Cuatro tácticas clave para administrar el presupuesto de su pequeña empresa en tiempos difíciles

Un presupuesto bien organizado para pequeñas empresas puede ayudarlo a superar los tiempos difíciles. Si bien puede pensar en el presupuesto como una herramienta para administrar el gasto diario, es más que eso: Es una herramienta que lo ayuda a ahorrar para los tiempos difíciles, planificar sus gastos y aprender a gastar de manera estratégica.

La creación y administración de un presupuesto implica la recopilación continua de información sobre fuentes de ingresos, gastos fijos (como suscripciones mensuales y alquiler de oficinas), gastos variables (como suministros de oficina) y gastos grandes esperados (como computadoras nuevas). Ver los gastos pasados puede ayudarlo a estimar los gastos futuros y adaptarse de forma más fácil a los cambios económicos, como una caída estacional de la demanda. Comprender el presupuesto también puede ayudarlo a evaluar sus opciones cuando sucede algo inesperado, como tener que cerrar su empresa minorista varios meses durante una pandemia mundial.

Estas son cuatro estrategias clave que lo ayudarán a administrar el presupuesto a fin de enfrentar cualquier situación que se presente.

Desarrollar buenos hábitos

Aunque el papeleo y la contabilidad no sean su pasión, este trabajo detrás de escena es lo que mantiene funcionando las partes emocionantes de su trabajo. Un buen presupuesto lo ayuda a tener en cuenta los cambios cíclicos y fuera de temporada en torno a los ingresos de la organización, por lo que puede prever con mejor claridad los periodos de mayor o menor actividad durante todo el año. Puede ser tentador realizar el presupuesto a fin de mes, pero mantenerse al día con el presupuesto y revisarlo al menos dos veces al mes permite detectar áreas problemáticas antes de que se salgan de control, especialmente en los meses difíciles.

El lado positivo es que un presupuesto sólido permite saber cuándo se tiene dinero extra para buscar una nueva oportunidad. Quizás su proveedor preferido ofrezca un acuerdo por tiempo limitado en una parte crucial si compra una cantidad grande. El presupuesto lo ayudará a decidir si puede aprovechar el acuerdo o si el gasto adicional dificultará el pago de la nómina de sueldos ese mes.

Recomendación: La mayoría de los programas de elaboración de presupuestos profesionales pueden generar una variedad de informes, como balances generales, hojas de pérdidas y ganancias y muchos más, por lo que si es nuevo en la administración del capital de la empresa, es útil realizar algunos de estos informes a diario para llevar el control de los gastos. Una mirada diaria rápida puede ayudarlo a detectar una discrepancia en un gasto fijo, alertarlo sobre una caída inesperada en las ganancias o ayudarlo a detectar una fuente de dinero sin explotar.

Usar una tarjeta de crédito comercial

Si utiliza una tarjeta de crédito comercial, el seguimiento de gastos es aún más fácil. Por ejemplo, en lugar de ingresar manualmente recibos en el programa de elaboración de presupuestos, puede descargar los gastos del emisor de la tarjeta. Además, muchas tarjetas de crédito comerciales brindan la oportunidad de ganar puntos, obtener reembolsos u ofrecer otros beneficios, al igual que las tarjetas personales. Encontrar la tarjeta de crédito comercial adecuada puede ayudarlo a ahorrar tiempo y obtener beneficios, a la vez que obtiene tiempo adicional para pagar las compras.

Las tarjetas de crédito comerciales cubren un campo importante para las organizaciones pequeñas. En una encuesta económica que realizó la Administración Nacional de Pequeñas Empresas en 2018, el 35 por ciento de los encuestados informó que usaba tarjetas de crédito para satisfacer sus necesidades de capital, en comparación con solo el 13 por ciento que dependía de un préstamo bancario grande.¹

Recomendación: la tarjeta American Express de Amazon Business Prime ofrece devoluciones del 5 % o pagos a 90 días en compras realizadas con una membresía Prime elegible en Amazon Business, AWS, Amazon.comy Whole Foods Market en los EE. UU. Puede decidir el beneficio que desea en cada compra. Se aplican términos y condiciones. También recibirá beneficios en otras compras. La tarjeta puede ayudarlo a obtener el poder adquisitivo que necesita para suministros, equipos y otros gastos.

