Cómo pueden adaptarse los líderes de adquisiciones en medio del “cambio constante”

La cadena de suministro y las adquisiciones fueron, de muchas maneras, más difíciles en 2022 que en el punto más alto de la pandemia en 2020. Para evitar cualquier interrupción en las operaciones del hospital, los líderes de adquisiciones deben seguir asegurándose de que los médicos tengan acceso ininterrumpido y sin interrupciones a los suministros necesarios, como siempre. Hoy en día, deben transitar simultáneamente los cambios en la fuerza laboral y los márgenes más ajustados, además de la escasez más frecuente de suministros, los retrasos de los productos y también las fluctuaciones en los precios.

Las organizaciones conversan casi todos los días con proveedores y socios proveedores sobre el costo de las materias primas, otros costos o la logística, según dicen los líderes de adquisición de atención médica que hablaron con Modern Healthcare Custom Media. Y la escasez abarca todo tipo de artículos, un día pueden ser torniquetes y al día siguiente jeringas.

Estos desafíos son comunes en toda la industria de cuidados intensivos. El Informe de adquisiciones del estado de la empresa de 2022 de Amazon Business descubre que los líderes de atención médica solo pueden planificar las compras con anticipación hasta cierto punto y, a menudo, deben “encontrar, comprar y obtener suministros críticos con poca antelación, todo mientras solicitan la autorización de múltiples partes interesadas”.

Según el informe de Amazon Business, en todas las industrias, casi el 47 % de los compradores entre empresas (B2B) esperan administrar un mayor presupuesto este año que el año pasado. Sin embargo, quienes están experimentando disminuciones, que podría ser el caso de los compradores de atención médica, son llamados a gastar de manera más inteligente.

Los proveedores de atención médica pueden perder fácilmente oportunidades clave para optimizar o consolidar los gastos. Los procesos de compra tradicionales pueden llevar mucho tiempo y ser limitantes, lo que obliga a los compradores de atención médica a arriesgar factores importantes, incluido el punto de precio del producto y el estado de certificación del proveedor. El desafío se ve agravado por la distribución continua de la fuerza laboral en entornos domésticos y presenciales, ya que podrían realizarse más compras fuera del equipo de adquisiciones centralizado o de los canales de adquisiciones tradicionales.

Para tener éxito a largo plazo, los proveedores de atención médica deben ser creativos y resilientes con sus estrategias de compra y gestión de la cadena de suministro, y aprovechar las herramientas y tecnologías que permiten una mayor eficiencia. “En una industria donde el tiempo es realmente esencial, la capacidad de pedir suministros rápidamente y con bajo nivel de estrés permite a los proveedores de atención médica centrarse en lo que más importa: sus pacientes”, dijo Todd Heimes, director y gerente general de Amazon Business.

Asociaciones de personas y proveedores

Para mantenerse competitivos, los equipos de adquisiciones trabajan continuamente con médicos y personal no clínico por igual para encontrar artículos o proveedores de servicios sustitutos que satisfagan las necesidades de los miembros del equipo, así como los estándares clínicos. Esta comunicación continua es esencial en toda la atención médica, una industria con necesidades de productos y características hiperespecíficas. También se debe informar regularmente a los profesionales de adquisiciones sobre las nuevas tecnologías y tendencias, brindándoles la información correcta para que puedan realizar sus trabajos de la manera más efectiva posible.

A nivel externo, los equipos pueden impulsar la eficiencia fortaleciendo las relaciones con los proveedores, enfocándose en la transparencia y buscando soluciones que sean mutuamente beneficiosas en lugar de ser meramente transaccionales. Muchos compradores de atención médica están adoptando cada vez más esta estrategia para mejorar la garantía de la oferta y mitigar las presiones inflacionarias.

Es esencial trabajar con proveedores y socios para minimizar cualquier aumento de precios y encontrar oportunidades para ser creativo. Los proveedores no pueden absorber el aumento total del costo de las materias primas y la logística de transporte, lo que deja a las organizaciones de atención médica con opciones limitadas. Para distribuir la carga y asegurarse de que las relaciones con los proveedores sean mutuamente beneficiosas, las organizaciones de atención médica pueden utilizar datos y análisis. Pueden sopesar las ventajas y desventajas de recortar costos en otras áreas, como con el envío rápido o la disminución de la utilización de productos no esenciales.

