NC State

Resumen

La Universidad estatal de Carolina del Norte (NC State) alberga a más de 35 000 estudiantes y es la universidad más grande de su estado. Cuenta con 2200 profesores y 6500 miembros del personal, 36 de los cuales se dedican al área de adquisición, que incluye la administración de relaciones con los proveedores, el abastecimiento estratégico, los programas de tarjetas corporativas, las operaciones de almacén y más. La oficina central de adquisición de la NC State usa Amazon Business como ayuda para llevar a cabo su plan estratégico “Un camino hacia el futuro”, el cual apunta al avance de la universidad a través de objetivos que incluyen centrarse en el éxito de los estudiantes, la infraestructura y las mejoras organizativas.

Un equipo de adquisición para 12 instituciones universitarias y 150 departamentos

Sharon Loosman fue líder en adquisición en la NC State durante 18 años y cumplió el rol de directora durante los últimos ocho. Se incorporó a principios de la década del 2000, justo cuando la universidad estaba pasando de un sistema de adquisiciones electrónicas autóctono ya existente a Oracle PeopleSoft. La contrataron con el fin de llevar a cabo una transición gradual con un equipo de finanzas que fue reestructurado para pasar a la función de adquisiciones. Desde entonces, Sharon y su equipo crearon las mejores prácticas y procedimientos operativos estándar para conseguir insumos para las 12 instituciones de la universidad. Desde la oficina de adquisiciones de la universidad, el objetivo de Sharon es crear y mejorar los sistemas que les permiten a las instituciones universitarias funcionar de manera independiente como expertos en sus propias necesidades curriculares, sin dejar de gestionar el cumplimiento. Con los constantes cambios en los esfuerzos académicos y de investigación a lo largo de toda la universidad, las necesidades de suministro para las aulas y los laboratorios cambian con frecuencia.

Incluso cuando la universidad realizó la transición de un sistema propio a uno más avanzado como Oracle para eProcurement, vieron gastos fuera del sistema en tarjetas de compra (PCard), así como muchos casos que quedaban fuera de sus contratos administrados. 

Concretamente, observaron que los profesores y el personal alternaban las compras entre el sistema de adquisiciones electrónicas y Amazon, debido a la oportunidad de tener una mayor selección, mejores precios para gestionar sus presupuestos y una mayor velocidad de entrega. Aunque podían hacer un seguimiento de esto mediante el monitoreo de las transacciones de PCard, esto les daba pocos detalles de lo que realmente se estaba comprando. Su desafío era administrar mejor este gasto mediante su consolidación en la estructura de aprobaciones para obtener más visibilidad y ampliar su acceso a los detalles.

Una integración perfecta con Amazon Business y una trayectoria de transformación

Sharon y su equipo del NC State pudieron resolver su triple desafío al integrar a Amazon Business en su sistema de adquisiciones electrónicas sin incurrir en costos de implementación secundarios ni modificar lo que los profesores y el personal ya estaban utilizando. Lograron esto mediante un “punchout” con Amazon Business. Un punchout es una integración de software que les permite a los clientes acceder y comprar en Amazon Business desde su sistema estándar de adquisiciones electrónicas y utilizar las políticas existentes. Aunque el proceso típico de integración de punchout requiere recursos técnicos tanto del lado del proveedor como del comprador (que puede llevar meses), Amazon Business utiliza un modelo intuitivo de autoservicio que automatiza la generación de credenciales de punchout para más de 90 sistemas de adquisición electrónica. Amazon Business creó un equipo dedicado a la implementación para la NC State, el cual se reunió con la universidad cada semana para ejecutar este punchout en tres meses. “Estaba encantada con todas las herramientas que nos ofrecía Amazon Business y quería conectarlas al sistema de compras electrónicas de la NC State lo antes posible”, comentó Sharon. “Su gente se puso a la altura de las circunstancias: se me asignó un gerente de implementación y un equipo completo para administrar el proceso, además de tener una gran experiencia con mi representante de ventas”, agregó.

“Con nuestra integración con Amazon Business, ahora todas nuestras universidades y departamentos académicos individuales compran en un solo lugar, lo cual es algo excelente ya que entienden sus necesidades mejor que la oficina administrativa central”, dijo Sharon. “Todos en la universidad están usando una PCard para los pedidos de Amazon Business. Hemos estructurado el sistema de adquisiciones electrónicas para incluir normas y políticas de aprovisionamiento; el uso de los datos de Amazon Business para crear solicitudes con aprobaciones de flujo de trabajo dentro de nuestro sistema de adquisiciones electrónicas les permite a nuestras universidades comprar lo que necesiten, a la vez que se asegura que las personas adecuadas están revisando los pedidos antes de procesarlos”, agregó.

