Análisis de proveedores: Tres pasos para una compra más poderosa

La compra poderosa maximiza la eficiencia y capacidad de cualquier organización para responder a las demandas de los clientes. Pero la complejidad de la adquisición a nivel empresarial puede dificultar que los gerentes identifiquen áreas de mejora que tendrán un impacto real.

Cuando tenemos un problema para resolver, comenzamos con el análisis de los datos y, afortunadamente, la compra es rica en esto. Los datos revelan el comportamiento de compra de los empleados (lo que compran, cuánto, desde dónde y cuánto tiempo necesitan para obtener lo que desean) y permiten precisar con facilidad los pasos que puede seguir para mejorar. Pero muchos líderes de compras no tienen tiempo para el análisis de datos o no saben a qué patrones prestar atención.

Amazon Business puede ayudar con un análisis de proveedoresgratuito. Analizaremos los datos de gastos de su empresa (al perfeccionar el gasto repetitivo, veremos más sobre eso en un momento), 1) para revelar patrones y tendencias, 2) para identificar oportunidades de mejora y 3) para elaborar una hoja de ruta a fin de llevar su compra al siguiente nivel, tres pasos que mejorarán el proceso de compra para hacer crecer su organización.

Antes de profundizar en los detalles de este beneficio gratuito, hablemos sobre el gasto repetitivo y por qué nos enfocamos en eso primero.

Gasto repetitivo: el lado ciego de la adquisición

El gasto repetitivo recibe muchos nombres: gastos no relacionados con contratos, no catalogados y no administrados. Básicamente, son las compras no planificadas para las cuales no tiene un precio negociado ni un acuerdo de compra planificado. El gasto repetitivo puede incluir categorías como mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), periféricos de TI, suministros de oficina, productos de salas de descanso y más. Generalmente representa alrededor del 20 por ciento de las compras,¹ y según el tamaño de la organización, puede involucrar a cientos de compradores internos con la libertad de usar sus tarjetas de compras con una inmensa variedad de minoristas.

La gestión del gasto repetitivo a través de métodos tradicionales es de tiempo prohibitivo para la gerencia y el personal, por lo que las compras a menudo se pasan por alto o se realizan bajo el radar. Esto hace del gasto repetitivo un lugar de escondite ideal para los desechos e incluso el fraude.

¿Las buenas noticias? El gasto repetitivo es un área ideal para la transformación. El análisis de datos, la automatización y el aprendizaje automático ayudan a las empresas a obtener su gasto repetitivo bajo control, sin que controlen su tiempo. De hecho, se ha convertido en una palanca estratégica que pueden impulsar a fin de acelerar la eficiencia. Como resultado, las organizaciones trasladan más categorías desde administradas a “no administradas” para ahorrar tiempo y reducir costos.

Para su análisis de proveedores, nos centraremos en el gasto repetitivo que se produce dentro del programa de tarjeta corporativa. Es un excelente punto con el que empezar a darle visibilidad a la organización así como información que puede generar una mejora inmediata.

Estos son los tres pasos del análisis de proveedores y así es como su negocio puede beneficiarse.

Paso 1: Revelar patrones en el gasto de su empresa

Para comenzar, lo conectaremos con un asesor de clientes de Amazon Business (CA). Proporcionará algunos datos de sus tarjetas de crédito de la compañía (las tarjetas de compras o tarjetas T&E darán los datos más factibles, pero si no están disponibles, podemos usar los datos de su sistema de administración de gastos). En aproximadamente una semana, su CA establecerá tiempo con su equipo para revisar los datos y mostrarle lo que encontramos.

Los hallazgos se centrarán en patrones y tendencias específicos entre los equipos y dentro de categorías de productos. Aprenderá más sobre el comportamiento de compra de los empleados, especialmente aquellos hábitos que podrían crear costos duros y blandos innecesarios.

Nuestro objetivo es darle un nivel de conocimiento que no haya tenido antes. Muchas empresas nos dicen que esta es la primera vez que han visto un panorama completo de su gasto repetitivo.

Paso 2: Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, la transparencia y reducir los costos

Una vez que comprenda los patrones, el siguiente paso es identificar oportunidades de mejora. Estas perspectivas se adaptarán a usted. Por ejemplo:

• Ineficiencias: ¿Cuántas horas dedican sus empleados a hacer viajes a la tienda? ¿Cuáles son los costos de mano de obra (es decir, tiempo invertido en tránsito y recibos de gastos)? ¿Cómo podría afectar la productividad?
• Transparencia: ¿Cuánto gasto repetitivo, en total, se da en los proveedores, tanto local como de comercio electrónico? ¿Dónde ocurre la fuga del contrato? ¿Cómo esto podría notificar cambios a su política de compras? ¿Sus empleados gastan sus suscripciones personales para compras laborales (por ejemplo, Amazon Prime)?
• Ahorros de costos: ¿Cuánto podría ahorrar en compras varias, productos estratégicos, entre categorías? ¿Cuál es su posible exposición a altos costos de flete? ¿Podría reducir los costos al optimizar los canales de pago?

