Cómo la adquisición mejora la experiencia de los empleados de la industria hotelera

En 2024, los problemas en la cadena de suministro, la inflación y la escasez de mano de obra aún son un desafío para la industria hotelera, por lo que la adquisición desempeña un rol importante en la maximización de la eficiencia, la reducción de costos y la mejora de la experiencia de los empleados. La operación de hoteles, restaurantes, resorts y otros establecimientos hoteleros es compleja, lo que amplía el alcance de la adquisición. 

Los equipos de adquisición de la industria hotelera son responsables de la adquisición de no solo alimentos y bebidas, sino también de ropa de cama, muebles e incluso servicios especializados como limpieza y mantenimiento. 

Según el Informe sobre el estado de la adquisición en 2024 de Amazon Business, el 95 por ciento de los responsables de la toma de decisiones afirman que la adquisición se puede optimizar. La complejidad de la adquisición en la industria hotelería y la intrincada operación diaria de los establecimientos hoteleros hacen que esa oportunidad sea aún más prioritaria. 

SkiftX conversó con Tanya Bennett, directora de ubicaciones distribuidas de Amazon Business, para explorar las tendencias y los desafíos clave que dan forma al futuro de las compras empresariales en la industria hotelera.

Herramientas digitales para mejorar la experiencia de los empleados

La reducción del tiempo dedicado a actividades de menor valor y la mejora del uso de herramientas digitales para tareas como la administración de inventarios puede mejorar la experiencia de los empleados de adquisición en la industria hotelera. Al hacer que los roles de adquisición sean más estratégicos y menos administrativos, las marcas hoteleras pueden liberar tiempo para que los empleados se enfoquen en aportar un toque humano a cada experiencia del cliente.

Por ejemplo, Carnival Cruise Lines comenzó a integrar Amazon Business en sus sistemas de adquisiciones existentes para ofrecer una experiencia sin contratiempos y familiar a los compradores comerciales de Carnival. Desde la integración, las autorizaciones electrónicas redujeron de dos semanas a minutos los tiempos de procesamiento de las órdenes de compra. En cuanto a la entrega, la transmisión anticipada y directa de los avisos de envío anticipado (ASN) a las entregas de Carnival le permitió a los equipos anticipar lo que estaba en camino y asignar fácilmente cada producto a la persona o departamento correcto. 

“Al integrar las herramientas de Amazon Business, Carnival Cruise Lines anticipó de manera más eficiente sus necesidades de adquisición y adquirió los productos necesarios más rápido”, dijo Bennett. 

Equilibrio entre la eficiencia empresarial y la complejidad de la industria hotelera

Según el Informe de adquisiciones, la operación eficiente y la complejidad administrativa son los desafíos actuales más importantes a los que se enfrentan los equipos de adquisición. Más de la mitad (52 por ciento) de las personas encargadas de las tomas de decisiones son responsables de realizar compras para varias ubicaciones. De ese grupo, el 57 por ciento realiza compras para diversos países. El simple alcance de estos desafíos en la industria hotelera convierte a la adquisición en un área clave para la innovación, pero también aumenta la importancia de la deliberación estratégica y la participación de las partes interesadas. 

Los equipos de adquisición de la industria hotelera deben equilibrar la complejidad y la eficiencia y, al mismo tiempo, administrar los proveedores para una gran variedad de productos, garantizar entregas puntuales en distintas ubicaciones o propiedades y optimizar los niveles de inventario para evitar el exceso de existencias y la escasez repentina.

Las empresas hoteleras pueden enfrentarse a estos desafíos con herramientas de adquisición avanzadas para consolidar varios proveedores, programar entregas con las compras predictivas, establecer políticas que guíen las compras y analizar los patrones de compra para prever la demanda y predecir los presupuestos de manera más precisa. Por ejemplo, con Amazon Business, los equipos de adquisición pueden supervisar varias ubicaciones y permitir que las personas en el lugar adquieran sus propios suministros dentro de los límites y los procesos de autorización.

Además, la adquisición puede optimizarse entre la sede corporativa de la empresa hotelera y sus franquicias o ubicaciones. Con la tecnología y las herramientas, las distintas propiedades y el personal pueden aprovechar el poder de compra colectivo de la sede corporativa y, al mismo tiempo, adquirir suministros para sus ubicaciones de manera más eficiente y rentable. Al mismo tiempo, la sede corporativa obtiene visibilidad sobre los gastos de varias ubicaciones o propiedades.

