Transformación de adquisiciones: cómo agilizar los procesos y aumentar la eficiencia

El objetivo final de un equipo de adquisiciones de negocios es ahorrar dinero. Esto generalmente resulta de negociar mejores tarifas con los proveedores o desarrollar estrategias más amplias para reducir el gasto, como hacer un mejor uso de los presupuestos, ahorrar tiempo y reducir el riesgo de la cadena de suministro.

¿Qué es el gasto residual y por qué es importante?

Si bien es relativamente fácil identificar el potencial de ahorro de las categorías de gastos importantes y un número relativamente pequeño de proveedores (y demostrar los rendimientos como resultado), puede ser mucho más difícil hacerlo con lo que se denomina gasto residual. Esto se refiere al dinero que se gasta de forma específica con un gran número de proveedores en varias categorías diferentes, a menudo por parte de empleados individuales fuera del ámbito de competencias de compras. La gran cantidad de transacciones puede dificultar el seguimiento de lo que se gasta y con quién.

Los equipos de adquisiciones necesitan saber qué, cuándo y por qué se gastó y con qué proveedor. En un clima económico incierto, con las empresas bajo más presión que nunca, dicha inteligencia es vital si las organizaciones quieren mantener los costos bajo control y mitigar los aumentos de precios. No obstante, sin datos precisos y en tiempo real sobre estas compras de gran volumen y bajo gasto, es imposible incluso comenzar a reducir el gasto no planificado. 

Equipados con estos conocimientos, los líderes de adquisiciones pueden canalizar el gasto no planificado de su organización en un número menor de proveedores, mediante las economías de escala, e implementar iniciativas más amplias, como compartir recursos en todo el negocio o sugerir productos alternativos. También ofrece la agilidad para responder a situaciones cambiantes: para cambiar de proveedor en caso de aumento de precios o si representa una amenaza creciente para la viabilidad o el suministro, o para priorizar proveedores de un entorno particular o con ciertas credenciales. Nada de esto es posible sin datos precisos y confiables.

Empleo de la inteligencia de gastos a fin de desbloquear ahorros para empresas de todos los tamaños

Muchas organizaciones recurren a Amazon Business a fin de permitir compras digitales rápidas y rentables para una amplia gama de productos. Además de brindar acceso a precios exclusivos para empresas de múltiples proveedores, en un formato que ya es familiar para millones de personas, la plataforma proporciona una visibilidad profunda de los gastos cruciales y análisis avanzados para los equipos de adquisiciones.

Las empresas pueden acceder a una amplia gama de informes prediseñados que cubren datos sobre pedidos, envíos, devoluciones, reembolsos y conciliaciones. Además, también pueden trabajar con Amazon Business para crear informes personalizados a fin de obtener información más detallada con Visibilidad de gastos, un beneficio de Business Prime. Amazon Business también puede integrarse con más de 100 sistemas de adquisiciones o ERP diferentes, de modo que los equipos de adquisiciones puedan mejorar la visibilidad de sus gastos sin interrumpir los ecosistemas tecnológicos existentes.

Esta percepción mejorada puede permitir un mayor análisis y acción. Provistos de datos precisos y soporte personalizado de Amazon Business, los equipos de adquisiciones pueden ajustar o configurar los procesos de compra, reducir las barreras entre los equipos internos y escalar la adopción para disminuir las interrupciones y maximizar los ahorros. Por ejemplo, podría tener sentido consolidar el gasto en una categoría particular con un proveedor o examinar si tales compras son realmente necesarias. También es posible vincular esto con prioridades más amplias de la empresa al evaluar cuánto se gasta en empresas pequeñas y locales, o en empresas propiedad de minorías o veteranos, por ejemplo.

Asociaciones estratégicas a través de compras de negocio más inteligentes

“Amazon Business es más que una solución de compras digitales: somos un socio comercial estratégico para la adquisición”, dice Todd Heimes, director y gerente general de Amazon Business. “Podemos convertir fácilmente los datos en información procesable para mejorar la visibilidad de gastos. Tener una visión integral del gasto organizacional y llevar a cabo un análisis de compradores ayuda a los negocios a identificar ahorros y eficiencias y también puede ayudar con los objetivos ambientales, sociales y de gobierno”. Un ejemplo sería identificar cuánto dinero se gasta con proveedores locales y exigir que los proveedores locales sean la opción preferida para todos los gastos de esa categoría usando Guided Buying (una característica de Business Prime) para apoyar a las empresas en el área y reducir las emisiones de carbono asociadas con la entrega.

Hacer uso de Amazon Business también permite a las organizaciones controlar el gasto en primer lugar. Además de restringir quién puede realizar compras, es posible limitar la cantidad total de dinero que se gasta o imponer límites de gasto en categorías particulares. Cualquier solicitud que supere un límite establecido se puede marcar para su autorización por parte del equipo de adquisiciones. Los pedidos más grandes se pueden enviar a varios proveedores, con una solicitud de cotización, lo que genera más ahorros.

Simplificación de las compras de negocio con USO

Más de seis millones de empresas ya utilizan Amazon Business, que comenzó a operar en 2015. Estas van desde pequeñas y medianas empresas como la empresa familiar Red River Brewing Company en Nuevo México hasta empresas Fortune 100.

Una empresa que se beneficia de los ahorros y de una mayor visibilidad de sus hábitos de compra es United Service Organisations (USO), que ayuda a brindar apoyo a mujeres y hombres que sirven en las fuerzas armadas de EE. UU. Con 250 ubicaciones, la organización necesitaba un medio para consolidar el gasto entre menos proveedores y utilizar la información de gasto para mejorar la eficiencia y garantizar la relación calidad-precio.

“Cuestiones como autorizar facturas y conciliar recibos de gastos solían llevar de cinco a siete días y ahora solo llevan dos”, dice Rick Quaintance, líder de adquisiciones en USO. “Lo que solía ser un proceso manual que requería gran parte de nuestro tiempo ahora está casi totalmente automatizado. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores de los centros para obtener lo que necesitan de manera más rápida y eficiente.

“Además, esta nueva solución integrada también nos proporciona una mayor visibilidad de los gastos en la USO, un beneficio clave para una organización global sin fines de lucro que tiene que informar regularmente sobre cómo utiliza el dinero de los donantes en diferentes zonas horarias”. Los ejecutivos exigen un mayor crecimiento, una innovación más rápida y presupuestos más ajustados para combatir los efectos del año pasado y mejorar el rendimiento de la organización. Los equipos de adquisiciones deben pasar de ser una función de apoyo a convertirse en un impulsor estratégico para la empresa.

Este artículo apareció originalmente en USA Today.