Paso 3: Crear una hoja de ruta para una compra más poderosa

Conoce sus oportunidades; ahora es momento de discutir la estrategia. Su CA demostrará acciones concretas que puede tomar a fin de ayudarlo a lograr ahorros inmediatos y a dónde ajustar su estrategia de adquisición para el éxito a largo plazo.

Ahorros inmediatos

Los ahorros inmediatos, tanto duros como blandos, a menudo se pueden concretar al trasladar su gasto repetitivo a Amazon Business, una solución digital destinada a la administración de adquisiciones y compras para su empresa. Amazon Business ofrece una selección relevante para la empresa de cientos de miles de proveedores. Le mostraremos cómo los ahorros en las categorías clave pueden tener un impacto real en su resultado neto y cómo podemos ayudar a impulsar el cumplimiento de su política de compras interna.

Para un fabricante líder de alimentos congelados, el análisis de proveedores identificó gastos no administrados por un monto de 25 000 USD en Amazon.com, además de casi 400 000 USD en compras realizadas por titulares de tarjetas corporativas que, si se hubieran pasado a Amazon Business, la empresa podría haber obtenido acceso a mejores precios y reducir los costos de mano de obra mediante la consolidación de proveedores y la reducción del tiempo destinado a ir a las tiendas físicas.

Para un concesionario de propano nacional, el análisis de proveedores reveló costos de mano de obra significativos asociados con la compra de suministros en tiendas físicas. Como resultado, la compañía agregó 163 usuarios a su cuenta de Amazon Business, donde puede fomentarse un comportamiento de adquisición más eficiente y tener mayor visibilidad de los gastos.

Y para Cortland, una empresa de gestión comunitaria de departamentos, un análisis de proveedores de 12 meses de datos de compra reveló que los gerentes comunitarios utilizaban sus cuentas personales de Amazon con la finalidad de abastecer suministros. Los empleados de la comunidad se sentían cómodos al navegar por Amazon como en sus vidas personales, pero hacer pedidos en cuentas individuales representaba un posible riesgo a la seguridad para la empresa. El liderazgo de Cortland agregó empleados a una cuenta de Amazon Business a fin de que puedan seguir ordenando desde la interfaz familiar, mientras aprovechan las características comerciales para estandarizar y escalar la compra.

Para Scott Purcell, gerente comunitario de Cortland Peachtree Corners en Atlanta, los beneficios son evidentes. “Podemos obtener la mayoría de los artículos estándar de uso diario, como suministros de oficina y agua embotellada, así como piezas de mantenimiento difíciles de encontrar. Incluso hemos visto un ahorro de costos del 50 por ciento en los filtros de agua. También ha sido fácil usar Amazon Business, especialmente ahora que lo hemos integrado en nuestro sistema de facturación”, dice Purcell. Puede obtener más información sobre Cortland en nuestra página de éxito del cliente.

Estrategia a largo plazo

Su estrategia de adquisición a largo plazo va más allá del gasto repetitivo hacia una transformación digital holística en todas las categorías de abastecimiento. Le mostraremos cómo puede realizar la transición de categorías completas de gastos indirectos para ahorrar aún más, integrar Amazon Business con más de 90 herramientas de adquisición electrónica, obtener una visibilidad inigualable de las compras de los empleados y automatizar los informes e informar la estrategia con los últimos avances en AI y aprendizaje automático.

Finalmente, analizaremos cómo, con el tiempo, la solución de compra digital puede afectar positivamente la satisfacción y retención de los empleados. Un estudio reciente realizado por Hackett Group arrojó que el 89 por ciento de las empresas encuestadas vio un aumento en la satisfacción interna de los clientes cuando estos cambiaban por el comercio electrónico entre empresas.

Después de trabajar con la firma de investigación de marketing global Nielsen sobre el análisis de proveedores, su analista de abastecimiento principal señaló: “No habíamos tenido ese nivel de conocimiento antes y el hecho de revisarlo y resumirlo nos permitió ahorrar mucho tiempo. También me permitió comenzar a refinar ciertos elementos de nuestra estrategia de Amazon y la gestión de nuestro gasto no autorizado”.

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Referencias

1. “Overcoming Procurement Challenges in the Age of AI and Digital Transformation.” IDC. 2020.