Hero image

Una guía completa para la adquisición electrónica

La forma en que las personas viven y trabajan ha evolucionado enormemente en los últimos años. No es de extrañar que la popularidad de la adquisición electrónica y la adquisición digital haya aumentado como alternativa a la adquisición tradicional.  

 

Pero, ¿cómo comienza con un servicio de adquisiciones electrónicas y cómo difiere la forma en que se utiliza entre sectores? Además, ¿hay buenas herramientas de adquisición electrónica para facilitar la vida? Siga leyendo para obtener las respuestas a todas estas preguntas y más. 

 

En esta guía:

 

¿Qué es la adquisición electrónica?

¿Para quién es la adquisición electrónica?

¿Cómo funciona el empleo de adquisición electrónica?

¿Cuáles son los tipos de adquisiciones electrónicas?

Funciones de la adquisición electrónica

Beneficios de la adquisición electrónica

Desafíos de la adquisición electrónica

Cómo comenzar con la adquisición electrónica

Terminología de la adquisición electrónica

Preguntas frecuentes sobre la adquisición electrónica

Amazon business

Es como Amazon, para su negocio. Disfruta de la misma experiencia de compra sin problemas en el empleo y en casa.

¿Qué es la adquisición electrónica?

La adquisición electrónica es el proceso mediante el cual las empresas compran productos y servicios de otras empresas a través de Internet. Está arraigada en la adquisición tradicional, que ha ayudado a conectar a las empresas con los bienes y servicios adecuados durante siglos. 

 

La adquisición electrónica es el equivalente digital de eso. Permite a una empresa comprar artículos de un proveedor en mejores términos de los que podría obtener a través de una plataforma de comercio electrónico orientada al consumidor. Las plataformas de adquisición electrónica son redes cerradas a las que un proveedor necesita una invitación para participar en la adquisición digital. 

 

Características clave de la adquisición electrónica:

  • El proceso de extremo a extremo de compra de bienes o servicios de un proveedor externo 

  • Incorpora la identificación de necesidades, el abastecimiento de proveedores, la presentación de licitaciones y más 

  • Tiene como objetivo optimizar las compras y establecer buenas relaciones con los proveedores  

 

El concepto de adquisición electrónica ha crecido a medida que Internet y las tecnologías digitales han aumentado su impacto en la vida cotidiana de las personas, y debido a los cambios en la forma en que las personas hacen negocios. Este crecimiento se vio sobrecargado ya que la pandemia de Covid-19 desencadenó un gran cambio hacia el empleo remoto desde la primavera de 2020 en adelante. 

 

Cada vez más, las organizaciones priorizan el apoyo al empleo remoto y diversifican las cadenas de suministro para reducir costos y optimizar la eficiencia. 

Alrededor del 85 % de los compradores comerciales dijeron que la pandemia estimuló a sus organizaciones a manejar más de sus adquisiciones en línea.

— Amazon Business

¿Para quién es la adquisición electrónica?

 

La adquisición electrónica puede funcionar para organizaciones de todos los tamaños y todos los sectores. Según una encuesta reciente de Amazon Business, el 96 % de los compradores planean continuar aprovechando las adquisiciones electrónicas a largo plazo. Además, 1 de cada 3 espera que su organización realice al menos la mitad de las compras en línea este año.

 

Veamos la adquisición electrónica en empresas gubernamentales, educativas, de atención médica y comerciales para tener una idea de cómo se utiliza en diferentes industrias. 

En última instancia, las organizaciones compradoras que no maximicen las tecnologías de adquisición electrónica enfrentarán importantes desafíos operativos que disminuyen la eficiencia y desperdician un presupuesto preciado

— Amazon Business, Informe de comercio electrónico entre empresas en evolución

Amazon business

Adquisiciones electrónicas en el gobierno

  • El amplio alcance de los negocios gubernamentales exige que adquiera bienes y servicios en muchas áreas, desde la construcción hasta los suministros de oficina. Debido a que las adquisiciones gubernamentales utilizan dinero público, el gasto está estrictamente regulado. 

