Seguir el ritmo de las responsabilidades cada vez mayores de los equipos de adquisición en la actualidad

Hay muchos héroes desconocidos detrás de escena, que ayudan a las agencias estatales y locales a prestar servicios públicos. Un grupo que casi no tiene el reconocimiento que merece es el de hombres y mujeres a cargo de las adquisiciones.

Más allá del avance de las agencias estatales y locales que brindan a sus empleados más herramientas modernas, la realidad es que los profesionales de adquisiciones asumen un abanico creciente de desafíos que los funcionarios gubernamentales en general deben reconocer y ayudar a resolver.

Varios de los desafíos más importantes se detectaron en una evaluación reciente de las tendencias de adquisición recabadas por Gartner, tras encuestar a líderes de adquisición mundiales. Si bien en los resultados se destacó las fuerzas dinámicas que afectan el trabajo de los equipos de adquisiciones en todo el mundo, hay cuatro observaciones que quizás resulten familiares a los funcionarios de adquisiciones estatales y locales:

1. Mayor complejidad de las demandas y compensaciones en competencia

Antes los funcionarios de adquisiciones tenían que encontrar un equilibrio entre costos, calidad y velocidad para tomar decisiones sobre adquisiciones. Hoy en día, los profesionales de adquisiciones deben considerar otros factores, como la sostenibilidad, los riesgos que surgen, la innovación y diversidad, la equidad y la inclusión. Tres de cada cuatro profesionales de adquisiciones afirmaron en una encuesta de Gartner que la cantidad de tareas que deben realizar ha aumentado en el último año. Y nueve de cada diez líderes de la cadena de suministro estiman que la complejidad en el abastecimiento y la adquisición seguirá aumentando en los próximos dos años.

2. Creciente demanda de un abastecimiento responsable

Los funcionarios de adquisiciones también sienten la presión de contribuir a metas medioambientales, sociales y gubernamentales, como así también de comprar en sitios locales cuando es posible. Parte de la presión que sienten se debe a los requerimientos normativos, según comentó el 58 % de los líderes de adquisición en una encuesta de Gartner. Sin embargo, casi la misma cantidad (el 56 %) señalaron la retención de clientes y la mitad (49 %) mencionaron la mitigación de riesgos y la resiliencia. Esto da como resultado cada vez más investigación y auditorías. Más de la mitad de los líderes de adquisición esperan incrementar las responsabilidades generales de sus equipos para el año próximo.

3. Sobrecarga cognitiva por parte del personal de adquisición

Sumado a la mayor complejidad en adquisiciones, existe un aumento similar en la rápida transformación y el tipo de cambio en la actualidad. Los equipos de adquisiciones están descubriendo nuevas tecnologías, cadenas de valor, modelos operativos y procesos. Por consiguiente, no solo hay nuevas tareas y responsabilidades para los empleados de adquisiciones y abastecimiento, sino también cada vez más fatiga, desgaste y sobrecarga cognitiva que conllevan nuevos riesgos para los gobiernos estatales y locales.

4. La tecnología ayuda, pero es difícil de obtener

Seis de cada diez líderes de adquisiciones afirmaron en una encuesta reciente de Gartner que la última tecnología de adquisición afectaría en gran medida el rendimiento en los próximos uno o dos años. Sin embargo, cuatro de cada 10 líderes calculan que será más difícil de conseguir el financiamiento de la tecnología de apoyo. Por experiencia, los funcionarios de adquisiciones también sostienen que cada vez más difícil obtener el apoyo tecnológico necesario: Solo alrededor del 17 % de las personas expresaron en una encuesta de Gartner que tenían la tecnología deseada, mientras que el 34 % afirmó que solo obtuvieron parte o una versión anterior de la tecnología que necesitaban.

No se habló del desafío que asumen las agencias al encontrar y formar profesionales de adquisiciones que comprendan y estén dispuestos a adoptar los requerimientos particulares de las adquisiciones gubernamentales.

Repensar cómo se logra la adquisición

Una forma en que las agencias estatales y locales y sus departamentos de adquisiciones pueden sortear estos desafíos de frente es en cooperación con Amazon Business para satisfacer a escala las demandas actuales cada vez mayores. En la actualidad, Amazon Business presta servicios a 55 empresas listadas en Fortune 100, a los 50 estados y el Distrito de Columbia y a 90 de 100 de los gobiernos locales más poblados.

Entre otras capacidades de adquisición, Amazon Business puede ayudar a los gobiernos estatales y locales a hacer lo siguiente:

• Ahorrar tiempo y reducir costos: Gracias al motor de cotización personalizada en la nube y centralizado de Amazon Business, Request for Quote, que se integra con más 90 sistemas de adquisiciones, las agencias pueden aprovechar un software de adquisición actualizado, acceder a miles de proveedores preaprobados y obtener suministros con más rapidez y relación costo-eficacia.
• Hacer pagos con más eficiencia:  Tras consolidar las compras en una factura y pagar con el método preferido, las agencias pueden optimizar los procesos sin ir en detrimento de la capacidad de mantener auditorías contables minuciosas.
• Obtener mayor visibilidad y control:  Al agregar la capacidad de monitorear y administrar el acceso a compras socialmente responsables, las agencias pueden encontrar un mayor equilibrio de hacer comprar locales y sostenibles de distintos proveedores. Además, los funcionarios de adquisiciones pueden tener más visibilidad de su actividad de compras mediante la Analítica de Amazon Business.

Conforme crecen las demandas sobre las agencias estatales y locales, también lo hacen las demandas sobre sus equipos de adquisiciones. Brindar a los funcionarios de adquisiciones más apoyo sólido, sumado a las herramientas que necesitan para seguir el ritmo de las demandas crecientes de adquisiciones, ayudará a las agencias a tomar decisiones de compras inteligentes de negocios y prestar servicios con más efectividad.

Este artículo apareció originalmente en StateScoop.