Distrito Escolar de College Place

Resumen

El Distrito Escolar de College Place usa Amazon Business para simplificar las compras y así recuperar horas de tiempo valioso a fin de dedicarlo a su misión principal: educar a los estudiantes. El Distrito Escolar de College Place, ubicado en Walla Walla Valley, Washington, educa a una población diversa de alrededor de 1.400 estudiantes, desde el jardín de infantes hasta el 12° grado. El objetivo del distrito es proporcionar a los estudiantes experiencias educativas positivas y personalizadas donde se sientan respetados, valorados e inspirados para aprender. Para lograr esos objetivos, College Place debe hacer más que proporcionar a los estudiantes entornos de aprendizaje atractivos; también debe proporcionar a los maestros y al personal los suministros que necesitan para hacer su trabajo correctamente.

Un proceso de compra complejo

Originalmente, Julie James, directora de Negocios y Finanzas, manejaba de forma directa las compras importantes para el distrito. Desde papel, pinturas y lápices, hasta muebles, consumibles y productos de limpieza, cada centavo gastado se aprobó originalmente a través de la oficina central de James con la suite de gestión de estudiantes Skyward. Independientemente de si los maestros estaban comprando tiza o computadoras, era un proceso lento.

“Los maestros debían llenar un formulario de solicitud y enviarlo a la oficina del distrito”, dice James. “Lo ingresábamos en el sistema. Luego, se aprobaba. Después, pasaba por su supervisor para su aprobación y llegaba a mí para la aprobación final. Probablemente el proceso tardaba alrededor de dos semanas hasta su ejecución”.

La integración brinda la respuesta

El desafío era doble: los maestros no querían esperar semanas para obtener los suministros esenciales y la cantidad de tiempo dedicado a procesar los pedidos afectaba a otras responsabilidades. Frustrados, los maestros comenzaron a tomar el asunto en sus propias manos, buscando formas más económicas y convenientes de gastar sus presupuestos, incluida la compra en Amazon.com.

“Nuestro personal quería recurrir a Amazon para poder hacer rendir su dinero”, dice James. “Tuve un docente de ciencias que cargó alrededor de $20.000 en suministros de Amazon a su propia tarjeta de crédito. Empecé a pensar, ¿por qué no podemos conectar Amazon a Skyward para poder hacer todo esto más fácilmente?”.

Fue entonces cuando el distrito escolar recurrió a Amazon Business para sus necesidades de compra.

Amazon Business ofreció a los maestros y al personal las mismas experiencias de compra integrales que obtendrían fuera del trabajo y proporcionó al distrito precios exclusivos para empresas, flujos de trabajo de aprobación de compras e integración perfecta con la suite Skyward. Julie James recurrió a la asesora de Atención al Cliente de Amazon Education, Erica Heffernan, para que la ayudara a integrar Amazon Business con Skyward. “Erica fue muy, muy instrumental en nuestra adopción”, recuerda James. “Fue muy paciente y mantuvo una actitud positiva. Llamaba y enviaba correos electrónicos con frecuencia para averiguar cómo iban las cosas. Fue una excelente asociación”.

Una experiencia de compra familiar

Una vez que se completó la integración de Skyward, los maestros y el personal de College Place pudieron agilizar sus compras accediendo a una experiencia de compra en Amazon fácil y familiar a través de Skyward. Ahora pueden comparar en busca de los mejores precios para aprovechar al máximo sus presupuestos y los pedidos se procesan y entregan en días, no en semanas.

“Amazon Business ofrece a nuestros maestros la mejor combinación de conveniencia, precio, selección y velocidad”, revela James. “Tienen una amplia variedad de productos a los que pueden acceder desde cualquier lugar. Pueden obtener algunos de ellos en un día, lo cual es genial para nosotros”. A menudo, con las nuevas tecnologías, la adopción por parte de los empleados puede ser difícil. Con Amazon Business, ese no fue el caso.

“Teníamos una docente que insistía en que ella quería hacer sus propios pedidos. Cuando pusimos el sistema en funcionamiento, estaba encantada. Ella me llamó, me envió un correo electrónico, les dijo a todos en el distrito lo entusiasmada que estaba y lo fácil que era. No es la única”, dice James.

Procesos nuevos, eficientes y repetibles

“El tiempo que ahorramos con Amazon Business es tremendo”, dice James. “Si eres una persona que ordena sus propios productos, solo te llevará unos minutos. Es fácil. Pasábamos horas y días procesando solicitudes aquí en la oficina, que ahora recuperamos”.

Con visibilidad instantánea de pedidos anteriores, ahora es más fácil para James y su equipo obtener información sobre la frecuencia con la que se ordenan ciertos productos y establecer procesos de pedido repetibles para todo el distrito escolar. James y su personal pueden ver fácilmente cada compra realizada a través de Amazon Business, lo que les ahorra tiempo y fomenta decisiones de gasto más estratégicas.

Hacer un pedido en Amazon Business les da a los maestros y al personal de College Place más tiempo para concentrarse en lo que es más importante: sus estudiantes.

“No podemos enfocarnos en los estudiantes si tenemos otras cosas que nos ocupan”, dice James. “Si los maestros no pueden obtener sus suministros o están atrasados tratando de obtener libros, son los niños quienes sufren. Amazon Business nos ayudó a poner fin a eso y a reenfocarnos en nuestra misión”.

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