Los informes de gastos son una molestia para todos los involucrados: Los empleados odian presentarlos y los equipos de finanzas, que a menudo están atrapados en la tarea inviable de perseguir a los empleados para que entreguen sus recibos, odian procesarlos. En resumen, los informes de gastos pueden ser una pérdida de tiempo y dinero.

¿El vendedor que compró un auricular nuevo? Finanzas necesita el recibo. ¿El gerente que necesitaba una nueva computadora portátil y un nuevo adaptador? Finanzas también necesita el recibo. ¿Los gerentes de oficina y los administradores ejecutivos que compran suministros de forma habitual? Lo ha adivinado: Finanzas necesita los recibos.

Incluso con recibos digitales podría tener problemas cuando llegue el momento de tributar si no están detallados o si el empleado realizó una compra con su tarjeta de crédito personal y no con una tarjeta de la empresa.

Afortunadamente, los últimos avances en la automatización de las finanzas facilitan la presentación de informes de gastos en general.

Cómo automatizar los informes de gastos

A continuación, detallamos cinco maneras en las que la automatización puede reducir la carga de los informes de gastos:

1. Tarjetas virtuales

En lugar de que los empleados tengan que utilizar sus propias tarjetas de crédito y recibir el reembolso más adelante, las tarjetas virtuales les permiten realizar compras en línea de cualquier cosa, desde suscripciones de software hasta equipos de oficina. Las tarjetas virtuales se pueden crear en segundos y ayudan a eliminar el ingreso manual de datos y la conciliación. También son menos propensas al fraude, ya que no se pueden robar físicamente, no almacenan información personal y son fáciles de cancelar.

2. Coincidencia de recibos

Cuando se aplica la tecnología de IA a la gestión de gastos, los informes de gastos se vuelven mucho más simples. Por ejemplo, la coincidencia de recibos impulsada por IA puede recopilar, verificar y conciliar, de manera automática, la mayoría de los recibos para automatizar los informes de gastos de los empleados. Y, en algunos casos, en el momento en que un empleado realiza un gasto, puede enviar los recibos instantáneamente a través de mensajes de texto o correos electrónicos.

3. Reglas de comerciante y categoría

Cuando los equipos de finanzas tienen que codificar y procesar transacciones de manera manual, las cosas pueden realmente ralentizarse. Las reglas de comerciante y categoría eliminan ese paso innecesario, lo que permite a los usuarios importar documentos fácilmente y crear reglas de asignación para cualquier campo contable, como comerciante o departamento. Desde allí, las transacciones pueden categorizarse y sincronizarse con el libro de contabilidad general.

4. Integraciones del software de contabilidad

Las integraciones del software de contabilidad pueden ayudar a crear un proceso de informe de gastos sin fricciones. Las características como la carga universal de CSV proporcionan una flexibilidad que puede ayudarlo a cerrar los libros más rápido y de manera más eficiente para garantizar un proceso de cierre más fácil.

Estas integraciones son especialmente útiles cuando llega el momento de tributar. Debido a que el IRS exige que las compras de más de 75 USD tengan un recibo cuando la naturaleza del gasto no está clara, esta funcionalidad puede ayudar a agilizar el proceso de declaración de impuestos.

5. Visibilidad de gastos en tiempo real

¿Desea poder ver cada transacción tan pronto como ocurra? Deseará tener una plataforma equipada con informes en tiempo real para ayudarlo a tomar decisiones financieras más rápidas.

La información de ahorro impulsada por IA puede ayudarlo a identificar automáticamente formas de ahorrar dinero para la empresa en el futuro, al descubrir suscripciones duplicadas, aumentos de gastos y recompensas de socios no utilizadas.

La ventaja de Ramp y Amazon Business

Presentar informes de gastos es muy fácil gracias a la nueva integración de Ramp y Amazon Business. Ramp y Amazon Business están diseñados para ayudar a los clientes a ahorrar tiempo y dinero, gracias a los controles de gastos integrados. Y con la integración de coincidencia de recibos de Amazon Business de Ramp, Ramp analizará todas las transacciones y generará automáticamente recibos para cualquier compra que realice. Comprar los artículos empresariales que necesita nunca ha sido tan fácil.

Ramp ofrece tarjetas virtuales avanzadas, reglas de comerciante y categoría, automatización contable y mucho más para los usuarios de Amazon Business. Ramp también permite monitorear todos los gastos en un solo panel optimizado. Con integraciones directas para software de contabilidad, como QuickBooks, Xero, Sage y NetSuite, puede cerrar los libros cincos días más rápido cuando utiliza Ramp. Sin mencionar que es gratis.