United Service Organizations (USO), una organización benéfica sin fines de lucro, brinda apoyo a 5 millones de miembros del servicio militar y a sus familias a través de más de 250 centros USO ubicados en 32 estados de los EE. UU., 14 países y siete continentes. En otras palabras, USO ofrece todo lo que pueda para hombres y mujeres estadounidenses uniformados, dondequiera que estén en todo el mundo. “Compramos de todo, desde televisores hasta consolas de juego y comestibles para los centros”, dice Tina Stockov, gerente de adquisiciones de USO. “Son de 300 a 400 líneas de productos que podemos proporcionar”.

Esta increíble diversidad de artículos combinada con una presencia verdaderamente global complica los esfuerzos para mantener la visibilidad en las compras y la administración de gastos. “Queríamos aprovechar el gasto de volumen global y dejar de ir a tantos proveedores”, dice Stockov. “Tuvimos que crear un flujo de trabajo y mejores procesos que unieran todo con una visibilidad real”.

Para simplificar y modernizar, Rick Quaintance, director sénior de adquisiciones y administración de contratos, USO y Stockov aprovecharon la integración punchout de Amazon Business con Coupa, la solución de compra al pago existente de USO. Esto permitió que cualquier persona responsable de comprar en toda la red global de la organización buscara, seleccionara y enviara compras directamente desde Amazon Business a través de Coupa. El equipo se lanzó a nivel mundial en menos de cinco meses, lo que permitió que USO se trasladara de una infraestructura compleja de múltiples proveedores a una solución de abastecimiento simplificada.

La consolidación de vendedores a través de una sola tienda con Amazon Business proporcionó ahorros fundamentales de tiempo y costos para la organización. Los usuarios de toda la USO acceden a la tienda de Amazon Business para satisfacer las necesidades únicas sin tener que buscar en catálogos de proveedores individuales. Los nuevos flujos de trabajo de compras diseñados con el fin de adaptarse a la estructura organizativa ayudan a los directores de centros de todo el mundo a revisar y aprobar los gastos, lo que reduce la carga de trabajo para la oficina central. “Cosas como aprobar facturas y conciliar recibos de gastos solían llevar de cinco a siete días y ahora solo llevan dos”, dice Quaintance. “Lo que solía ser un proceso manual que requería gran parte de nuestro tiempo ahora está casi totalmente automatizado. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores de los centros para obtener lo que necesitan de manera más rápida y eficiente”.

“Amazon Business puede superar al 90 % de mis proveedores actuales en precios”, dice Stockov. “Tener esa ventaja del mejor gasto es lo que buscan mis usuarios”.

Reducción de la fricción para la adquisición a escala

Una solución de adquisición completamente transformadora no se trata solo de compradores que encuentran vendedores, sino también de ayudar a los vendedores a encontrar compradores de manera más efectiva. HanesBrands es el vendedor de indumentaria básica más grande del mundo, lo que genera ingresos de casi 7 mil millones de dólares anuales a través de marcas como Hanes, Champion y Bali. A medida que se acelera el ritmo de las ventas en línea de bienes de consumo envasados, HanesBrands ha puesto un mayor enfoque en las ventas entre empresas y los pedidos al por mayor.

Las grandes empresas que operan en grandes volúmenes (por ejemplo, transacciones masivas) necesitan un canal que se adapte a la escala. Como dice Petra Schindler-Carter, directora y gerente general de Amazon Business, “en las compras de empresa a empresa, puede ser una cantidad tan alta como la calidad. Necesita un formato que permita la compra de palés o cargas de camión”.

Con Amazon Business, HanesBrands ha podido adaptar de manera más efectiva la selección y precios a los compradores que adquieran productos a granel, incluidos los uniformes para escuelas y compradores gubernamentales, junto con los operadores de servicio de comida.

