Cumplir con las necesidades de compra del sector público

En todos los sectores, la adquisición presenta su propio conjunto de desafíos. Sin embargo, las compras del sector público ocupan un espacio propio.

“Con fondos limitados para la inversión, la adquisición a menudo carece incluso de las piezas de tecnología más básicas. Por lo general, las empresas del sector público no participan en la revolución digital que se lleva a cabo”, dice Joanna Martinez, fundadora de Supply Chain Advisors, LLC. “Los negocios del sector público tienden a tener procedimientos de compra complejos que deben seguirse por ley. Es difícil introducir una innovación que se aparte de lo que aparece en el manual”.

La ciudad de Miami es uno de los muchos organismos gubernamentales que intentan cambiar ese paradigma, al acelerar los esfuerzos de transformación digital y optimizar los procesos de compra. Miami utiliza sus 250 millones de dólares de poder adquisitivo para ayudar a impulsar una recuperación económica. Al asociarse con Amazon Business, una división de Amazon que presta servicios a empresas y organizaciones, los departamentos de la ciudad tienen la capacidad de buscar y comprar bienes de proveedores locales para remodelar la estrategia de compras de la ciudad.

“La escala y el tamaño de nuestra ciudad nos permiten actuar como estimuladores”, dice el alcalde Francis Suárez. “Tenemos la oportunidad de enfocarnos en comprar a pequeñas empresas y a empresas locales”. También cree que trabajar con Amazon Business agilizará los procesos y hará que las compras en la ciudad sean más eficientes, lo cual es fundamental en un momento en el que los presupuestos están sometidos a tensiones.

Los entornos de compra eficiente deben eliminar los obstáculos entre compradores y vendedores. En las compras gubernamentales, eso puede ser difícil, debido a las restricciones regulatorias impuestas a las entidades públicas en un esfuerzo por garantizar un proceso justo y ético. Amazon Business permite que las compras públicas cumplan con los estándares de transparencia y control de calidad, al tiempo que ofrece una experiencia de compra de autoservicio familiar. “Contar con una compañía como Amazon Business, con los recursos y las capacidades que tiene, representa una mejora importante. Puede actuar como un tipo de verificador”, dice Suarez.

Otros organismos gubernamentales han determinado que Amazon Business es una parte vital de los esfuerzos para cuantificar los comportamientos de compra con datos procesables. La división de adquisiciones del Departamento de Servicios Administrativos del estado de Connecticut ejecuta más de 1000 contratos con más de 2500 proveedores, valuados en casi 6000 millones de dólares. Pero hubo deficiencias significativas, lo que abrió la puerta a gastos ineficientes o desmedidos. “No teníamos un buen manejo de nuestros gastos no contractuales, es decir, las cosas que las agencias adquirían que no estaban en contratos estatales”, dice Carol Wilson, directora de adquisiciones. “Teníamos algunos informes, pero eran imprecisos y no descriptivos. No obtuvimos los detalles que necesitábamos”.

Trasladar las compras a Amazon Business proporcionó al estado las “herramientas para ver cuántas agencias las utilizaban, qué compraban y cómo pagaban las cosas. Y podemos hablar de forma más inteligente sobre la planificación, las necesidades futuras y las necesidades estratégicas”, dice.

“El análisis de datos y las herramientas de informes que tienen serán fundamentales para analizar los gastos, examinar las necesidades de la agencia y planificar hacia el futuro”, según comenta. “Agrega valor a nuestros funcionarios de presupuesto estatales en términos de categorías de gastos, lo que gastamos, e identificamos áreas en las que necesitamos reducir costos o en las que hay gastos redundantes o innecesarios. Todas esas herramientas nos ayudan a encontrar las áreas para mejorar los ahorros económicos gracias a que tenemos los datos frente a nosotros que no teníamos antes”.

Además dice que las características como la deducción de impuestos optimizaron de manera automática el proceso de compra, lo que ayuda a los empleados estatales a enfocarse en tareas de mayor valor agregado y en la ejecución de metas en compras, ya sea en torno a dirigir el gasto a empresas pequeñas, locales o de propiedad de minorías, o simplemente a buscar el mejor valor para los contribuyentes de Connecticut.

“Creo que veremos ahorros y más eficiencias. Podemos reducir nuestra carga de contratos y enfocarnos en contratos de adquisición de más valor agregado y utilizar Amazon Business como una herramienta para dirigir a las agencias a esos productos”, dice Wilson.

Amazon Business también ayuda a los vendedores a llegar a los clientes en el sector público, acceso que históricamente puede ser difícil y es particularmente importante para las empresas que buscan nuevas fuentes de ingresos. Anne Rung, ex administradora de la Oficina de Política de Adquisiciones Federales durante la administración de Obama, y ahora directora del sector público de Amazon Business, dice que la capacidad de atravesar los obstáculos que impiden a los vendedores trabajar con compradores públicos es fundamental. “Es difícil para las pequeñas empresas vender a los clientes del sector público. A menudo hay un proceso muy engorroso para certificarse, registrarse en el sector público y comercializarse”, señala.

El Alcalde Suárez está de acuerdo. “No es tan fácil interactuar con los gobiernos”, dice. “Amazon Business actúa como un puente para las empresas, en lugar de que se dirijan de manera directa al gobierno, lo que puede ser difícil, complejo y misterioso”.

La capacidad de ambas partes de navegar por un complejo sistema de regulaciones locales, estatales y federales ofrece enormes beneficios en cuanto a ahorro de costos y tiempo tanto de los compradores del sector público como de los vendedores que se dirigen a ellos. Con Amazon Business, herramientas como exenciones impositivas automáticas y compra guiada orientan a los compradores hacia vendedores que satisfacen los requisitos en torno a la diversidad o las compras de pequeñas empresas certificadas, lo que simplifica aún más los procesos de adquisición.

Una dosis de comprensión también ayuda. “Un buen punto de partida es la empatía”, dice Rung. “Los gobiernos tienen requisitos y desafíos únicos, como la disminución de presupuestos, metas socioeconómicas o umbral de gasto. A los clientes les gusta saber que usted comprende esos requisitos y desafíos y que tiene la capacidad de hablar su idioma”.