Impulsar la adquisición para el futuro de los negocios

El mundo de los negocios es tan amplio y diverso como los productos que las organizaciones necesitan. Pero con bastante frecuencia, los procesos disponibles para la compra de estos bienes sirven más como obstáculos que como oportunidades: son desarticulados y opacos, impulsados manualmente, a menudo construidos sobre sistemas inadecuados y con poca información utilizable, incluso en una era de transformación digital.

“Tradicionalmente, los procesos de adquisición no han sido capaces de optimizar el desempeño para la organización”, dice Jennifer Brown, directora, líder de gestión de suministros y adquisiciones digitales en Deloitte, y experta en cadenas de suministro y adquisiciones. “Verá operaciones realmente desafiadas por cambios menores en la forma en que hacen negocios”.

La adquisición como mecanismo de innovación dentro de la empresa parece poco probable. Peor aún, esas ineficiencias y limitaciones hacen que las compras (una función que toca los aspectos críticos de los planes estratégicos y financieros de una organización) sean tanto lentas como no estratégicas, ya que los gerentes de compras terminan tomando decisiones justo a tiempo o aquellas basadas en datos inadecuados sobre las prioridades comerciales.

Como señala Petra Schindler-Carter, directora y gerente general de Amazon Business, las malas prácticas de adquisición roban a los negocios la oportunidad de usar la compra “como una oportunidad estratégica, un impulsor de valor incremental o una oportunidad de transformación”. “Las compañías que adoptan una mentalidad diferente dicen que tiene que haber una mejor manera de hacerlo”.

En un mundo que se digitaliza rápidamente, el comercio electrónico abre nuevas vías para que las empresas aborden sus necesidades de compra. Sin embargo, la verdadera transformación del proceso de adquisición requiere una experiencia sin fricciones capaz de unir a los compradores con los vendedores más adecuados para satisfacer las necesidades de abastecimiento estratégico. También requiere datos que ayuden a las empresas a aumentar la visibilidad de sus gastos, anticiparse a las necesidades y hacer coincidir las opciones de compra con objetivos estratégicos y culturales más grandes.

“Digamos que soy una pequeña empresa o una pequeña escuela primaria. No tengo espacio para almacenar lo que mi proveedor a granel tradicional pueda querer que tenga en el sitio. Nuestro software y algoritmos de reabastecimiento probablemente estén haciendo un mejor trabajo matemático para predecir cuáles deberían ser esos volúmenes de reabastecimiento y facilitar la vida cotidiana de nuestros clientes”, dice Schindler-Carter. “Por el contrario, una empresa multinacional de la lista Fortune 50 necesita proveedores que puedan prestar servicios de manera confiable y manejar la adquisición de miles de productos a corto plazo”.

Al aplicar la experiencia familiar de compra de los consumidores a un contexto de empresa a empresa, Amazon Business conecta una gama completa de compradores y vendedores, mientras que aplica barreras de protección para ayudar a las organizaciones a controlar los gastos y aumentar la transparencia en los informes, así como la capacidad de integrarse en los sistemas de compras electrónicas existentes.

Dentro de ese marco centrado en el negocio y enfoque centrado en el cliente hay una red masiva que vincula a vendedores de todos los tamaños en múltiples categorías con compradores de todo tipo. Esa diversidad y escala son atractivas para cualquier empresa. Intel, por ejemplo, se ha inclinado mucho en el comercio electrónico y aprecia el impacto que una sólida comunidad de vendedores puede tener en los precios y el acceso, ayudando a los clientes potenciales a encontrar y comprar sus productos de manera más efectiva.

Es una evolución natural para la compañía, con una larga lista de beneficios.

“Hay tiempo, hay conveniencia, se eliminan complicaciones”, dice Phil Vokins, director de servicios en la nube de Canadá, en Intel Corporation. “Y la información correcta dirigida al cliente, significa que habrá mejores decisiones para su negocio”. Cree que aprovechar la confianza que Amazon ha construido en el espacio del consumidor solo mejora las oportunidades disponibles para la empresa a través de Amazon Business, una división de Amazon que presta servicios a empresas y organizaciones. “Lo aceptamos, pensamos que los clientes lo aceptan y estamos agradecidos por otra oportunidad para llevar nuestra tecnología de vanguardia al mercado”.

