Escuelas del área de Saline
Para brindar soluciones tecnológicas, el distrito mejora la compra para los maestros y el personal.
Resumen
Escuelas del área de Saline, un innovador distrito escolar impulsado por la tecnología en Michigan, contrató a Amazon Business para agilizar y modernizar su flujo de trabajo de compras. Esto devolvería tiempo a sus maestros y personal para que puedan enfocarse donde más importa: la misión de aprendizaje.
Un distrito impulsado por la tecnología busca una solución de compra innovadora
Las escuelas del área de Saline se enorgullecen de brindar educación enfocada en el futuro y de alta calidad para 5300 estudiantes. El proceso de adquisición del distrito no satisfacía sus necesidades. Para facilitar que los maestros obtengan elementos educativos para sus salones de clase y al mismo tiempo proporcionar al departamento de adquisiciones una forma simple de seguir los gastos y administrar el cumplimiento, Saline se asoció con Amazon Business.
En ese momento, el proceso de adquisición de Saline era complejo y casi completamente manual. Se requirieron más de 500 maestros y personal en siete escuelas para comparar suministros, enviar las listas través de siete asistentes administrativos y luego esperar semanas para que llegaran sus productos. El papeleo relacionado con la compra fue trasladado físicamente entre los edificios y la oficina de finanzas.
Además, la asociación de padres y maestros de cada escuela mantuvo un número de identificación fiscal y un presupuesto separados y financiados por su junta directiva. Necesitaban una mejor manera de administrar fondos y trabajar en cooperación con el distrito.
“El tiempo es dinero. La implementación de Amazon Business simplificó tanto las cosas que gran parte de los beneficios de costo provienen del tiempo ahorrado y eso es algo maravilloso”.
— Christie Patteri, especialista de la Oficina de Finanzas, escuelas del área de Saline
Implementar un proceso de adquisición que funcione para todas las partes interesadas
Los maestros y el personal ya utilizaron Amazon.com y encontraron, generalmente, precios competitivos. La experiencia de compra era familiar: buscar, ordenar por marca y precio, leer comentarios y elegir el momento del envío.
Sin embargo, seguían atados a un sistema que limitaba la cantidad de solicitantes aprobados. No realizaron ni gestionaron pedidos. Los asistentes administrativos de la escuela procesaban todas las solicitudes. El seguimiento del presupuesto dependía de que los compradores proporcionaran la información, las confirmaciones y los recibos correctos.
Como un usuario pionero de Amazon Business para la educación, Saline podía formar el proceso de adquisición con socio que la gente comprendiera. Podían determinar el flujo del proceso, el método de pago, la verificación del cumplimiento y la presentación de informes. Podían ampliar la cantidad de personas interesadas que podían realizar pedidos.
“Vimos lo fácil que era usar Amazon Business”, dijo Christie Patteri, especialista de la oficina de finanzas de las escuelas del área de Saline. “Cuando descubrimos que podían facturarnos, estábamos eufóricos. Eso abrió la puerta para que más personas hicieran compras y las aprobaran de antemano. Se adaptó a nuestro modelo de compras”.
Amazon Business es también socio de OMNIA (anteriormente U.S. Communities), un programa nacional cooperativo de compras utilizada por los distritos escolares de K-12 con el fin de garantizar que reciban el mejor precio al llegar al importe máximo de licitación.
El departamento de finanzas supervisa las finanzas, los secretarios de edificios administran los edificios y los maestros enseñan
Amazon Business colaboró con el distrito para implementar un proceso que ahorra tiempo y dinero y garantiza que las partes interesadas supervisen el cumplimiento de las normas y se mantengan dentro del presupuesto. Las ventajas:
- Todas las partes interesadas son solicitantes que pueden realizar y gestionar pedidos
- La supervisión de la secretaria del edificio se limita a convertir los carros en pedidos de compras, agregar el número de orden de compra correcto y luego enviarlo a la oficina de finanzas
- Los pedidos están protegidos de los cambios de inventario y precios
- Los pedidos se pagan por factura a través de la oficina de finanzas
- Las asociaciones de padres y maestros pueden aprobar sus solicitudes de fondos
- El departamento de finanzas tiene una perspectiva clara sobre los gastos
- Las partes interesadas cumplen con las normas y obtienen precios más bajos
“Cuando lo abrimos para que los maestros y el personal se convirtieran en solicitantes, cambió completamente la manera de hacer las cosas”, dijo Patteri. “Mis secretarias de edificio me dicen que cambió su vida. Me ahorró mucho tiempo y simplificó el proceso. Definitivamente recomendaría Amazon Business a otras escuelas”.
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