El socio adecuado para el cambio en las compras

En cualquier empresa, la ineficiencia es un anclaje que la retiene. Los procesos desarticulados y opacos que a menudo rodean a las adquisiciones, en particular el gasto indirecto, representan exactamente eso: arrastrar a las organizaciones que serían eficientes si no contaran con ellos. Para que las compras sean dirigidas y estratégicas, deben ser transparentes y estar alineadas con objetivos más grandes. “Pienso en un marinero con un periscopio. Mira al horizonte hacia donde se dirige el negocio y luego regresa a la base de proveedores para identificar quién puede ayudar a llegar allí”, dice Joanna Martinez, fundadora de Supply Chain Advisors, LLC. “Aquí es donde la adquisición puede agregar un gran valor”.

Para obtener ese tipo de eficiencia estratégica, las empresas no pueden enredarse tratando de construir relaciones profundas con cada proveedor, ya sea esencial o no, a través de una serie de negociaciones independientes. “Muy pronto se dará cuenta de que la ganancia marginal que obtiene al negociar cada uno de esos contratos es muy mínima en relación con la cantidad de ancho de banda desde la perspectiva de las personas que emplea para eso”, dice Moz Thomas, director de Business Prime en Amazon Business.

Para las grandes empresas que pueden tener decenas de miles de proveedores, negociar con cada uno de ellos de manera individual puede no ser posible.

En 2018, ExxonMobil gastó más de 25 000 millones USD con más de 100 000 proveedores únicos en gastos de capital y exploración, de los cuales más de 2000 millones USD fueron con diversos proveedores y pequeñas empresas en los Estados Unidos. La complejidad inherente, tanto en dólares gastados como en la cantidad de proveedores, hizo que la gestión de proveedores y las relaciones entre compradores y vendedores fueran especialmente críticas.

“Nuestra huella de compras es global. Tenemos miles de clientes y personal de adquisiciones que tienen diferentes necesidades”, dice Nassim Kefi, gerente de adquisiciones de ExxonMobil. “Por ejemplo, las prioridades para una instalación en alta mar frente a una refinería en la Costa del golfo de EE. UU. serán diferentes. Como profesionales de adquisiciones, debemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y asegurarnos de que obtengan los servicios que necesitan al precio más rentable, y que los materiales se entreguen en su totalidad y a tiempo para que no haya tiempo de inactividad, lo cual es muy costoso en nuestra industria. Y hacemos todo eso de manera segura”.

Dado el increíble volumen de transacciones comerciales, señala que incluso “el más mínimo descuento” que favorezca la eficiencia y los ahorros aporta un valor comercial significativo.

La optimización de la adquisición en ExxonMobil significó encontrar un equipo con la capacidad tecnológica para impulsar la transformación digital en las compras, reformar los procesos y alimentar la innovación genuina, y la capacidad de escalar para satisfacer las necesidades de ExxonMobil. Se recurrió a Amazon Business, una división de Amazon que presta servicios a empresas y organizaciones.

Una prioridad principal fue proporcionar a los empleados una experiencia de compra sólida y competitiva con datos claros para ayudar a impulsar decisiones de compra más inteligentes. “Tienes cientos de millones de productos para elegir”, dice Kefi. “Desde una perspectiva comercial, Amazon Business también ofreció descuentos por cantidad y paneles de análisis capaces de extraer datos de compras históricos, junto con un servicio al cliente dedicado. La propuesta de valor estaba allí y la reconocimos desde el principio”.

Garantizar que Amazon Business funcione no solo para grandes empresas como ExxonMobil, sino también para pequeños y medianos compradores comienza con el enfoque centrado en el cliente de Amazon, con el entendimiento de que un modelo de empresa a empresa requiere enfocarse en diferentes desafíos para formar un tipo diferente de asociación, dice Petra Schindler-Carter, directora y gerente general de Amazon Business.

Señala que los clientes comerciales necesitan controles más estrictos y mayor visibilidad para controlar los gastos no autorizados, y flujos de trabajo e información que se integren con los sistemas de adquisición existentes. También requieren la capacidad de guiar la compra hacia intereses estratégicos o regulatorios, ya sea centrados en productos sostenibles en el sector privado o en la diversidad y los requisitos de proveedores locales en el sector público. Es el marco de servicios que respalda a Amazon Business, impulsado por los datos. “Perspectivas y aprendizajes sobre las tendencias de compra. Observar los datos de abastecimiento históricos del cliente y la previsión. Patrones previstos que les permitirán ser mucho más optimizados en su adquisición y, en última instancia, reducir los costos”, dice Schindler-Carter.

“Automatizado, sin interrupciones, sin contacto”, dice Kefi. “Eso es el Santo Grial para la adquisición”.

Un socio de calidad también debe estar consciente de lo que diferencia a una empresa de otra. Un solo tamaño (o solución) no se adapta a todos. Como señala Martinez, no todas las empresas definen el valor de la misma manera y, además, toman decisiones de compra en función de un número de criterios. “Usted se preocupa por la calidad, la confiabilidad y el costo. Quiere un socio que comparta sus estándares éticos tenga finanzas sólidas, pueda innovar”, dice. Algunas prioridades siempre son importantes; otras cambian rápidamente a medida que cambia el panorama comercial.

Es un entorno donde la flexibilidad, la adaptabilidad y el enfoque en las necesidades del cliente son cruciales. Schindler-Carter apunta a los equipos de servicio de Amazon Business diseñados para apoyar a los clientes en su incorporación inicial y en la implementación de características o ciertos permisos, grupos o flujos de trabajo configurados para cumplir con las prioridades de cumplimiento y los límites de seguridad según lo definido por cada empresa.

“Al no aceptar el orden establecido, nos sentimos bastante seguros de que tenemos una tremenda oportunidad de redefinir la forma en que compran las empresas”, dice. “Y estamos entusiasmados de ser parte del viaje con ellos”.

Kefi de ExxonMobil está de acuerdo y ve una oportunidad aún mayor. “Hoy en día, la adquisición está a la vanguardia de la transformación digital”, dice. “Estoy hablando de formas innovadoras de generar nuevo valor comercial, de nuevas soluciones tecnológicas, de nuevos procesos y transformación cultural. Y la adquisición está en el medio de eso”.