El poder de Amazon Business: redefinición de la adquisición global

Muchos conocen a Amazon como una tienda para compras sobre la marcha, ya que los compradores en la actualidad priorizan la practicidad, la selección y el valor. De hecho, muchas organizaciones del sector público y comercial tienen empleados que usan sus cuentas personales de Amazon para hacer compras y luego obtener un reembolso.

Sin embargo, esto puede causar ineficiencias: los empleados pierden tiempo enviando y haciendo un seguimiento de estos reembolsos, y los autorizadores deben investigar las compras y conciliarlas con las políticas existentes. Además, gran parte de este gasto no se registra, administra ni analiza.

Las empresas y organizaciones, desde sociedades unipersonales hasta grandes empresas, gobiernos, escuelas y organizaciones de atención médica, tienen necesidades diferentes a las de los compradores individuales. Por eso Amazon creó Amazon Business. Con herramientas y funciones creadas para negocios, una amplia selección de productos relativos al sector y la practicidad y el valor de Amazon, las organizaciones de cualquier tamaño pueden simplificar la compra y avanzar hacia su próxima etapa de crecimiento.

Aunque hay muchas similitudes entre Amazon y Amazon Business, incluida una experiencia de compra conocida y sencilla, una aplicación móvil y envío fiable, la diferencia clave está en la capacidad de establecer una cuenta Amazon Business única para varios usuarios, configurar permisos de usuarios y consolidar actividades de compra para todos los usuarios en una ubicación centralizada para un país o una región específica.

Una vez establecida la cuenta consolidada, las organizaciones pueden conceder acceso a los compradores a una amplia selección de cientos de millones de productos relativos al sector, muchos con precios exclusivos para negocios.

Me reuní con los ejecutivos de Amazon Business, Andy Krzmarzick, líder de Negociaciones y Oportunidades de Crecimiento, y Ken Brennan, jefe de Adopción de Categorías, para debatir sobre el sistema que está cambiando la forma en que se hacen negocios y que genera un gran impacto en el proceso de adquisición a nivel global.

“Con Amazon Business, las organizaciones que cumplen con los requisitos necesarios pueden establecer características como Pago por factura e integrarse con más de 100 sistemas de adquisición y finanzas existentes. Con Business Prime, pueden habilitar funciones como Guided Buying para seleccionar como preferidos, restringir o bloquear ciertos productos para los compradores, acceder a envíos rápidos gratuitos de elementos elegibles y revisar tablas y gráficos informativos que ofrecen datos valiosos sobre tendencias de gastos, incluidos los compradores principales, los elementos y las categorías más compradas, entre otros”, indica Krzmarzick.

Estos datos, que antes no se registraban, permiten que las organizaciones obtengan información detallada sobre los gastos de la organización, a la vez que se mantienen la velocidad, practicidad y agilidad que los empleados necesitan para ser ágiles y centrarse en las metas de la organización.

Inicios de Amazon Business: limitar el gasto marginal

Amazon Business se lanzó en 2015 para ayudar a las organizaciones a satisfacer mejor sus necesidades de compra al por mayor y compras puntuales. Sin embargo, rápidamente Amazon Business se volvió un aliado a la hora de afrontar un problema que antes parecía no tener solución: limitar el gasto indirecto en compras menores. 

“Los aspectos destacados de los gastos en las compras menores incluyen que estas están descentralizadas, son difíciles de contar, no tienen visibilidad suficiente para los líderes de adquisición y están cargadas de innumerables proveedores con diferentes términos respecto a la experiencia del cliente y los niveles de servicio al cliente que ofrecen”, cuenta Brennan.

Amazon Business resolvió estos problemas mediante el armado de la variedad de productos para negocios más grande del mundo en una sola tienda, por primera vez.

Esta consolidación de proveedores y centralización de gastos sigue aportando más visibilidad de una serie de gastos más amplia que lo que era posible en el pasado. Esto sirvió para lograr una experiencia del cliente y niveles de servicio más coherentes.

“Incluso, Amazon Business está presente en diferentes selecciones de negocios, cuenta con descuentos específicos del negocio, gestión de cuenta dedicada y personal, y envío rápido y gratis en pedidos elegibles para miembros de Business Prime. Además, incluye un conjunto de análisis que, por primera vez, permite a los clientes obtener por su cuenta los datos de adquisición y visualizarlos de forma personalizada”, dice Brennan.

Estos beneficios son únicos en el sector y son parte de cómo Amazon Business ayuda a los clientes a hacer compras para negocios más inteligentes.

Y hoy continúan innovando.

Ahora, los usuarios de Amazon Business son negocios, organizaciones sin fines de lucro, escuelas y entidades gubernamentales de todos los tamaños que trasladan su gasto administrado de categoría a Amazon Business, además de su gasto indirecto administrado de categoría como Artículos de oficina, periféricos de TI y suministros para centros.