     

    La Administración de Servicios Generales (General Services Administration, GSA) es el centro de adquisiciones del gobierno de los EE. UU. Las empresas que deseen licitar contratos gubernamentales deben pasar por un proceso complejo que cubra lo siguiente:

    • capacidad para hacer el empleo
    • registro y reputación
    • equipos e instalaciones
    • elegibilidad legal

     

    El proceso de adquisición del gobierno de los EE. UU. utiliza una regla informal de “tres licitaciones y una compra”. Los departamentos solo tomarán una decisión de compra después de revisar tres ofertas. Pero la adquisición electrónica permite a los compradores ver y comparar posibles ofertas y filtrar por estado de certificación. 

  • Las 5 prioridades principales de adquisición del gobierno:

     

    • Compatibilidad con el empleo remoto 
     
    • Reducción de costos
     
    • Aumento de la eficiencia
     
    • Apoyo a los negocios locales
     
    • Aumento de la diversificación de la cadena de suministro  

El 40 % de los compradores gubernamentales dijeron que aumentar la eficiencia dentro del departamento de adquisiciones fue una prioridad este año.

— Amazon Business

Amazon business

Adquisiciones electrónicas en educación

  • El Departamento de Educación (Department of Education, ED) de los EE. UU. administra las adquisiciones para las escuelas, mientras que la mayoría de las universidades tienen sus propios servicios de adquisiciones. La plataforma System for AwardManagement (SAM) maneja la adquisición de ED, mientras que la Universidad de Harvard tiene su propia plataforma de adquisición estratégica. 

     

    La pandemia marcó el comienzo de una era de aprendizaje remoto, cuando en el 93 % de los hogares estadounidenses los niños en edad escolar hacían al menos algo de aprendizaje remoto4. Los educadores debían ser flexibles sobre lo que enseñaban y dónde. Las compras en línea crecieron en popularidad, lo que permitió a los administradores enviar suministros escolares a múltiples ubicaciones. 

  • Las 5 oportunidades principales de adquisición de educación:

     

    • Reducción de costos
     
    • Compatibilidad con el empleo remoto
     
    • Aumento de la diversificación de la cadena de suministro
     
    • Mejora de la sostenibilidad
     
    • Apoyo a los negocios locales

“Las compras digitales apoyan a las instituciones educativas tradicionales y en línea al proporcionar un fácil acceso a suministros que pueden enviarse a múltiples ubicaciones: campus, escuelas y directamente a los estudiantes.’

— Rob Green, Amazon Business

Amazon business

Adquisición electrónica de atención médica

  • La adquisición de atención médica es la segunda área más grande de todas las adquisiciones gubernamentales, según la OCDE. Pero sugiere que alrededor del 20 % de ese gasto podría estar mejor dirigido.

     

    La atención médica está estrictamente regulada, lo que puede hacer que el abastecimiento de productos y servicios sea un desafío.  Y también hay mucho que obtener:

    • Equipos, como ventiladores
    • EPP, como guantes y delantales
    • Limpieza y limpiadores 
    • Administración de instalaciones y TI 

     

    Esto se volvió cada vez más complejo con el cambio al empleo remoto en 2020, cuando de repente los administradores necesitaban acceso a plataformas de adquisición desde fuera de la oficina. La adquisición electrónica ayuda a presentar a los compradores una gama más amplia de proveedores y características avanzadas para filtrar y categorizar.

  • Las 5 prioridades principales de adquisición de atención médica:

     

    • Aumento de la eficiencia
     
    • Compatibilidad con el empleo remoto
     
    • Mejora de la sostenibilidad
     
    • Reducción de costos
     
    • Aumento de la diversificación de la cadena de suministro

El punto débil número uno para los compradores de atención médica es obtener acceso a proveedores que satisfagan sus necesidades comerciales.

— Amazon Business

Amazon business

Adquisiciones electrónicas en negocios comerciales

  • Las empresas comerciales siempre han necesitado suministros y servicios para operar. Desde papelería y engrapadoras hasta limpiadores y plataformas en la nube. La adquisición de dichos bienes se remonta al comienzo del negocio. Durante décadas, estos procesos se han centrado en el deseo de ahorrar dinero y aumentar la eficiencia.

     

    Pero en los últimos años las prioridades han cambiado. Claro, cualquier empresa aún quiere ahorrar dinero y trabajar de manera más eficiente, pero la pandemia trajo grandes cambios. A fines de 2020, más del 70 % de los empleados de EE. UU. trabajaban a distancia.

