Basado en Bellevue, Washington, Smartsheet proporciona una plataforma basada en la nube que permite a las empresas transformar el trabajo, unificar la colaboración, los flujos de trabajo y la gestión de contenido en una plataforma flexible y segura. El objetivo es ayudar a las empresas a cumplir objetivos estratégicos, ya sea en torno a los resultados finales o a la creación de una cultura positiva, ayudando a dar un propósito al lugar de trabajo.

Desde 2019, Smartsheet ha estado utilizando Amazon Business como parte de su ecosistema de adquisiciones, enfocado en aportar una mayor transparencia y ahorros de costos a sus gastos directos, incluidos equipos tecnológicos, muebles de oficina, periféricos como auriculares y teclados, y una gama completa de suministros y consumibles de oficina. Pero al igual que un número creciente de empresas, la adquisición en Smartsheet también está diseñada para reflejar su propia cultura y prioridades, una de las más importantes es la sostenibilidad. Dentro de sus oficinas, la empresa de tecnología ha emprendido una gama de iniciativas destinadas a operar con mayor cuidado por los recursos que utiliza, desde asociarse con un servicio de compostaje para ayudar a reducir los desechos de alimentos en dos ubicaciones hasta cambiar su proveedor de muebles de oficina a uno con un proceso de sostenibilidad sólido y transparente.

Encontrar socios con ideas afines

Además, Smartsheet es signataria del Compromiso Climático de Amazon, comprometiéndose a alcanzar cero emisiones netas de carbono para 2040. A través de la asociación con Amazon Business, Smartsheet aporta ese mismo compromiso con la sostenibilidad para las adquisiciones. “Buscamos continuamente maneras de incluir prácticas más sostenibles en nuestro trabajo diario”, dice Julia Braun, directora sénior de operaciones estratégicas de proveedores en Smartsheet. “Podremos señalarles a los compradores internos los productos que son amigables con Climate Pledge, y que están certificados como tales”.

Con sus herramientas de compra guiada, Amazon Business puede señalar a empresas como Smartsheet a más de 25 000 productos que poseen una de las más de 19 certificaciones de sostenibilidad, lo que ayuda a garantizar que sus opciones de compra coincidan con su compromiso. La capacidad de asociarse con empresas con ideas afines a través del Compromiso Climático tiene un valor significativo para Smartsheet, tanto éticamente como por una cuestión de estrategia comercial.

“Independientemente de quién seleccionemos como proveedores para cualquier servicio o producto que obtengamos, dependemos de ellos para entregar valor y compartir nuestros valores. Estamos comprometidos a asociarnos con proveedores que tienen un entorno sólido, programas sociales y de gobierno y un enfoque compartido en la diversidad de proveedores”, dice Braun. “Nos alineamos con terceros que comparten nuestros valores corporativos, a veces como una extensión de nosotros mismos. Esas relaciones con los proveedores son fundamentales para nuestro éxito”.

Aprovechar la tienda

Smartsheet también ha utilizado la característica de compra guiada de Amazon Business para cumplir con los objetivos en torno a la diversidad de proveedores, al señalar a la compañía las opciones de proveedores que de otro modo podría perderse. Braun dice que Smartsheet puede usar el mismo poder de Amazon Business para proporcionar datos integrales sobre la sostenibilidad y la diversidad que de otro modo no puede crear. Al seleccionar las opciones de productos y mostrar esta información de manera prominente, los empleados tienen la facultad de tomar con confianza decisiones de compra que no entren en conflicto con los valores culturales importantes para ellos, no solo para los miembros de la alta gerencia.

“Lo seleccionamos, lo establecemos y luego los empleados pueden olvidarlo”, dice Braun. “Las estructuras están en su lugar, y cualquier cosa que compren marca todas las casillas para nuestras prioridades y valores, y cumple con nuestras políticas y nuestros estándares”.

La capacidad de Smartsheet de ampliar las capacidades de adquisición se basa en su capacidad de lograr simultáneamente objetivos más tradicionales en la compra centrados en el precio, la transparencia y la visibilidad. La experiencia de usuario también es un componente clave. Al integrar Amazon Business en su plataforma de administración de gastos de Coupa, los empleados reciben una experiencia de compra integral y sin inconvenientes. Mientras tanto, al equipo de Braun se le proporciona una visión completa de hacia dónde va el dinero, lo que ayuda a impulsar la eficiencia y los ahorros mientras revela los gastos no autorizados.

“Se detalla la información disponible para nosotros a través de la plataforma Amazon Business. Me da una perspectiva de los hábitos de compra, los costos, los ahorros y el cumplimiento de las políticas, que no estaba disponible anteriormente”, dice Braun. “Esa visibilidad nos ha permitido tomar decisiones antes de la actividad de compra. Ser proactivo en lugar de reactivo”.

También es una oportunidad tangible para que los empleados conozcan las prácticas de la compañía que predica.

“Una asociación como esta nos permite responder preguntas que los empleados tienen en torno a nuestro proceso de adquisición y cómo se ejecuta de una manera que apoya el gobierno ambiental, social y corporativo”, dice. “Los colegas de toda la compañía aprecian saber que incluso en esta rama del negocio hemos encontrado maneras de honrar nuestros valores”.