Comprensión de la adquisición: Guía simplificada

 

Descubra cómo el proceso de compra de bienes y servicios para una organización puede llevar a mejores resultados empresariales.

Para grandes organizaciones, la adquisición es una entrada importante para el éxito. Comprender la adquisición es el primer paso para crear un conjunto de procedimientos prácticos que lleven a mejores resultados empresariales. Aquí explicamos qué es la adquisición, los tipos de compras y cómo funciona. También cubriremos los beneficios de la gestión de adquisiciones bien ejecutada y responderemos algunas preguntas frecuentes.

 

¿Qué es la adquisición?


El papel de la adquisición en una organización es obtener el material adecuado en el lugar correcto en el momento adecuado y por el precio adecuado. Esto implica mucho más que comprar. La adquisición implica todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios como:

  • Selección de proveedores
  • Establecer condiciones de pago
  • Investigación estratégica
  • Selección y negociación de contratos
  • Compra real de bienes
  • Gestión de relaciones con proveedores

 

La adquisición es más práctica en empresas empresariales y grandes instituciones públicas. La adquisición es una aportación clave a la estrategia organizativa que, cuando se ejecuta bien, puede llevar a mejores resultados empresariales. Para las organizaciones dinámicas y aceleradas de hoy día, los departamentos de compras deben ser innovadores, ágiles y flexibles. Deben poder responder a las condiciones actuales del mercado y prepararse para satisfacer las necesidades futuras de la organización empleando nuevos métodos y tecnología.

 

Organizaciones de adquisiciones


Las organizaciones de adquisiciones pueden clasificarse ampliamente en tres categorías:

  • Centralizado - Todas las compras son gestionadas y controladas por un único departamento
  • Descentralizado - Cada departamento gestiona localmente la adquisición para cumplir con sus requisitos específicos
  • Coordinado o híbrido - Una combinación de adquisiciones centralizadas y descentralizadas, modelos híbridos equilibran los requisitos locales y los objetivos corporativos

 

Hay ventajas para cada tipo de organización. La adquisición centralizada proporciona visibilidad total del gasto de toda la empresa, control presupuestario, reducción de la duplicación de esfuerzos del personal y estandarización de la actividad de compra. La adquisición descentralizada proporciona mayor autonomía, por lo que los gerentes locales, que comprenden mejor las necesidades locales, pueden hacer compras más rápidamente que cumplan con sus requisitos específicos. La ventaja del modelo híbrido es que las empresas pueden satisfacer las necesidades de compra locales a la vez que siguen los requisitos de compra y simplifican la gestión del cambio.

 

Tipos de compras


El abastecimiento puede clasificarse en dos tipos principales: directos e indirectos. La adquisición directa incluye el abastecimiento de materias primas y bienes de producción vinculados a la fabricación del producto principal de una empresa. La adquisición indirecta incluye compras que las empresas necesitan pero que no están relacionadas con la creación del producto principal. 

 

Aunque la adquisición directa implica menos compras en menos categorías, esas compras suelen ser de mayor prioridad y llevar un precio de transacción más alto. Los artículos adquiridos a través de adquisiciones indirectas suelen llevar un precio de transacción más bajo, pero se compran con mayor frecuencia. Debido a las diversas y complejas necesidades de las partes interesadas internas, la adquisición indirecta implica un mayor número de proveedores y obtiene un mayor gasto en maverick (compras ad hoc realizadas fuera de un contrato negociado, también conocido como "gasto rogue" o "gasto de cola").

Lista de diferencias entre adquisiciones directas e indirectas

Ejemplos de adquisiciones directas

  • Materias primas como metales, plásticos y goma
  • Componentes
  • Hardware
  • Servicios de fabricación subcontratados

 

Ejemplos de compras indirectas

  • Suministros y mobiliario de oficina
  • Equipo de TI como ordenadores e impresoras
  • Equipo de seguridad como gafas, guantes y aprenciones
  • Suministros y servicios de limpieza
  • Utilidades
  • