Cuatro tipos de expertos financieros y cómo pueden ayudar a su pequeña empresa

Usted comenzó a trabajar porque le encanta lo que hace, no porque sabe cómo administrar su contabilidad o analizar sus finanzas. Es por eso que existen expertos financieros. Hacen todo el trabajo matemático pesado para que usted pueda hacer lo que mejor sabe hacer: dirigir y hacer crecer su empresa.

Pero a menos que usted mismo sea un experto financiero, puede ser difícil saber qué tipo de ayuda necesita. ¿Cuál es la diferencia entre un contador y un tenedor de libros? ¿Cuándo debe contratar a un CPC o CFF? ¿Y qué significan esos acrónimos?

Desglosemos los diferentes tipos de expertos financieros que encontrará en el transcurso de la administración de su empresa y cuándo debe contratarlos. 

1. Tenedor de libros

En pocas palabras, un tenedor de libros se encarga de llevar sus libros. Eso es obvio. Pero, ¿qué hacen exactamente? Las responsabilidades de contabilidad varían según el tamaño y las necesidades de la empresa. Pero el objetivo principal de un tenedor de libros es organizar y mantener los libros de su empresa.

 Esto significa:

• Monitorear transacciones y gastos
• Realizar el balance de las cuentas comerciales
• Conciliar extractos bancarios
• Corregir errores y efectuar ajustes
• Revisar y preparar registros de nóminas
• Emitir o pagar facturas
• Preparar los libros para la temporada de impuestos

Imagínese cuánto tiempo se podría ahorrar si esas tareas no recayeran sobre usted. Los tenedores de libros existen para liberar tiempo en su agenda de modo que pueda enfocarse en la visión que tiene de su empresa. Trabajar con un tenedor de libros profesional también minimiza el margen de error, lo que garantiza la exactitud de los datos financieros. Y, cuando llegue el momento de pagar impuestos, un tenedor de libros puede ayudarlo a preparar sus libros para presentarlos con exactitud. En caso de una auditoría del IRS, los registros contables limpios y precisos serán su mejor amigo.

¿Cuándo debe contratar a un tenedor de libros?

No hay un hito o punto de control específico que indique cuándo debe contratar a un tenedor de libros para su empresa. Si la administración diaria de sus libros de la empresa ocupa demasiado tiempo, tiempo que podría dedicar a hacer crecer y optimizar su empresa, es una señal de que podría necesitar ayuda.

Del mismo modo, si comienza a sentir que sus libros son un acertijo envuelto en un misterio dentro de un enigma, un tenedor de libros puede ayudarlo a resolverlos. La mayoría de los propietarios de empresas no se sienten totalmente seguros cuando se trata de la administración financiera de su empresa; por eso, los tenedores de libros son un gran recurso.

2. Contador

Mientras un tenedor de libros mantiene y actualiza sus libros, un contador los utiliza para evaluar sus finanzas, proporcionar información financiera y diagnosticar la salud financiera de su empresa. Un contador puede ayudarlo a tomar decisiones financieras para su empresa, determinar la rentabilidad y buscar oportunidades para aumentar sus resultados. Un tenedor de libros maneja el lado administrativo de la contabilidad, como el ingreso y el monitoreo de datos, mientras que un contador analiza esos números.

En general, las funciones de un contador incluyen:

• Supervisar el trabajo de un tenedor de libros
• Administrar el proceso de teneduría
• Generar y analizar estados financieros
• Crear pronósticos financieros
• Preparar declaraciones de impuestos

Por lo general, la función de un contador requiere un mayor nivel de experiencia y educación. Los contadores generalmente tienen un título de contabilidad y están acreditados por el Consejo de Acreditación de Contabilidad e Impuestos o están registrados como contadores públicos certificados (CPC). Los contadores públicos certificados deben aprobar el examen de CPC para utilizar este título de gran prestigio.

¿Cuándo debe contratar a un contador?

No es raro trabajar tanto con un tenedor de libros como con un contador. Los tenedores de libros administran sus registros financieros para que los contadores puedan aportar experiencia y asesoramiento. Puede contratar a un tenedor de libros en cualquier momento, pero un contador no puede hacer su trabajo sin un tenedor de libros (o, como mínimo, un proceso sólido de teneduría).

Puede ser el momento de contratar a un contador si ya está trabajando con un tenedor de libros y está listo para obtener una visión financiera más profunda y crecimiento empresarial. Un contador es un socio financiero dedicado a su empresa. Este quiere ayudar a que su empresa crezca y le dará las herramientas y el asesoramiento que necesita para eso.

