Cinco consejos para la conciliación de facturas a medida que se trabaja de manera remota

Ahora, más que nunca, las organizaciones de cualquier tamaño se dan cuenta de la importancia del proceso de pago y facturación basado en la Web, confiable y fácil de usar. Estas características permiten que, administrar las facturas de manera remota, sea algo impecable en lugar de caótico. Incluso si el cambio al trabajo remoto es temporario para la organización, las herramientas de conciliación basadas en la Web facilitan el trabajo que se realiza desde distintas ubicaciones en diferentes días. Mientras considera de qué manera simplificar el proceso con la administración de facturas en línea, tenga en cuenta estos cinco consejos.

1. Investigue antes de elegir

El tamaño y las necesidades de la organización lo ayudarán a determinar qué sistema en línea será una buena opción. Las pequeñas empresas pueden estar buscando consolidar facturas, mientras que las organizaciones más grandes pueden requerir integración con sus plataformas de administración de gastos. Las organizaciones de todos los tamaños pueden aprovechar la opción Pagar por factura de Amazon para agilizar la conciliación de facturas. Este servicio entrega facturas detalladas de los artículos disponibles en línea, lo que facilita conciliar con el programa contable o cuentas bancarias, sin importar dónde se encuentre. Y el pago de la factura es flexible, con opciones para la cámara de compensación automatizada (ACH), transferencias bancarias y cheques. Mientras investiga, busque una solución en línea que pueda:

• Conciliar compras.
• Realizar un seguimiento de los gastos.
• Pagar facturas.
• Ofrecer un alto nivel de seguridad.
  
  

2. Cree un cronograma de pagos

La transición del trabajo en la oficina al remoto puede dar lugar a problemas de comunicación para los trabajadores que están acostumbrados a entregar las asignaciones y la documentación de manera personal. Cuando presente una nueva herramienta de facturación, ayude a su equipo a crear un cronograma a fin de administrar los pagos, de esta manera reduce la posibilidad de pagos atrasados o duplicados. Estos son algunos pasos a seguir:

• Recopile una lista de sus proveedores.
• Determine el método de pago preferido (p. ej., cheque, transferencia bancaria, pago de facturas en línea) y dónde o cómo pagar (p. ej., sitio web del proveedor, dirección para enviar los cheques, número de identificación de la transferencia bancaria).
• Tome nota de los términos de pago de cada proveedor. Por ejemplo, pagar por factura de Amazon ofrece plazos de pago de 30 días (plazos más extensos están disponibles con membresías Business Prime elegibles). 
• Utilice los detalles que recopiló a fin de revisar las facturas pendientes y establecer pautas para su equipo sobre cuándo (y cómo) pagar a los proveedores.

3. Mantenga separados los gastos personales y de la empresa

En las empresas emergentes y en las más pequeñas, puede existir la tentación de “simplificar” cuando se utiliza un crédito personal o dinero en efectivo para pagar cargos personales o empresariales. Y cuando se trabaja desde la casa, es todavía más fácil que se confunda ese límite. Pero el tiempo que cree que ahorró al omitir la tarjeta comercial, es tiempo que perderá cuando tenga que desentrañar los cargos personales y empresariales sobre los estados de cuentas, facturas en línea y recibos.

Seleccione una tarjeta de crédito comercial, como la tarjeta de crédito American Express Amazon Business a fin de conservar los gastos separados y aprovechar las características centradas en el negocio, como las tarjetas adicionales para los empleados, recompensas y plazos de pago extendidos en compras elegibles.

Mezclar los gastos personales y empresariales puede también presentar consecuencias fiscales. Por ejemplo, se pueden deducir algunas tasas e intereses por la tarjeta de crédito para las empresas, no así en el caso de personas particulares. A la hora de los impuestos, averiguar esa deducción será mucho más fácil si todos los gastos de la empresa se mantienen separados.

4. Realice un seguimiento de las facturas impagas

Estar al tanto de lo que adeuda es crucial para saber cuánto puede gastar. Además de un cronograma de pagos, lleve un registro de las facturas impagas y realice un seguimiento de cuáles se están por vencer o están retrasadas. Cuando usted y su equipo trabajan desde el hogar, los días pueden convertirse en semanas antes de que lo note. Los informes de antigüedad de las facturas le permiten ver cuando llegan los grandes egresos, de esta manera no lo sorprenden. Un informe de antigüedad de cuentas por pagar es, por lo general, una hoja de cálculo que enumera a los proveedores en una columna, con columnas adicionales que le permiten señalar si la factura es actual, si tiene de 1 a 30 días de mora, de 31 a 60 días de mora, de 61 a 90 días de mora o más de 90 días de mora. (Puede necesitar columnas diferentes, según los plazos del proveedor.)

Si utiliza pagar por factura Amazon, puede simplificar el seguimiento y aprovechar el informe integrado para ver un resumen de los cargos pendientes, notas de crédito y cualquier saldo vencido.

5. Seguimiento

Después que diseñó un método de conciliar las facturas que funcione para su organización, programe puntos de control integrados con los miembros del equipo.

• Cuando comience su programa: Familiarice a su equipo con el cronograma de pagos, el informe de antigüedad de cuentas por pagar y otras herramientas relevantes (como la interfaz de pagar por factura y cualquier otro software de contabilidad que ha elegido).
• A los 15 días: Consulte para ver cómo el equipo administra las facturas recibidas y resuelva cuestiones sobre las herramientas o los procesos.
• Al final del primer mes: Revise las facturas actuales, comente sobre las fechas de pago, actualice el informe de antigüedad. Estas tareas deben ser parte de la contabilidad de fin de mes.
• Al final del primer trimestre: Además de las tareas mensuales o trimestrales, evalúe el éxito de los primeros 90 días del programa y realice los ajustes necesarios. Por ejemplo, tal vez el flujo de efectivo experimenta un cambio estacional y necesita ajustar el cronograma de pagos.

^{1.       Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, Encuesta de tecnología y pequeñas empresas de 2019.}

^{2.       Guyot, Katherine y Sawhill, Isabel V. “El teletrabajo probablemente continuará mucho después de la pandemia”, Institución Brookings, 6/4/20.}