     

    Los trabajadores conocieron a sus comunidades locales y les gustó lo que vieron. Esto se ha reflejado en las prioridades de adquisición con empresas que desean utilizar sus adquisiciones para apoyar a pequeños independientes en su vecindario.

  • Las 5 prioridades principales de adquisición comercial:

     

    • Mejora de la sostenibilidad 
     
    • Apoyo a las empresas locales dentro de nuestra comunidad 
     
    • Aumento de la eficiencia y aumento de la diversificación de la cadena de suministro 
     
    • Compatibilidad con el empleo remoto 
     
    • Optimización del proceso de compra para las partes interesadas fuera de adquisiciones  

“Estamos ideando formas nuevas e innovadoras de empoderar a las empresas comerciales para que reinviertan en sus comunidades y apoyen a las empresas pequeñas y propiedad de minorías”.

— Petra Schindler-Carter, Amazon Business

¿Cómo funciona el empleo de adquisición electrónica?

 

La adquisición electrónica facilita que las empresas obtengan los productos y servicios que necesitan. Al igual que la adquisición tradicional, funciona creando una red cerrada para emparejar a los compradores con los proveedores.

 

Un sistema de adquisición electrónica reúne a compradores y proveedores y les facilita hacer negocios.

 

Pero no todos pueden comprar de un proveedor de adquisiciones electrónicas. Debe ser una empresa registrada para unirse a una red y a su sitio web. Y al crear una red exclusiva, el proveedor de adquisiciones electrónicas puede agilizar el proceso de adquisición.

 

La adquisición electrónica simplifica áreas como:

  • Abastecimiento de productos
  • Negociación de términos
  • Realización de compras
  • Seguimiento de pedidos
  • Actualización de registros

“Los líderes de adquisiciones pueden impulsar la eficiencia en todas sus organizaciones al integrar soluciones digitales como el almacenamiento y el intercambio de órdenes de compra y facturas, flujos de trabajo de aprobación, administración de gastos y protocolos de seguridad mejorados en todos los departamentos”.

 

— Amazon Business, Informe de comercio electrónico entre empresas en evolución

Amazon business

Es como Amazon, para su negocio. Disfruta de la misma experiencia de compra sin problemas en el empleo y en casa.

¿Cuáles son los tipos de adquisiciones electrónicas?

El proceso de adquisición electrónica cubre varios tipos y varias etapas, casi lo mismo que la adquisición tradicional. Aquí hemos capturado las principales opciones y las posibles etapas de la adquisición digital.

  • Amazon business

    Abastecimiento electrónico

    Establecer lo que requiere el comprador y determinar el alcance de los posibles proveedores con el fin de precalificar.

  • Amazon business

    Licitación electrónica

    El proceso de licitación electrónica son las etapas de licitación formal. RFI (solicitud de información), seguida de la RFP (solicitud de presupuestos) y luego solicitar cotizaciones.

  • Amazon business

    Subasta electrónica

    Una subasta electrónica es una plataforma digital que permite a los licitadores competir en tiempo real para ganar un proyecto.

  • Amazon business

    Pedidos electrónicos

    La etapa de solicitud, en la que se realiza una solicitud formal al proveedor para sus servicios y se plantean órdenes de compra.

Funciones de la adquisición electrónica

 

Las funciones principales de la adquisición electrónica para negocios incluyen:

 

  • Automatización de tareas laboriosas y que consumen mucho tiempo para ampliar los recursos dentro de su equipo
  • Centralización de las adquisiciones a través de una plataforma para mejorar la transparencia y el acceso
  • Actualizaciones en vivo de adquisiciones para mejorar las comunicaciones y simplificar el proceso
  • Ayuda para la colaboración e impulso de la transparencia en el seguimiento y la presentación de informes
  • Creación de un espacio para que múltiples socios y partes interesadas negocien acuerdos de manera simple y rápida

Beneficios de las herramientas y el software de adquisición electrónica

Las herramientas y el software de adquisición electrónica de Amazon Business pueden ayudarlo a remodelar su proceso de compra. Explore algunos de los beneficios clave de esta solución. 