La visibilidad que proporciona Amazon Business es invaluable.

“No puedo contar cuántos productos tienen cosas de Intel adentro. Más de miles, si no cientos de miles de productos, desde computadoras hasta servidores y todos los periféricos y la red, la memoria y el almacenamiento que los fabricantes traen al mercado”, dice Vokins. “Alguien que puede aportar de manera confiable la mayor cantidad posible de esa amplitud al mercado solo puede ser bueno para Intel, y también podría argumentar que también puede ser bueno para el cliente”.

Como mecanismo de innovación, el comercio electrónico a gran escala funciona de dos maneras. Primero, al eliminar complicaciones, se ayuda a guiar la compra de maneras que se alinean con las necesidades de la empresa. Y, al exponer una gama más amplia de opciones, regresa a aquellos responsables de la adquisición, lo que podría ser el activo más valioso que tiene una empresa: el tiempo. “Cuando puede liberar a las personas de las tareas mundanas, son libres de trabajar en tareas de valor agregado”, dice Moz Thomas, director de Business Prime en Amazon Business. Al igual que la versión para el consumidor de Amazon Prime, Business Prime ofrece opciones de envío gratuito, pero con la incorporación de características favorables para la empresa, como herramientas para realizar un seguimiento de los gastos y crear políticas de compra específicas de la empresa que guíen las compras.

Para las empresas con necesidades de amplio alcance, esos conjuntos de funciones, combinados con la escala de la selección disponible, pueden ayudar a evitar interrupciones en el suministro.

Schindler-Carter describe la experiencia de una gran empresa multinacional de energía. “Históricamente, los proveedores se acercaron a él y requirieron contratos tradicionales de tasa de cumplimiento, suponiendo que fuera monolítico. Pero la compañía de energía no lo era. De hecho, era increíblemente diverso, con necesidades que van desde productos para una plataforma de perforación hasta juguetes para su sistema de guardería”, dice. “Fue muy difícil gestionar todos esos datos y pronosticar lo que la compañía necesitaba”.

Mediante el uso de datos de abastecimiento históricos creados a partir de Amazon Business Analytics, la empresa de energía pudo desarrollar conocimientos y aprendizajes sobre las tendencias de compra, lo que ayudó a pronosticar las necesidades futuras con mayor precisión. Según Schindler-Carter, el resultado fue una mayor eficiencia en los procesos de adquisición y menores costos.

El papel de los datos como fuerza para la innovación es significativo. La gestión efectiva del proceso de compra requiere “análisis y la capacidad de tener esas perspectivas y poder confiar en la inteligencia artificial y cognitiva”, dice Brown de Deloitte; “ser capaz de extraer datos rápidamente para poder tomar decisiones en tiempo real o incluso decisiones previstas”.

Eso puede significar información sobre tendencias de compra, abastecimiento histórico y cálculos predictivos que detectan patrones y permiten un proceso de adquisición más simplificado, dice Anne Rung, anteriormente administradora, Oficina de Política de Adquisiciones Federales durante la administración de Obama, y ahora directora del sector público, en Amazon Business. Con Amazon Business, esas capacidades se basan en la fortaleza de Amazon en la IA y el aprendizaje automático.

Aun así, el apetito por la información es difícil de satisfacer. “Uso de aprendizaje automático e IA: no podemos dar a nuestros clientes suficientes capacidades de datos. Para los clientes del sector público, los datos son la clave para administrar sus gastos y garantizar la responsabilidad y la transparencia para los contribuyentes”, dice Rung.

Para una compañía como Intel, que depende de vendedores externos para llevar sus productos al mercado, esa transparencia es clave. Al transmitir información detallada de los productos a través de Amazon Business, la empresa puede demostrar en términos claros lo que hacen sus productos y por qué Intel es líder en su campo. “Es vital que el cliente vea el último producto que estamos sacando como algo que quiere comprar, en lo que quiere invertir y que comprenda las razones por las que debería hacerlo”, dice Vokins.

Una solución de compra de comercio electrónico bien construida significa la oportunidad de comprender a todos comprando y vendiendo productos Intel. “No todos nuestros clientes tienen personal de compras dedicado. De hecho, a menudo solo lo hacen los clientes más grandes”, dice Vokins. “Tenemos que ponernos en su lugar para que podamos entender lo que necesitan y brindar la mejor experiencia”.