Integración de la IA y automatización de sistemas existentes

Según la investigación de Amazon Business, el 98 por ciento de las personas a cargo de la toma de decisiones corporativas planifica invertir en la IA y la automatización dentro de los próximos años. Estas tecnologías son de suma importancia para la automatización de los procesos de adquisición, la optimización de la eficiencia operativa y la reducción de costos empresariales. 

Aquí presentamos algunas de las formas específicas en que las herramientas de IA pueden beneficiar a los equipos de adquisición de la industria hotelera:

• Compras agilizadas: Las recomendaciones proactivas de productos con búsquedas con tecnología de IA agilizan el proceso de compra y reducen la fatiga de la toma de decisiones.
• Fortalecimiento del servicio al cliente: Los chatbots inteligentes pueden administrar solicitudes simples de servicio al cliente y derivar los problemas más complejos a agentes humanos.
• Mejoras en el análisis de datos: Herramientas como el panel de Visibilidad de gastos  de Amazon Business (disponible con la membresía Business Prime) facilitan la evaluación de los patrones de compras y la obtención de información empresarial sin la necesidad de recopilar manualmente datos de antemano.

Además de facilitar procedimientos de toma de decisión más sólidos y fiables a corto plazo, las herramientas de IA y automatización ayudan a los equipos de adquisición a construir futuros mejores. Con los modelos predictivos de adquisición, los equipos pueden prever las demandas futuras de manera precisa y anticipar los niveles de inventario.

Procesos de adquisición para cumplir con los objetivos de sostenibilidad

La sostenibilidad es importante para las empresas hoteleras ya que mejora la responsabilidad ambiental, reduce costos y satisface la creciente demanda de los consumidores por prácticas ecológicas. El informe de adquisición reportó que el 81 por ciento de las organizaciones tienen políticas para realizar las compras a vendedores con certificación de sostenibilidad. Al mismo tiempo, el 85 por ciento reportó desafíos para encontrar proveedores sostenibles. 

“Debido a la necesidad de la industria hotelera de tener una gran variedad de proveedores, identificar productos con certificaciones de sostenibilidad es un gran desafío al igual que trabajar sobre el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad corporativos”, dijo Bennett. 

Amazon Business ofrece herramientas innovadoras para que los equipos de adquisición de la industria hotelera se alineen con los estándares de sostenibilidad de su organización. Por ejemplo, la herramienta Guided Buying (disponible con una membresía Business Prime), ayuda a los compradores a enfocarse en productos con certificaciones Climate Pledge Friendly. Además, los reportes prediseñados de Analítica de Amazon Business facilitan a los equipos de adquisición el seguimiento de sus gastos en productos certificados y sostenibles.

Fomento de la colaboración y la descentralización sin la pérdida de la supervisión

Permitir que el personal ajeno a las adquisiciones se encargue de tareas de compras específicas puede mejorar la agilidad y eficiencia. Sin embargo, es importante mantener el control y la supervisión estratégica para no debilitar la influencia del equipo de adquisición. Según Amazon Business, el 95 por ciento de las personas a cargo de la toma de decisiones corporativas externalizan las actividades de adquisición. No obstante, menos de la mitad (46 por ciento) está de acuerdo con que los empleados que no pertenecen a sus equipos de adquisición cumplen con sus políticas y procedimientos.

Bennett recomienda que los equipos de adquisición definan límites transparentes para garantizar que la descentralización de las compras no debilite la supervisión estratégica:

La evolución de la adquisición para alcanzar los objetivos empresariales

A medida que la adquisición se vuelve más estratégica, no es sorprendente el aumento de las inversiones en esta disciplina. Según Amazon Business, más de la mitad (53 por ciento) de las personas a cargo de la toma de decisiones empresariales esperan que sus presupuestos de adquisición del 2024 sean más altos que los del 2023.

“Actualmente, la adquisición es un impulsor clave de los objetivos empresariales, como la sostenibilidad, la eficiencia y el avance tecnológico, en la industria hotelera”, comenta Bennett. “Al adoptar estos cambios y aprovechar las nuevas herramientas, los líderes de adquisición se convierten en socios estratégicos y ayudan a que sus empresas trabajen para lograr un futuro más ágil e innovador”. 

Publicado originalmente en Skift