Presentamos Amazon Business Solutions para instituciones educativas

Introducción: necesidades cambiantes del sector educativo

La pandemia global ha cambiado nuestras vidas de maneras que nunca hubiéramos imaginado. El sector educativo tampoco se ha librado de esta interrupción. Los estudiantes de todos los grupos etarios han experimentado cambios en sus vidas, ya que han tenido que adaptarse al aprendizaje virtual. Los padres han tenido que ajustar sus horarios para adaptarse a este cambio al aprendizaje a distancia. Los instructores (desde el jardín de niños hasta la universidad) han tenido que adaptarse al ofrecer cursos en línea. Los educadores han tenido que coordinar con sus instituciones y estudiantes para enseñar virtualmente. En Amazon Business, también hemos tenido que adaptarnos para satisfacer estas necesidades cambiantes. En reconocimiento de este cambio desde el principio, cuando comenzó la pandemia, lanzamos un Centro de aprendizaje a distancia para permitir que las instituciones de todos los tamaños obtengan suministros de aprendizaje fundamentales, como refrigerios en conserva, materiales instructivos y dispositivos tecnológicos.

Si hay una lección que las instituciones educativas¹, los educadores, los estudiantes y las empresas como la nuestra han aprendido de esta experiencia, es que necesitamos adaptarnos rápidamente a las circunstancias cambiantes. Incluso a medida que regresamos lentamente a la normalidad “vieja” o a la normalidad “nueva”, hemos reconocido la necesidad de ofrecer soluciones personalizadas que ayudarán a satisfacer las necesidades de compra a corto y largo plazo, y a preparar a las instituciones para el éxito durante los tiempos usuales e inusuales.

Hoy anunciamos el lanzamiento de Amazon Business Solutions para instituciones educativas , una tienda para las necesidades de compra de los educadores donde también encontrará las herramientas de software para redefinir las compras dentro de su organización.

De nuestras conversaciones con los clientes de instituciones educativas, reconocemos que dos objetivos clave son el ahorro de costos y el cumplimiento de las políticas de compras de la organización. Nuestra solución está orientada a abordar esos objetivos como se describe a continuación.

Ahorro de costos

Ahorros provenientes de la consolidación de proveedores y el acceso a una amplia selección

Muchas instituciones educativas, en particular las escuelas que estaban analizando posibles recortes presupuestarios en 2021 y 2022, han recibido el sustento de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021. El plan financia instituciones K-12 (escolarización infantil, primaria y secundaria), organismos estatales, establecimientos de educación superior e instituciones privadas para abordar la pérdida de aprendizaje durante el año pasado y para implementar medidas a fin de reanudar la enseñanza presencial. La ley estimula el gasto de los fondos para el 2024 en áreas como tecnología educativa, herramientas para combatir la pérdida de aprendizaje, equipos para cumplir con los nuevos estándares de salud pública, reparaciones de instalaciones escolares para reducir la transmisión de virus, etc. Cuando se trata de compras, un estudio reciente descubrió que las universidades e instituciones de educación terciaria gastan alrededor del 90 % de su presupuesto total en unos pocos proveedores clave. El 10 % restante del presupuesto se distribuye a alrededor de mil proveedores distintos. De hecho, alrededor de dos tercios de los proveedores representan menos de 1000 USD en las compras de cada institución por año². Por lo tanto, es óptimo que las instituciones educativas consoliden sus gastos para ahorrar tiempo y simplificar las operaciones de compra y la conciliación. Pueden aprovechar la amplia selección de proveedores de Amazon Business (muchos de los cuales son empresas pequeñas, locales y diversas) para comprar artículos que van desde equipos informáticos hasta suministros sanitarios y piezas de autobuses de una sola fuente.

“No se puede pensar en Amazon Business como un solo proveedor, ya que es un puente hacia otros proveedores. Estoy esperando el día en que pueda comprar autobuses escolares en Amazon Business”. —J.T. Hodges, coordinador de compras, Escuelas Públicas del Condado de Franklin

Para que comprar en Amazon Business sea aún más conveniente para los educadores, ahora hemos lanzado una tienda especializada, que ofrece una selección integral de artículos que los educadores necesitan para tener éxito en su misión de enseñar a los estudiantes. Hemos negociado con los proveedores en su nombre para ofrecer un 10 % de descuento en 53 millones de artículos. Los educadores de las organizaciones pueden encontrar suministros seleccionados por grupo etario y ver productos populares que compraron otros educadores.

