos

Los activos son las cosas que posee su empresa, incluidos equipos, propiedades, efectivo, herramientas, derechos de autor, patentes y marcas comerciales.

6. Balance general

Un balance general es una descripción general del estado financiero de su empresa. Informa activos, pasivos y capital en un momento específico. Es una instantánea de lo que su empresa posee y debe.

7. Flujo de caja

El flujo de caja describe la entrada y salida de efectivo en su negocio, o el movimiento de dinero. El flujo de caja se calcula para un punto específico en el tiempo. Un flujo de caja positivo indica que una empresa tiene más dinero entrante que saliente. Un flujo de caja negativo significa que está gastando más de lo que está ganando. 

8. Depreciación

La depreciación es el proceso por el cual los activos pierden valor con el tiempo. Los activos, como los equipos y los vehículos, se deprecian lentamente con el tiempo, lo que permite a su empresa reducir lentamente el costo del activo y recibir una deducción fiscal por este cada año.

9. Capital

El capital es la parte de una compañía que es propiedad de inversionistas y propietarios: usted. Es el valor de los activos restantes después de restar los pasivos.

10. Gastos

Los gastos se refieren a los costos de adquirir algo, desde artículos tangibles hasta servicios intangibles. Los gastos pueden ser fijos, como salarios y alquiler, o variables, que pueden variar de una compra a otra.

11. Año fiscal

Un año fiscal es el período de un año que utiliza para fines contables. Un año fiscal puede coincidir con el año calendario, pero no tiene por qué hacerlo. Su año fiscal puede ser de octubre a septiembre del año siguiente.

12. Previsión

Las previsiones son el proceso de usar los datos financieros históricos de su empresa para predecir tendencias futuras, incluidos presupuestos, ventas, ganancias, previsiones de flujo de caja y más. Por ejemplo, sus datos financieros históricos podrían indicarle que las ventas caen constantemente durante los meses de verano. Sabiendo esto, puede prepararse mejor (y aportar ideas sobre posibles soluciones).

13. Libro mayor

El libro mayor es un registro de las transacciones financieras de su empresa durante la vida útil de su empresa. Cada transacción, incluidos los ingresos y gastos, se registra en el libro mayor. Es un sistema de contabilidad que se utiliza para ordenar, almacenar y resumir transacciones.

14. Diarios

Los diarios, o cuentas, registran las transacciones a medida que ocurren, antes de que se transfieran al libro mayor. Las transacciones deben completarse y conciliarse en el diario antes de transferirse al libro mayor oficial.

15. Pasivos

Los pasivos son deudas que su empresa es responsable de pagar, incluidas cosas como hipotecas, préstamos y saldos de tarjetas de crédito.

16. Liquidez

La liquidez se refiere a la rapidez con la que un activo puede convertirse en efectivo. El efectivo es un activo extremadamente líquido, mientras que los activos tangibles son menos líquidos.

17. Estado de pérdidas y ganancias

Un estado de pérdidas y ganancias, o PyG, enumera las ganancias, los gastos y las ganancias netas durante un período determinado. Un estado de PyG también puede denominarse estado de resultados. Este estado de cuenta le brinda un panorama del desempeño financiero y la rentabilidad de su empresa.

18. Conciliación

La conciliación es el proceso de hacer coincidir los saldos de sus registros contables con los saldos correspondientes informados por su institución financiera. En términos sencillos, significa hacer coincidir las transacciones en sus asientos diarios con las transacciones en su cuenta bancaria y asegurarse de que sean coherentes.

19. Ingresos

Los ingresos son la cantidad total de dinero cobrado por bienes y servicios vendidos, incluidos los créditos o descuentos por mercancía devuelta. Los ingresos se calculan antes de restar los gastos. La resta de los gastos da como resultado sus ingresos netos.

20. Capital de trabajo

El capital de trabajo es la cantidad de dinero que su empresa tiene para invertir o gastar en artículos para la empresa en un momento determinado. Es la diferencia entre los activos y pasivos actuales de su empresa.