3. Asesor financiero

Un tenedor de libros administra sus libros y un contador los analiza, pero un asesor financiero va más allá de los libros. Un asesor financiero tiene en cuenta las finanzas personales y comerciales, mientras que un contador o tenedor de libros no está interesado en ver sus fondos personales a menos que usted realice una compra comercial con una tarjeta personal por accidente.

Como siempre, las funciones varían según las necesidades empresariales. Pero en general, los asesores financieros ayudan a:

• Desarrollar estrategias de gasto y ahorro
• Proporcionar recomendaciones financieras
• Evaluar la tesorería de la empresa
• Analizar estados de pérdidas y ganancias
• Investigar y comprender las tendencias del mercado
• Planificar inversiones y jubilación
• Planificar sucesiones cuando llegue el momento

Si recién está comenzando, un asesor financiero puede ayudarlo a aprovechar al máximo su capital de riesgo mientras lo transforma en una empresa viable. Puede evaluar su modelo empresarial y ayudarlo a delinear un plan para el éxito financiero. Además, puede ayudarlo a establecer procesos esenciales de contabilidad y teneduría para allanar el camino a sus futuros contadores y tenedores de libros.

¿Cuándo debo contratar a un asesor financiero?

Nunca se requiere un asesor financiero para dirigir una empresa, pero puede ser el mejor amigo de un nuevo emprendedor. Los propietarios de empresas que recién comienzan pueden beneficiarse de consultar con un asesor financiero a la hora de crear un plan empresarial, desarrollar procesos contables y establecer metas financieras para su empresa. Más allá de eso, un asesor financiero puede ayudarlo con la configuración básica de empresas, como la elección de una estructura empresarial, la búsqueda de un seguro de empresas o la creación de un plan de jubilación.

Si es nuevo en el panorama empresarial y no está muy seguro de cómo navegar por él, un asesor financiero puede ser un buen socio en el cual invertir.

4. Profesional de impuestos

Los impuestos no son la idea de nadie de un buen momento, pero los impuestos de las pequeñas empresas son aún más complicados. Trabajar con un tenedor de libros o contador a fin de preparar sus libros para la temporada de impuestos es un excelente primer paso, un profesional de impuestos para pequeñas empresas puede encargarse del resto.

El IRS puede autorizar a un profesional de impuestos para que lo represente en todos los asuntos fiscales. Es su trabajo mantenerse actualizado sobre las leyes, normas y regulaciones fiscales en constante cambio, para que usted no tenga que hacerlo. Estas reglas pueden cambiar cada año y tienen un gran impacto en cuánto debe o recibe en su reembolso. Además, los profesionales de impuestos son expertos en identificar formas de ahorrar dinero al momento de pagar impuestos, y pueden brindarle asesoramiento para reducir su responsabilidad fiscal en el futuro.

Cualquier persona que prepare impuestos a cambio de una tarifa puede llamarse profesional de impuestos, pero no todos los preparadores de impuestos lo pueden representar a usted ante el IRS. Si su contador es un CPC, puede preparar su declaración de impuestos y representarlo ante el IRS. Del mismo modo, los agentes inscritos (EA) son profesionales fiscales que han aprobado el examen de inscripción especial proporcionado por el IRS y pueden representar tanto a personas como a empresas ante el IRS.

¿Cuándo debe contratar a un profesional de impuestos?

Ciertamente puede preparar y presentar impuestos por su cuenta, pero es posible que le falten créditos tributarios y deducciones evidentes para pequeñas empresas o que cometa errores que podrían resultar en una costosa auditoría del IRS.

Si se siente ansioso por declarar impuestos por primera vez (o incluso por 27.ª vez), un profesional de impuestos puede aliviar sus temores. Si sus impuestos son complejos, tiene una deuda pendiente con el IRS o le preocupa no cumplir con el plazo de presentación, invertir en un profesional de impuestos es una elección responsable.