 

Optimización de compras

Compre de manera más inteligente y sencilla con el poder de Amazon para su negocio. Explore los volúmenes a granel. Agregue usuarios nuevos fácilmente. Asegúrese de que cada comprador obtenga lo que necesita.  

 

  • Aumente el acceso a la selección y las ofertas. Elija entre múltiples ofertas de vendedores de la competencia para su negocio en la tienda en línea más integral para las compras comerciales.
  • Incorpore proveedores de manera rápida y segura. Agregue nuevos usuarios como y cuando los necesite en unos simples pasos. Con el Single Sign-On (SSO, Inicio de sesión único), brinde a los compradores acceso a Amazon Business.
  • Simplifique las operaciones de compra. Benefíciese del poder adquisitivo completo de Amazon Business con herramientas intuitivas para la elaboración de presupuestos, el cumplimiento y el reabastecimiento.

 

Mejore la inteligencia de gastos

Conozca sus gastos con Spend Intelligence de Amazon Business. Obtenga información para mejorar la eficiencia y administrar mejor el flujo de caja con estas poderosas herramientas.

 

  • Descubra la información de compra. Comprenda sus patrones de compra como nunca y canalice esa perspectiva sobre el gasto en decisiones de compra más inteligentes.
  • Escale las compras a través del cumplimiento. Empodere a sus compradores con una red de seguridad para que cuando compren, lo hagan dentro de sus políticas y compromisos de cumplimiento.
  • Administre el flujo de efectivo. Facilite el flujo de efectivo con opciones de pago flexibles. Tómese hasta 55 días para pagar sin incurrir en intereses con una línea de crédito de Amazon Business o pague por factura.

 

Acelere el crecimiento

Crezca más rápido e inteligentemente aprovechando el poder de Amazon Business para expandir sus capacidades operativas.

 

  • Llene las brechas operativas. A medida que su organización se expande y crece, solicite la red de socios de Business Prime para garantizar que se satisfagan las necesidades operativas.
  • Intégrese en toda su organización. Simplifique el proceso de compra para sus compradores trabajando con herramientas de adquisición ya integradas con Amazon Business. 

 

Soluciones basadas en la organización

 

  • Empresas. Hacer cambios en sus adquisiciones puede impulsar su eficiencia operativa y adquisiciones más fácilmente para todos los involucrados al empoderar a los equipos para que tomen decisiones de compra responsables. Más información
  • Educación. El costo y el cumplimiento son impulsores clave en la adquisición de educación. Protéjase contra gastos excesivos con presupuestos preaprobados y promueva las mejores prácticas con políticas de compra.
  • Empresas pequeñas. Cuando diriges una pequeña empresa, el tiempo y el dinero lo son todo. Dedique menos tiempo a comprar con listas de compra personalizadas y a comprar a miles de vendedores en una plataforma. Más información
  • Sin fines de lucro. El cumplimiento es crucial para las organizaciones sin fines de lucro. La herramienta de visibilidad de gastos destaca los problemas de cumplimiento del comprador y mejora las decisiones presupuestarias y la transparencia. Más información

El empleo remoto ha disparado una revolución de adquisición electrónica. Explore cómo cambió la adquisición en línea con nuestro informe exclusivo.

Desafíos de la adquisición electrónica

La adquisición electrónica viene con algunas ventajas sólidas, pero no es la solución ideal para todos los tipos de organización. Estas son algunas desventajas potenciales a tener en cuenta:

  • Dependiente de la tecnología. La adquisición electrónica es una solución basada en la tecnología. Si la tecnología falla, puede conducir a problemas relacionados con el proceso y la diligencia debida. Invierta en una plataforma con una reputación global de estabilidad y seguridad para minimizar el riesgo.
  • Problemas de compromiso. Cualquier sistema nuevo trae cambios en el proceso, lo que puede ser difícil de incorporar a su equipo. Elija una plataforma que sea conocida por su intuición, características fáciles de usar y soporte integral.
  • Complejidad e integración. No todos los sistemas son compatibles entre sí. Y los sistemas que no se comunican son un gran error. Elija una plataforma que pueda integrarse con una amplia gama de herramientas de adquisición. 