Además, los educadores pueden ahorrar más al comprar más cantidad de una selección de más de 60 millones de productos con descuentos por cantidad elegibles. Estos descuentos se aplican cuando compran al menos dos unidades del mismo artículo al mismo tiempo.

“Me las arreglé para reducir mi presupuesto de gastos mensuales por lo menos un 40 % al mes con pedidos al por mayor. El 95 % de todos los equipos e insumos que busqué los pude encontrar (y pedir en Amazon Business) a un precio razonable y de buena calidad”. —Tessie Ragan, propietaria y maestra, Perfect Start Preschool

Ahorros a través de una cuenta gratuita y fácil incorporación

Muchos educadores buscan un fácil acceso a una solución de compra integral, como Amazon Business. Una vez que la institución abra una cuenta gratuita de Amazon Business, puede agregar tantos educadores como desee en diversas ubicaciones.

Si su distrito o institución maneja las compras a través de un sistema de adquisición electrónico, podemos ayudar a integrar ese sistema con Amazon Business Punchout para que los educadores obtengan acceso sin restricciones mientras mantiene el control de las compras. Amazon Business se integra con más de cien sistemas líderes de compra al pago (P2P), así como también con sistemas desarrollados a nivel local. Para mejorar aún más la seguridad de las operaciones y ofrecer a los educadores un acceso fácil, puede optar por un inicio de sesión único (SSO).

“En nueve meses, hemos incorporado con éxito a 1175 usuarios departamentales a la cuenta centralizada de Amazon Business y todos ellos tienen acceso al catálogo de punchout para realizar pedidos a través de Amazon dentro del sistema de adquisición electrónica de la universidad. La tasa de adopción de Amazon Business por parte de los compradores del campus es de aproximadamente el 85 %”. —Mary Helmick, directora de Adquisiciones, Virginia Tech

Ahorros provenientes de la asociación con cooperativas

Reconocemos que las instituciones públicas tienen requisitos de cumplimiento estrictos y, para minimizar la carga de dichos requisitos, algunas pueden comprar a través de cooperativas, como OMNIA Partners y PEPPM. Amazon Business ha celebrado contratos con OMNIA y otras cooperativas líderes, por lo que usted sigue teniendo acceso a nuestra amplia selección a través de sus contratos cooperativos y, al mismo tiempo, reduce costos y cargas.

“Realmente no hay tiempo suficiente para realizar un proceso competitivo para todos los productos básicos que compramos. El uso de los socios de OMNIA cuando supimos de Amazon Business por primera vez fue realmente emocionante y ahora, sabiendo que no necesitábamos preocuparnos por los umbrales o los totales agregados para las compras, nos sentimos muy seguros de seguir adelante con el contrato de los socios de OMNIA con Amazon Business”. —John Gwin, director de Finanzas, Escuelas del Condado Shelby

Ahorros con Business Prime

Teniendo en cuenta el gran volumen potencial de compras, los distritos y las instituciones también pueden ahorrar más al inscribirse en nuestro programa de membresía anual pago llamado Business Prime. El beneficio más inmediato es el ahorro en los costos de envío. Puede obtener entregas gratuitas en el día para pedidos elegibles, envíos gratuitos en un día en millones de productos y envíos gratuitos ilimitados en dos días en más de 100 millones de productos. Ahora, por tiempo limitado (hasta el 13 de agosto de 2021*), puede obtener un 50 % de descuento en su cuota anual de membresía durante el primer año para los tres niveles superiores del programa Business Prime. Además, a través de Business Prime, tiene acceso a paneles de visibilidad de gastos que ayudan a identificar patrones de compra de una manera visualmente atractiva a fin de ayudar a su organización a utilizar la información para tomar decisiones rápidas de compras.

*Descuentos especiales de hasta el 50 % en la membresía anual disponibles para instituciones educativas elegibles. Términos y condiciones promocionales.

Opciones de pago flexibles y administración eficiente del flujo de efectivo

El flujo de efectivo es importante no solo para las empresas, sino también para las instituciones y los distritos educativos. Pagar por factura permite a las organizaciones elegibles comprar ahora y pagar más tarde sin interés con plazos de pago de 30 días en las compras de este tipo. Si es miembro de Business Prime puede obtener plazos de pago extendidos de hasta 45 o 60 días, según el nivel de membresía. Además de ayudar en la administración eficiente del flujo de efectivo, esta función también permite una conciliación más fácil con los números de órdenes de compra correspondientes.