Fórmulas contables útiles que puede usar

Existen innumerables ecuaciones contables que puede utilizar para calcular la salud financiera de su negocio. Pero nadie espera que usted sea matemático (aquí es donde entra su contador). Dicho esto, hay algunas fórmulas que quizás desee mantener a mano para poder tomar decisiones financieras inteligentes con confianza para su negocio. Son:

1. Ingresos netos

El ingreso neto es el monto que su empresa gana después de deducir los gastos. Si recién está comenzando, es posible que tenga un ingreso neto negativo. Sin embargo, el objetivo de cada propietario de negocio debe ser tener un ingreso neto positivo, lo que indica que su negocio es rentable. Para calcular los ingresos netos, reste los gastos comerciales y los costos operativos de sus ingresos.

Ingresos netos = Ingresos - Gastos

2. Punto de equilibrio

Su punto de equilibrio le indica cuánto dinero debe ganar para cubrir todos sus costos y gastos y generar una ganancia de $0. Es el punto en el que los costos de administrar su negocio equivalen a los ingresos generados. Cada venta que supere su punto de equilibrio significa una ganancia para su negocio. Pero si gasta más que su punto de equilibrio, está perdiendo dinero. Para calcular el punto de equilibrio en dólares de ventas, divida los costos fijos por el margen de contribución o la ganancia de una sola venta.

Punto de equilibrio (en dólares) = Costos fijos/margen de contribución

3. Margen de ganancia

Su margen de ganancias es el porcentaje de ganancia que conserva de cada venta. Por ejemplo, un margen de ganancia del 25 % significa que gana $0,25 por cada dólar de ventas generadas. Un margen de ganancia bajo podría indicar que sus precios son demasiado bajos. Un los márgenes de ganancia varían según la industria, un margen de ganancia bajo para un negocio podría considerarse alto para otro. Calcule su margen de ganancias, divida el beneficio neto por los ingresos netos y multiplique por 100.

Margen de ganancias = (Beneficio neto/Ingresos) X 100

4. Días de ventas pendientes

Los días de ventas pendientes es la cantidad de días que tarda su empresa en cobrar el pago después de una venta. Un número de días de ventas pendientes más bajo significa que cobrará los pagos más rápido. Un mayor número de días de ventas pendientes significa que es posible que esté esperando demasiado tiempo para recibir el pago de lo que se le debe, y esto podría estar afectando el flujo de caja de su empresa. Para encontrar los días de ventas pendientes, divida las cuentas por cobrar por las ventas de crédito totales y multiplique por la cantidad de días en el período de tiempo. Por ejemplo, si calcula los días de ventas pendientes para el mes, 31 es la cantidad de días.

Días de ventas pendientes = (Cuentas por cobrar ÷ Ventas totales de crédito) X Cantidad de días

5. Relación de liquidez corriente

La ecuación de la relación de liquidez corriente, o relación de efectivo, mide la capacidad de su empresa para pagar todas sus deudas o pasivos a la vez, si necesita hacerlo. Esperamos que eso no suceda, pero conocer su relación de efectivo le da una buena idea de cuánto efectivo o activos actuales tiene a mano en un momento dado. Para encontrar la relación de efectivo, divida los activos corrientes por los pasivos corrientes.

Relación corriente = Activos corrientes + Pasivos corrientes

Avance y prospere

Realizar un seguimiento de los gastos, categorizar las transacciones y automatizar los procesos contables es fácil cuando se utiliza QuickBooks Online. QuickBooks se sincroniza con sus cuentas para realizar un seguimiento y categorizar los ingresos y gastos de forma automática. Y cuando compra con su cuenta Amazon Business, la aplicación Amazon Business Purchases para QuickBooks es la manera inteligente y sencilla de revisar y organizar transacciones.  Consulte descripciones de productos, costos y desgloses de cargos para cada transacción, luego clasifíquelas y hágalas coincidir con sus transacciones bancarias de manera automática.

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