Aprendizajes del desenlace: cómo Amazon Business sigue siendo un proveedor fiable a pesar de las interrupciones en la cadena de suministro global

Durante las interrupciones en la cadena de suministro global recientes y continuas, Amazon Business ha funcionado como un socio clave para varios negocios, no solo por su gran selección, sino por la amplitud de su inventario detrás de esta selección.

“El motivo por el que hemos podido atender a los clientes mejor que los proveedores tradicionales en situaciones de incertidumbre en la cadena de suministro es que, detrás de nuestra gran variedad, hay millones de socios de ventas. Estos socios llevan un registro de inventario en buen estado que los clientes de Amazon Business pueden aprovechar cuando necesitan satisfacer necesidades que surgen de otros proveedores, debido a la falta de diversas fuentes de suministro” dice Brennan.

“Además del lugar que ocupamos en la seguridad de la cadena de suministro, los líderes de adquisición son el factor principal que logran que las organizaciones superen estas interrupciones sin problemas”.

Desde correr los límites de los ahorros de costos hasta el abastecimiento de los suministros faltantes, los negocios deben tener una estrategia de adquisición para lograr la agilidad de las compras. 

Más que nunca, los líderes en adquisición se centran en digitalizar los procesos de adquisición mediante nuevas tecnologías, lo que les permite moverse más eficazmente por su base de proveedores cuando surgen interrupciones. Esto garantiza que los compradores sean más eficientes, los proveedores sean más diversos y que se acelere la velocidad de compra para pagar.

Amazon Business reúne cientos de miles de proveedores y cientos de millones de productos en una sola solución, lo que brinda la capacidad de que los negocios implementen una estrategia de adquisición digital ágil rápidamente, y así fortalecer su cadena de suministro.

Brennan dice: “Esto hace que los líderes en adquisición atiendan mejor a sus clientes, empleados de sus organizaciones, al permitirles que encuentren, compren y reciban lo que necesiten de forma más eficiente".

“Ya sea que trabajen desde casa, en la oficina o en una plataforma de producción petrolera en el extranjero, Amazon Business tiene la capacidad de ayudar a los empleados a obtener lo que necesitan, donde sea que estén, y a la vez garantiza que los equipos de Amazon tengan una solución para asistir a sus clientes”.

Resiliencia: de la pandemia al progreso

En 2020, Krzmarzick trabajó como el líder único de Amazon Business para la respuesta a la COVID en el sector público, supervisando la realización de pedidos masivos de artículos esenciales, como termómetros infrarrojos, sanitizante de manos, guantes y otros productos de alta demanda que estaban en faltante.

La experiencia mostró varias vulnerabilidades en la cadena de suministro global y resaltó la importancia de la resistencia en la cadena de suministro. Hubo que intensificar el monitoreo continuo y la adaptación para mitigar el impacto de las interrupciones globales en Amazon Business y sus clientes.

Ya sea abastecer a Asia o hacer envíos en el océano, las cadenas de suministro incluyen varios barcos, procesamientos, puertos, camiones, almacenes y numerosos enlaces para llegar hasta el usuario final. Las interrupciones en la producción o una falla en estos enlaces pueden tener un impacto en los compradores y proveedores y Amazon Business no fue inmune a estos desafíos.

Gracias a su experiencia, Amazon Business ha aprendido lecciones valiosas y ha tomado medidas críticas para fortalecer su infraestructura.

Se han hecho inversiones para mejorar la entrega, en especial los envíos al por mayor, y para monitorear más de cerca el inventario a fin de garantizar que se cumplan la demanda a escala.

Además, Krzmarzick enfatiza que, antes de unirse a Amazon, no apreciaba por completo la amplitud de los suministros y la selección disponible en la tienda de Amazon Business, lo cual es un factor de mitigación en los riesgos de la cadena de suministro. Más del 50 % de todas las ventas en Amazon Business provienen de socios vendedores externos. Esta amplia red de más de 1,9 millones de vendedores ofrece negocios con un alto nivel de garantía, lo que les permite encontrar los productos que necesitan a precios competitivos, incluso durante interrupciones inesperadas.

Agilidad: Amazon Business como ejemplo

Según Krzmarzick, la agilidad crece cuando los equipos tienen las herramientas que necesitan para tomar decisiones rápidas y escalables que ayudan a cumplir sus objetivos.

Krzmarzick dice: “Los usuarios pueden hacer compras sin problemas y recibirlas directamente en la ubicación indicada y tienen disponible una amplia gama de opciones de compra durante todo este proceso. Por ejemplo, Amazon Business puede facilitar la compra de negocios pequeños y diversos, lo que impulsa la inclusión".

“También ofrecemos una función llamada Solicitar cotización (RFQ), que ayuda a los compradores a solicitar mejores precios cuando compran artículos al por mayor. Esto inicia un proceso de subasta entre los vendedores en Amazon Business, lo que resulta en que los compradores reciban mejores ofertas”.

