5 problemas que se pueden descubrir con un análisis de flujo de caja y cómo abordarlos

En un análisis de flujo de caja se identifica cómo entra y sale el efectivo de su organización durante un periodo específico. En este análisis se detalla adónde va su dinero y cuánto dinero en efectivo tiene a mano, lo que le brinda una mejor comprensión de las finanzas de su organización. Con esta información, su organización puede identificar rápidamente los problemas de flujo de caja y también implementar cambios para solucionarlos rápidamente.

Una práctica recomendada es realizar un análisis de flujo de caja todos los meses. Pero es posible que decida realizar estos análisis con mayor o menor frecuencia, según las necesidades de su organización. Por ejemplo, si el flujo de caja de su organización es más predecible, puede hacerlo trimestralmente. Mientras que, si su organización está en una industria con una gran cantidad de variables externas que pueden afectar el flujo de caja, puede realizarlo semanalmente.

Ya sea semanal, mensual o trimestral, estos análisis regulares pueden ayudar a su organización a evitar quedarse sin efectivo. Estos son algunos de los problemas más comunes que se pueden descubrir en un análisis de flujo de caja, junto con posibles soluciones.

_{Problema n.° 1: sus ganancias son altas, pero su flujo de caja es bajo.}

Solución potencial: reelaborar el proceso de cobro de su organización.

La generación de informes es otro aspecto clave de la recopilación efectiva. La generación de informes regulares garantiza que las cuentas estén actualizadas y reflejen los saldos de sus clientes. Algunos de estos procesos se pueden realizar automáticamente con un servicio digital, lo que ayuda a su organización a evitar entradas erróneas. Con informes regulares, su organización puede producir un informe de antigüedad que identifique las deudas de sus clientes, así como la duración de la morosidad. Es importante abordar las deudas morosas rápidamente porque, en general, una deuda se vuelve más difícil de cobrar a medida que pasa más tiempo.

Para los clientes en mora, puede considerar negociar un plan de pago. Su organización también puede invertir en enseñar al personal cómo usar diferentes soluciones de software de cobro de deudas, como las opciones de pago en línea orientadas al cliente, incluidas Square y PayPal, o un software de cobro de deudas unificado. Estas opciones pueden ayudar al personal a cobrar a los clientes de manera más efectiva.

Problema n.° 2: el flujo de caja siempre es bajo al mismo tiempo que vencen las facturas.

Solución potencial: pídales a sus acreedores que ajusten su ciclo de facturación.

Al realizar análisis regulares de flujo de caja, su organización obtendrá una mayor perspectiva de cuándo disminuye su flujo de caja generalmente. Estos mínimos pueden afectar de inmediato la capacidad de su organización de pagar las necesidades básicas. Por ejemplo, algunas organizaciones pueden notar que el flujo de caja se desacelera a fin de mes. Eso no es necesariamente un problema, pero puede convertirse en un problema si las facturas de su organización vencen a fin de mes.

Comuníquese con sus acreedores para ver si pueden ajustar el vencimiento de su pago a una fecha diferente en la que generalmente tiene más efectivo disponible.

Problema n.° 3: el interés financiero está reduciendo su flujo de caja.

Solución potencial: incluya los intereses pagados en su análisis de flujo de caja.

Ya sea que su organización haya tomado un préstamo para cubrir los costos iniciales o para comprar un equipo grande, sus pagos son una parte importante del estado de flujo de caja. Sin embargo, los estados de flujo de caja a menudo no tienen en cuenta algo significativo: el interés.

Aunque pueden no aparecer en un estado de flujo de caja, los intereses pueden reducir su flujo de efectivo. Si descubre que el flujo de caja de su organización se ve afectado por el interés, considere buscar opciones de financiamiento más favorables. Amazon Business ofrece opciones de compra sin intereses, que incluyen:

• La tarjeta American Express de Amazon Business, una tarjeta de crédito para pequeñas empresas que ofrece pagos a 60 días en compras realizadas en Amazon Business, AWS, Amazon.com y Whole Foods Market en los EE. UU. Los titulares de tarjeta con membresías Prime elegibles reciben plazos de pago de 90 días con la tarjeta de crédito American Express Amazon Business Prime. Se aplican condiciones.
• Pagar por factura, una línea de compra con plazos de pago de 30 días y sin cargos por adelantado ni intereses disponibles para los clientes elegibles.

Problema n.° 4: el costo de almacenar la mercancía está reduciendo su flujo de caja.

Solución potencial: mejore su gestión de inventario al tener en cuenta la demanda proyectada.

Parte de la venta de productos físicos es determinar la cantidad de mercancía que hay disponible. El dinero que su organización gasta para almacenar productos, también conocido como “costos de retención”, puede ser un gasto significativo en su análisis de flujo de caja. Una organización puede estar comprando demasiado o no vender sus productos disponibles lo suficientemente rápido.

Si se da cuenta de que su costo de tenencia es superior al 20 o el 30 % del valor del inventario, su organización puede perder dinero en ese inventario cuando finalmente se venda. Su organización puede aumentar los ingresos y fortalecer su flujo de caja al mejorar su gestión de inventario. Pronostique sus ventas y ajuste su inventario según la demanda proyectada. Al hacerlo, reducirá el costo de retención y probablemente venderá su inventario antes.

Problema n.° 5: la reserva de efectivo de su organización es baja.

Solución potencial: reducir los gastos o considerar formas de aumentar los ingresos.

La sabiduría convencional nos dice que no es cuestión de si las cosas saldrán mal, sino de cuándo: tal vez una pieza esencial de maquinaria se rompe, un desastre natural interrumpe la cadena de suministro o un incendio eléctrico quema parte del depósito. Ninguno de estos escenarios son necesariamente problemas insuperables con una planificación financiera adecuada. Una reserva de efectivo actúa como una red de seguridad contra eventos imprevisibles.

Idealmente, su reserva de efectivo debe ser la cantidad que su organización necesita para mantenerse a flote durante un mes sin ingresos entrantes. Para calcular su reserva de efectivo, divida el saldo de efectivo por las salidas de efectivo durante un análisis de flujo de caja.

Si su organización nota que la reserva es baja, considere la posibilidad de identificar formas de reducir gastos o aumentar los ingresos. Esto puede implicar aumentar los precios o encontrar maneras de operar de manera más eficiente. También es útil identificar opciones de financiamiento de emergencia, como una tarjeta de crédito o línea de crédito comercial, y tenerlas listas antes de que se termine su flujo de ingresos.

Al analizar el flujo de caja regularmente, puede descubrir problemas financieros antes de que se conviertan en problemas importantes. Y al identificar esas inquietudes desde el principio, puede aumentar los ingresos para evitarlas.