Se reduce a analizar “qué relaciones podemos construir, fortalecer y madurar aún más con nuestros socios proveedores”, dijo un líder de adquisiciones.

Aprovechamiento del análisis de datos

En los modelos de adquisición tradicionales, los proveedores y distribuidores suelen tener dudas sobre si deberían compartir datos sobre decisiones comerciales. Desafortunadamente, las limitaciones de los recursos podrían hacer que las organizaciones de atención médica dependan de estas relaciones estándar que carecen de total transparencia en las decisiones de compra.

Dada la necesidad de contar con un enfoque de compras basado en datos y que sea consciente de los costos, algunos equipos están trabajando para ampliar el alcance de las revisiones comerciales de los proveedores. En lugar de retroceder en los intercambios transaccionales de las métricas, una organización puede entablar un diálogo con los proveedores en toda su huella de servicio. Trabajar con socios innovadores de esta manera puede ayudar a los sistemas a crear un conjunto de datos más sólido para obtener la tan ansiada visibilidad de todo el ciclo de compra de suministros, incluido el costo total de propiedad.

Estos análisis necesarios ayudan a las organizaciones a equipar a los ocupados miembros del equipo con información relevante a pedido, lo que permite tomar decisiones comerciales más informadas. Después de todo, la visibilidad habilitada por la tecnología ayuda en última instancia a los compradores de atención médica a identificar y aumentar la eficiencia, que es su principal prioridad de mejora de adquisiciones, según el informe de Amazon Business.

Por ejemplo, la visibilidad del historial de compras de la organización puede revelar tendencias y oportunidades clave para optimizar el gasto, como la consolidación de proveedores, las compras al por mayor y las exenciones de impuestos. También es de vital importancia en el panorama actual poder comparar el historial de pedidos y pagos, monitorear la recepción de facturas y rastrear pedidos, envíos, devoluciones, reembolsos, etc.

Más allá de los gastos, las organizaciones de atención médica se centran en la sostenibilidad y diversificación de los proveedores, ya que las partes interesadas prestan más atención al impacto en la comunidad. Esto requiere una perspectiva más profunda de las credenciales de los proveedores, pero la información debe consolidarse en informes y paneles fáciles de usar a fin de evitar el lento esfuerzo de tener que rastrear datos dispares.

Caminos comprobados hacia el éxito

Docenas de sistemas hospitalarios atendidos por Amazon Business pueden dar fe de las ventajas de un sistema de adquisiciones en línea capaz de integrarse con la tecnología de adquisición y contabilidad existente.

Estas integraciones proporcionan eficiencia y agilidad a escala al permitir a los equipos de suministro automatizar tareas que consumen mucho tiempo, identificar y pedir suministros, y evaluar los estados de certificación de los proveedores, todo en un solo lugar.

Amazon Business ha tenido un impacto positivo significativo en la estrategia general de la cadena de suministro en organizaciones de todo el país. Al tiempo que ofrece la capacidad de tomar decisiones más informadas, permite un plazo más rápido desde el pedido hasta la entrega, a menudo con mayores ahorros de costos en comparación con los canales tradicionales.

"El comercio electrónico nos está ayudando a encontrar el equilibrio entre la eficiencia de la cadena de suministro y múltiples fuentes de resiliencia", comentó Régine Villain, director de la cadena de suministros de Ochsner Health System en Nueva Orleans. "Estos son requisitos para estas compras… y es importante que trabajemos con Amazon Business para conocer bien esos requisitos. Esto puede abarcar de todo: desde las especificaciones de suministro correctas y el precio hasta las necesidades de entrega, el soporte administrativo y otros requisitos".

A través de Amazon Business y el acceso que proporciona a cientos de millones de productos en todo el mundo, los compradores tienen la oportunidad de ahorrar hasta un 10 % con descuentos por volumen y un 10 % con precios exclusivos para empresas. Business Prime ofrece envío gratis en dos días para pedidos elegibles. Estos ahorros de costos y tiempo son una necesidad crítica para los responsables de la toma de decisiones que realizan compras en entornos de atención médica aguda.

Para lograr éxito y crecimiento a largo plazo, las organizaciones buscan eliminar las ineficiencias siempre que sea posible, y la clave será forjar relaciones internas y externas innovadoras a la vez que toman decisiones informadas e impulsadas por el análisis.

Este artículo apareció originalmente en Modern Healthcare.