Encontrar el experto financiero adecuado para su empresa

Cada empresa tiene necesidades diferentes. Puede que no esté listo para contratar a un tenedor de libros de tiempo completo, pero le vendría bien algo de ayuda para administrar los libros. Es posible que no necesite un EA para que lo ayude con los impuestos, pero le vendría bien un poco de orientación. Sin importar la ayuda financiera que necesite, tiene algunas opciones:

1. Utilizar software automatizado: Si no está listo para invertir en el tiempo de una persona real para administrar sus libros o analizar sus finanzas, un software de teneduría y contabilidad como QuickBooks Online puede servir de ayuda. Si bien esto requiere más de un enfoque de bricolaje de su parte, seguro que es mejor que el seguimiento de las finanzas en una hoja de cálculo. Además, cuando esté listo para dar el siguiente paso, será fácil para un experto financiero tomar el control donde lo dejó.
2. Utilizar un servicio virtual: En estos días, puede tomar una clase de yoga, emprender un negocio y asistir a una reunión, todo sin salir del sofá. ¿Por qué no agregar servicios contables y de teneduría a esa combinación? Los servicios financieros virtuales como QuickBooks Live Bookkeeping y TurboTax Live permiten la conexión con un verdadero experto financiero en línea para obtener ayuda cuando la necesite.
3. Contratar a un contratista o experto remoto: Estos expertos no están en su oficina, pero se dedican a su empresa y se encuentran a disposición en caso de necesitarlos. Cuando se trabaja con un experto contratado o remoto, la comunicación es clave.
4. Contratar a un profesional interno: A medida que su empresa crece, puede decidir que necesita un contador o tenedor de libros para administrar las finanzas a tiempo completo. O, al menos a tiempo parcial. Invertir en un experto financiero para su empresa significa invertir en su futuro.
5. Utilice los recursos que ya tiene: Recuerde que algunos de los expertos con los que ya trabaja pueden ofrecer servicios adicionales que se adapten a sus necesidades crecientes. Su contador puede ofrecer servicios de contabilidad o preparación de impuestos y probablemente ofrecerá esos servicios a una tarifa más baja si usted los “agrupa”.
    

No se olvide de hacer estas preguntas antes de contratar a un experto financiero

Una vez que haya decidido el nivel de experiencia financiera que necesita, asegúrese de hacer una pequeña investigación por su cuenta. Es importante trabajar con un experto financiero que comprenda su empresa, conozca su sector y tenga en mente los mejores intereses de su empresa.

Haga estas preguntas para obtener el panorama completo:

•  ¿Cuáles son sus credenciales? Cualquier persona puede llamarse experto financiero, asegúrese de  asociarse con alguien que tenga pruebas.
•  ¿Tiene experiencia en mi industria? Las empresas de cada sector operan  de manera diferente; debido a eso, puede ser  útil encontrar a alguien con experiencia previa en el suyo.
•  ¿Cuál es el alcance de sus servicios? Algunos profesionales financieros ofrecen servicios más limitados que otros.
•  ¿Cómo cotiza sus servicios? Averigüe qué incluyen sus tarifas para que no  lo tomen desprevenido.
•  ¿Tiene referencias? Los clientes pasados o actuales pueden ofrecer información adicional sobre los  servicios y la experiencia del experto.
•  ¿Cuál es el plan de respaldo si no está disponible? Los negocios no se detienen solo porque  su experto financiero sí lo hace. Un profesional siempre tiene un plan de respaldo.
•  ¿Cómo se protegen mis intereses? Los asesores financieros fiduciarios están legalmente obligados a  priorizar los intereses del cliente.

Cómo ser un buen socio de su experto financiero

Trabajar con un experto financiero, ya sea tenedor de libros, contador, asesor o profesional de impuestos, es una relación recíproca. Solo pueden hacer bien su trabajo si usted hace el suyo. Para los propietarios de empresas, esto significa:

• Mantener sus libros claros y organizados al registrar todas las transacciones con constancia
• Mantener los gastos personales y las cuentas completamente separados de los gastos y las cuentas comerciales
• Llevar un registro de fechas y plazos importantes, como plazos de presentación de impuestos
• Comunicarse de forma regular y reunirse al menos trimestralmente para mantenerse encaminado
• Ser honesto sobre sus compras, gastos, bonificaciones y cualquier otro evento o registro financiero
• Automatizar los procesos de teneduría y contables para que su experto financiero no pierda tiempo al clasificar una caja de recibos o al desmitificar una hoja de cálculo

Administrar y rastrear gastos con Amazon Business + QuickBooks

Realizar un seguimiento de los gastos, categorizar las transacciones y automatizar los procesos contables es fácil cuando se utiliza QuickBooks Online. QuickBooks se sincroniza con sus cuentas para realizar un seguimiento y categorizar los ingresos y gastos de forma automática. Y cuando compra con su cuenta Amazon Business, la aplicación Amazon Business Purchases para QuickBooks es la manera inteligente y sencilla de revisar y organizar transacciones.  Consulte descripciones de productos, costos y desgloses de cargos para cada transacción, luego clasifíquelas y hágalas coincidir con sus transacciones bancarias de manera automática.

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