Cómo comenzar con la adquisición electrónica

Amazon Business puede ayudarlo a optimizar su proceso de adquisición electrónica y hacerlo funcionar de manera más eficiente. Con una integración profunda con las plataformas de adquisición existentes, Amazon Business le brinda la oportunidad de ejecutar la adquisición desde una plataforma, mejorada y impulsada por el conjunto de herramientas de Amazon.

 

Punchout de Amazon Business

Para integrar su adquisición electrónica con Amazon Business, debe configurar Punchout. Con Punchout puede:

  • Simplificar la experiencia de compra
  • Impulsar el cumplimiento con la integración de facturas electrónicas
  • Aumentar la visibilidad de sus gastos

 

Configuración de la integración de Punchout en Amazon Business

  1. Abra el menú desplegable de su cuenta
  2. Seleccione la configuración de negocios
  3. Haga clic en Grupos en el encabezado Miembros
  4. Haga clic en Agregar grupo para crear un grupo de Punchout
  5. Seleccione Mëtodos de pago individuales o compartidos y Dirección individual o compartida
  6. Haga clic en el grupo recién creado
  7. Vaya a Integraciones del sistema > Configurar sistema de compras
  8. Seleccione su sistema de compra y luego presione Guardar 

“No pusimos en riesgo nuestro sistema de aprobación, no reinventamos la rueda, ni cambiamos drásticamente ninguno de nuestros sistemas existentes. Simplemente integramos sin inconvenientes Amazon Business con nuestro ecosistema de la compra hasta el pago para pedir lo que necesitamos de manera escalable”.

— Nassim Kefi, Asesor de adquisiciones, ExxonMobil

Clave de la jerga de adquisiciones electrónicas

Al hablar de adquisiciones electrónicas, hay mucha terminología que debe tener en mente. Estos son algunos de los términos clave que podría encontrar:

  • Flujo de caja El monto neto de efectivo y equivalentes de efectivo que entran y salen de un negocio. El dinero que entra se denomina flujo de entrada, el dinero que sale se denomina flujo de salida.  
  • Solicitud. Un documento contable estandarizado que realiza una solicitud formal para un artículo o servicio requerido por un negocio, como suministros o materias primas.
  • Solicitud de presupuestos (RFP). Documento formal creado por una empresa que invita a las personas a presentar ofertas para un proyecto. En general, detalla el proyecto, sus objetivos y los términos del contrato.  
  • EBITDA. Significa ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización, por sus siglas en inglés. Se utiliza para mostrar el desempeño financiero general de un negocio y medir la rentabilidad.
  •  Anexo. Se puede agregar un anexo a un contrato existente para modificar o actualizar los términos de las condiciones. Los anexos típicos incluyen el cambio de fechas y la modificación de cronogramas de pago.

Adquisición electrónica: preguntas frecuentes

  • ¿Quién utiliza la adquisición electrónica?

    Las empresas de todos los tamaños y en todos los sectores utilizan la adquisición electrónica. Las grandes empresas comerciales y las pequeñas y medianas empresas requieren bienes y servicios, aunque a una escala diferente, para que su negocio funcione. Lo mismo sucede con los departamentos gubernamentales, los proveedores de atención médica y las organizaciones sin fines de lucro, como las organizaciones benéficas.

  • ¿Cuáles son los tipos de adquisiciones electrónicas?

    Existen varios modelos de adquisición electrónica. Estos incluyen la licitación electrónica, que se trata de contratar proveedores adecuados y luego presentar RFI (solicitud de información) y RFP (solicitud de presupuestos). Otra opción es la subasta electrónica, en la que una plataforma web permite a los proveedores potenciales ofertar en un proyecto en tiempo real.

  • ¿Cuál es la diferencia entre la adquisición electrónica y el comercio electrónico?

    El comercio electrónico es la forma en que las personas compran todos los días en línea. No hay límites sobre quién puede comprar, y los mismos sitios y ofertas están disponibles para todos. La adquisición electrónica es un servicio de empresa a empresa, donde una empresa compra a otra. Con la adquisición electrónica, la plataforma de compras está cerrada, con acceso limitado a aquellas empresas que han sido invitadas a participar.

Descubra más acerca de la adquisición electrónica