A escala, esta herramienta tiene el potencial de transformar el proceso de solicitud para empresas y entidades gubernamentales mediante la organización del proceso Solicitar cotización en Amazon Business.

Este avance tecnológico simplifica y acelera ampliamente el proceso de adquisición, reduciendo el tiempo y los esfuerzos que se necesitan para resolver solicitudes de organización.

Krzmarzick remarcó el tiempo que se invierte en el sector público, en especial cuando era un escritor de propuestas. “Con las soluciones tecnológicas que ofrece Amazon Business, los cientos o miles de horas que se pasan organizando solicitudes se puede reducir ampliamente”.

Para Brennan, la agilidad en la adquisición implica respaldar a quienes están más cerca del problema para tomar decisiones en el momento, a la vez que se mantiene la conformidad interna y las prácticas recomendadas de gastos que han formado parte de la estrategia de adquisición por años. “Sin embargo, los últimos años han puesto a prueba los métodos estándar de implementación de una adquisición ágil y se presentó la necesidad de reinventarse” indicó.

Amazon Business ayuda a simplificar el proceso de adquisición a compra para que los compradores mantengan el control y el cumplimiento a nivel de servicio que necesitan los líderes en adquisición para garantizar que los negocios cumplan sus objetivos.

Brennan dice: “Los negocios que quieren aumentar sus capacidades tienen la opción de elegir Guided Buying mediante Business Prime. Business Prime tiene las herramientas necesarias para crear una política de adquisición dentro de la experiencia del usuario nativo para garantizar que los compradores obtengan lo que necesitan dentro de las medidas de seguridad de conformidad que hayan definido los líderes en adquisición y empresariales”.

Amazon Business ha tomado un enfoque híbrido para ayudar a las organizaciones a practicar la agilidad: además de mejorar constantemente sus propias tecnologías del sitio, se han centrado en la integración con el software financiero y de compras electrónicas del cliente, a fin de crear una experiencia unificada que cumpla sus objetivos organizacionales. 

“De esta manera, se reducen los riesgos en la cadena de suministros y se obtiene mejor visibilidad que antes de las áreas de gasto. Esto garantiza que se realicen las compras dentro de los límites definidos, pero sin ser excesivamente restrictivos a un punto que las estrategias de agilidad no cumplan las necesidades del comprador y se produzcan gastos innecesarios”.

Cómo comenzar con “Compra para negocios inteligente”

Krzmarzick en términos simples dice que la Compra para negocios inteligente permite a los compradores simplificar las compras y ahorrar en suministros diarios para poder centrarse en hacer crecer su negocio.

“En Amazon Business, pueden ubicar y comprar fácilmente artículos de valor o bajo precio de una amplia selección de millones de vendedores. Además, como estas compras se hacen en el tiempo, la tienda aprende del comportamiento del comprador y aprovecha las capacidades de machine learning para presentar incluso mejores ofertas. Esta mejora no solo sirve para el comprador individual, sino que también se basa en la actividad de compras de cientos de miles de compradores en toda la organización”.

Brennan agrega que la misión de Amazon Business siempre ha sido reinventar la compra para sus clientes y ayudarlos a cambiar a métodos más modernos de adquisición para que puedan explorar el futuro de la adquisición a pago.

“En general, comenzamos por capturar más del gasto marginal dentro de un negocio, que históricamente está descentralizado y es previo en su naturaleza. Pero no termina ahí”. “La meta compartida que tenemos con los clientes es encontrar formas de optimizar su base de proveedores y pasar categorías enteras de gasto indirecto a un entorno de adquisición a pago más moderno que incorpore la tecnología”.

De esto surge la creación de una inteligencia nueva dentro de la adquisición a compra que se extiende hasta el nivel de usuario, lo que ayuda a las organizaciones a aplicar una política de adquisición uniforme para una variedad más amplia de gasto de forma automática. De esta manera se reduce el costo año a año.

“La compra para negocios inteligente significa varias cosas en cuanto a lo que Amazon Business puede hacer”, dice Brennan. 

En resumen, Amazon Business está cambiando el mundo de la adquisición.

Simplifica el proceso de adquisición para facilitar que los clientes obtengan los productos que necesitan. 

Resuelve las necesidades incumplidas de los clientes, amplía continuamente su selección y agrega nuevas herramientas y funciones pertinentes.

“Somos una buena opción para cualquier organización, en cualquier etapa: al comienzo, durante el crecimiento y en la transformación”, dice Brennan. “Nuestro instinto es inventar, nos cuestionamos los que otros no y creamos mejores maneras de hacer lo que se necesita lograr”.

Cuando se le preguntó si quería agregar algo, Brennan dijo: “Sí. Conecte con los representantes de Amazon Business para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a hacer compras para negocios más inteligentes”.

Este artículo se publicó originalmente en Procurement Magazine.