La escala se convirtió en una consideración particularmente importante, ya que el impacto de el COVID-19 se profundizó a nivel mundial y la demanda de equipo de protección personal (PPE, Personal Protective Equipment) aumentó rápidamente. “Decidimos seguir dos aspectos: crear nuestras propias mascarillas de marca Hanes para los consumidores y hacerlas llegar a los clientes comerciales que las necesitaban, como grandes empleadores, gobiernos y sistemas de atención médica”, dijo Stack, vicepresidente de indumentaria casual estadounidense y comercio electrónico en HanesBrands.

King County, Washington, hogar de más de 2.2 millones de residentes en Seattle y sus alrededores, se introdujo en HanesBrands a través del programa de extensión de proveedores de Amazon Business como una fuente potencial de mascarillas de suma necesidad para ayudar en el plan de reapertura gradual del condado. “Esto resultó ser una oportunidad de encuentro exitosa. Entregamos 5 millones de mascarillas al condado de King para comprar a través de la tienda de Amazon Business, a fin de que puedan distribuirlas en áreas de necesidad”, dijo Stack.

Además comentó, “a través de Amazon Business, podemos tener una producción a gran escala con un modelo de oferta y demanda predecible, lo que significa que los fabricantes pueden acceder a clientes que buscan grandes cantidades”. “Mi enfoque principal es aprovechar la solidez del reconocimiento y la calidad de nuestra marca y combinarla con canales entre empresas como Amazon Business”.

Simplificación de transacciones

Una solución de compra transformacional debe proporcionar las mismas eficiencias a los vendedores, como HanesBrands, que a los compradores, como USO. El tiempo dedicado a encontrar socios potenciales y negociar precios con cada uno tiene un costo, dice Moz Thomas, director de Business Prime en Amazon Business. “Los vendedores estaban atascados en este círculo y, muy pronto, uno se da cuenta de que la ganancia marginal de negociar cada contrato es mínima en relación con la cantidad de ancho de banda desde la perspectiva de las personas que pone en eso”, dice.

Amazon Business busca mejorar el proceso de los vendedores al permitirles escalar de múltiples maneras, desde llegar a nuevos clientes hasta la creación de descuentos escalonados altamente visibles y fáciles de entender para los clientes que prefieren comprar en grandes volúmenes. “Puede ofrecer un producto, al mostrar todos los puntos de quiebre de los descuentos que vienen en diferentes niveles, disponibles para todos sin que se requiera negociación de contrato con cada proveedor”, dice Thomas. “Es ayudar a los vendedores a venderse a través de estos tipos de mecanismos”.

Además, a medida que las empresas se ponen más en sintonía con la diversidad de proveedores o las iniciativas de compra local, los compradores pueden identificar rápidamente a los vendedores que cumplen con criterios específicos en Amazon Business, lo que dirige el gasto a esos proveedores. Esta visibilidad, a su vez, crea una oportunidad para que los vendedores certificados atiendan a nuevos clientes.

“Las políticas de compra con herramientas como compra guiada pueden dirigir automáticamente a los equipos a los productos y vendedores que satisfacen las herramientas de compra organizativas mucho más fácilmente”, dice Thomas.

Para USO, la mayor visibilidad y acceso a múltiples vendedores certificados en un solo lugar refleja la propuesta de valor más grande de Amazon Business. Es una oportunidad no solo con el fin de ahorrar dinero al aprovechar el volumen organizativo, sino también para crear mejores asociaciones con proveedores preferidos mientras se reasigna la energía del personal desde el trabajo de rutina hacia estrategias y planificación de mayor valor con el objetivo de mejorar las adquisiciones.

“Reduce la intervención manual. Se trata de ser ágil, actuar muy rápido”, dice Quaintance. “Podemos dedicar más tiempo a buscar maneras de crear mejores eficiencias y ahorros de costos, a su vez, ayudarnos a continuar con nuestra misión de apoyar al ejército al mantenerlos conectados con la familia, el hogar y el país durante su servicio a la nación”.