Usar crédito para administrar el flujo de caja

El uso inteligente del crédito puede aliviar parte de la presión de la cuenta bancaria de la organización en tiempos difíciles. Concéntrese en el éxito, pero tenga en cuenta las amenazas a su empresa y su flujo de caja: competidores, desastres naturales, cambios políticos, decisiones legales, huelgas, accidentes, etc. Tener la opción de usar el crédito durante estos momentos puede ser la diferencia entre luchar para mantenerse a flote y mantener la estabilidad para los empleados y clientes.

Cuando la Administración Nacional de Pequeñas Empresas preguntó en una encuesta económica sobre los efectos de la falta de capital disponible, el 19 por ciento de los encuestados dijo que se vieron obligados a reducir la cantidad de empleados y el 10 por ciento admitió que no podían aumentar el inventario para satisfacer la demanda.¹

Afortunadamente, muchos proveedores están dispuestos a ofrecerle términos de crédito sobre los suministros, partes y servicios que necesita para dirigir la organización. Los términos comunes son “neto 30” (el pago vence dentro de los 30 días). La capacidad de “comprar ahora, pagar después” significa que puede mantener el negocio en marcha mientras construye su base de clientes y espera a que lleguen los pagos.

Recomendación: Determine qué proveedores utiliza con frecuencia y pregunte sobre términos de pago y opciones de crédito. Las organizaciones elegibles pueden aprovechar las ventajas de la opción dePagar por factura de Amazon Business, que permite a diferentes compradores de su organización realizar compras en Amazon con plazos de pago de 30 a 60 días. Con Pagar por factura, puede consolidar facturas y rastrear fácilmente los gastos en toda su organización con informes integrados. Este método de pago ayuda a liberar el flujo de caja cuando más lo necesita y puede usarse a modo de complemento de pagos existentes, como las tarjetas de crédito. Estas opciones flexibles ofrecen la experiencia de compra familiar de Amazon, junto con una tienda en línea fácil de usar para la administración y el pago.

Las organizaciones elegibles pueden aprovechar las ventajas de la opción de Pagar por factura de Amazon Business, que permite a diferentes compradores de su organización realizar compras en Amazon con plazos de pago de 30 a 60 días. Estas opciones flexibles ofrecen la experiencia de compra familiar de Amazon, junto con una tienda en línea fácil de usar para la administración y el pago. 

Desarrollar procesos y principios

Crear un presupuesto para un negocio es un esfuerzo de todo el equipo. Incluso si ya tiene un presupuesto de trabajo, siempre hay lugar para mejorar. Trabaje en el desarrollo o perfeccionamiento del presupuesto de su organización y luego cree procesos que pueda comunicar a otros miembros del equipo para que todos conozcan los objetivos y las limitaciones del presupuesto. Además, involucrar a compañeros de trabajo en la planificación y la administración del presupuesto puede brindarle información que no ha considerado.

Recomendación: Comience a compartir ideas y recopilar información para escuchar las ideas de sus compañeros de trabajo sobre qué herramientas y procesos de presupuesto podrían ser adecuados para su organización. A partir de ahí, elija un equipo más pequeño y enfocado que ayude a investigar las mejores opciones y a desarrollar el proceso para crear o actualizar el presupuesto, buscar crédito, administrar el mantenimiento diario de libros y manejar tareas de fin de mes, fin de trimestre y fin de año. Anuncie e inicie su plan y asegúrese de que cada miembro del equipo conozca sus capacidades y responsabilidades a la hora de comprar, enviar facturas y realizar pagos. Planifique la evaluación de las herramientas y los procesos nuevos durante el primer año y adáptelos según sea necesario.

Aunque algunas de estas estrategias presupuestarias pueden parecer desalentadoras, cuanto antes comience con el plan de presupuesto de su empresa, antes comenzarán a dar resultados. Tuvo el coraje y las agallas para comenzar un negocio, también puede enfrentarse a esto. 

^{1.       Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, Informe económico de mitad de año de 2018.}