Amazon Business puede ahorrar aún más dinero a las instituciones al ayudar a establecer los umbrales adecuados para controlar los gastos no supervisados. La siguiente sección muestra las formas en las que Amazon Business ayuda a impulsar el cumplimiento normativo.

Cumplimiento normativo

Empoderar a los educadores mientras se respetan los umbrales de compra

Los administradores de cuentas de Amazon Business en instituciones educativas están facultados para definir diferentes tipos de políticas de compra. Los administradores pueden identificar productos o vendedores preferidos (incluidos vendedores con ciertas credenciales, como las empresas propiedad de mujeres, propiedad de minorías, propiedad de veteranos, etc.), bloquear vendedores o categorías restringidos y definir límites de gastos para sus compradores con una función llamada Políticas de compra y aprobaciones. Un administrador puede asignar aprobadores para cada una de estas políticas, por lo que, cada vez que un educador busca comprar artículos que requieren aprobaciones, el proceso se activa automáticamente. Este proceso se realiza en línea, lo que ahorra tiempo a los educadores. Esto también garantiza que solo se escalen los pedidos necesarios, lo que libera el tiempo de los administradores para enfocarse en actividades de alto valor.

“Con Amazon Business, los maestros crean una lista en su computadora del salón de clase y la envían. Los flujos de trabajo comienzan a funcionar de inmediato, lo que agiliza las autorizaciones. Los maestros obtienen exactamente lo que necesitan y en solo dos días”. —Bradley Sponaugle, asistente de Tesorería, Escuelas del Condado de Berkeley

Además, si es miembro de Business Prime, puede aprovechar la compra guiada para orientar a los educadores hacia categorías y marcas que la institución recomienda. Esta guía recomienda a los compradores adquirir artículos de sus categorías y vendedores preferidos, como vendedores diversos locales o certificados.

Asigne presupuestos previamente aprobados para evitar gastos excesivos

Los líderes de escuelas y distritos nos han dicho que los fondos escolares a menudo se gastan según el orden de las solicitudes. Por este motivo, los educadores comienzan a realizar pedidos al principio del año escolar por miedo a que se acaben los fondos. La herramienta Gestión de presupuestos de Amazon Business permite a los administradores asignar fondos con límite de tiempo a los educadores, de modo que puedan usarlos cuando los necesiten y saber cuánto dinero tienen disponible.

“Antes de que Amazon Business tuviera la herramienta Gestión de presupuestos, les pedíamos a nuestros usuarios finales que colocaran todo lo que deseaban comprar en una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de los presupuestos y los saldos, y comparábamos la hoja de cálculo con sus pedidos antes de aprobarlos. Ahora podemos confiar en las órdenes de compra abiertas de Amazon Business para hacer un seguimiento de los presupuestos y ejecutar informes para cada escuela. Es simple, fácil y rápido de usar, y nos ayuda a hacer responsables a nuestros usuarios finales por sus presupuestos”.—Lou Anne Castillo, supervisora de Adquisiciones y Proyectos de Capital, Distrito Escolar Franklin-McKinley (California)

Conclusión

Al hablar con educadores de todo el país, reconocemos que están inspirados en su pasión por liberar el potencial individual de cada estudiante. Sin embargo, a muchos les resulta difícil obtener los materiales adecuados en el momento adecuado y dentro de su presupuesto específico para facilitar el tipo de educación que les gustaría impartir a esos estudiantes. Nuestro compromiso es ayudarlo a permitir que sus educadores aborden ese desafío con nuestra nueva solución Amazon Business Solutions para instituciones educativas. En EE. UU., actualmente prestamos servicios a 80 de las 100 organizaciones educativas más grandes, y nos gustaría extender nuestros servicios a organizaciones educativas de todos los tamaños para ayudarlas a avanzar en su misión. Hable con un asesor de clientes para saber de qué manera Amazon Business puede empoderar a su institución.

“Con Amazon Business, tenemos nuevas oportunidades para reducir costos. Podemos llegar a reinvertir 154 000 USD al año en las aulas. Esto nos permite realizar una mejor labor con nuestros estudiantes, y eso es lo que más nos importa. Cada dólar que ahorramos se devuelve al aula”.—Rick Gay, director de Servicios de Adquisiciones, Distrito Escolar Independiente Spring Branch

[1] En el contexto de este blog, usaremos el término instituciones ampliamente para referirnos a escuelas, universidades, instituciones de educación terciaria y cualquier lugar de estudio.