Además, al hacer que todos los flujos de trabajo de compras pasen por la oficina administrativa central, les permite consolidar los pedidos y utilizar esta visibilidad para generar eficiencia en toda la universidad. “Otra cosa que Amazon Business hace que es de gran ayuda para nosotros es proporcionar datos de nivel 3 a nuestro emisor de PCard. Obtener esta cantidad de datos sobre las transacciones nos ayuda a continuar automatizando nuestros procesos y a mejorar la conciliación”, dijo Sharon. “Es transformador para nosotros”, agregó.

La NC State también está aprovechando el contrato plurianual, solicitado por concurso, que abre a Amazon Business a los organismos registrados de los socios de OMNIA. Al aprovechar este contrato existente, se reduce la necesidad de cotizaciones numerosas y en muchos casos se elimina un largo proceso de solicitud de presupuestos. “Puede ser difícil mantenerse al día con los cambios de precios de los contratos, pero Amazon Business resuelve todos los problemas relacionados con el cumplimiento: ya que nos ofrece vendedores externos que compiten por nuestra empresa, podemos comparar fácilmente los precios y está ofreciendo una poderosa herramienta de comparación de productos”, comentó Sharon. “Si algo cambia con el paso del tiempo, que en la mayoría de los casos lo hace, todo es muy visible con Amazon Business”.

La NC State es una de las principales instituciones de investigación y, debido a esto, financian sus operaciones en parte mediante financiación federal. Como con todos los fondos de subvención, hay barreras para lo que se puede gastar y es importante para la NC State obtener una lectura clara de lo que se compra con el fin de respaldar la investigación y la misión de educación. “Utilizamos los datos de nivel 3 que Amazon Business le proporciona a nuestro emisor de la tarjeta y los comparamos con las órdenes de compra que estamos emitiendo”, explicó Sharon. “Esta información se introduce en un panel de control, actualmente utilizamos el análisis visual SAS y somos capaces de hacer que los datos sean significativos para contar una historia y profundizar en los detalles. Esto es sumamente útil para los informes que están en curso y los anuales”, agregó. Si bien el enfoque actual es la simplificación de los proveedores y vendedores, la NC State también está dando los primeros pasos en el uso de las herramientas analíticas y de informes de Amazon Business para obtener una visión de la diversidad de los proveedores, con el fin de poder tomar decisiones informadas en el futuro sobre cómo apoyar a las empresas históricamente desvalorizadas.

La NC State solía incorporar demasiados proveedores sin evaluación y pasaba mucho tiempo capacitando, tramitando y participando en el mantenimiento de los contratos de los proveedores.

Ahora están utilizando cada vez más a Amazon Business para consolidar a los proveedores y pudieron quitar parte del trabajo transaccional para que el equipo pueda dedicar más tiempo a los proyectos estratégicos y evaluar y pensar en las mejoras que se están llevando a cabo. “Nos centramos en la simplificación de los proveedores: apenas empezamos a ver cuántos proveedores estábamos incorporando, cuántos cambios solicitan y el costo de este mantenimiento”, explicó Sharon.

“Valoramos recibir esta información desde el principio, incluida la evaluación de riesgos del proveedor. Gran parte de esta información la obtenemos a partir de los datos proporcionados por Amazon Business Analytics”, destacó Sharon.

“A veces, como líderes en adquisición, nos quedamos atascados en la forma en que siempre lo hemos hecho. Aquí en la NC State, exploramos nuevas formas de reducir el riesgo, aumentar la eficiencia y generar ingresos. Esos son nuestros principios orientadores, por lo que digo que subamos la apuesta y vayamos en busca de soluciones y socios que estén dispuestos a trabajar con ustedes y a ser lo suficientemente hábiles para hacer cambios que nos ayuden a avanzar”, agregó Sharon. “Las prácticas comerciales se desarrollan para respaldar la regulación. Cuando examinamos el propósito de la regulación y trabajamos a partir de su intención, ¿cómo encaja una nueva forma de hacer negocios? Por lo general, se puede trabajar a partir de un obstáculo y crear un buen argumento para avanzar. Esto nos permite adaptarnos y mejorar”, dijo Sharon.

“Ya sea que compres microscopios electrónicos o huevos de gallina, sabemos que te lo facilitamos de la mejor manera posible y siempre estamos mejorando”, agregó.

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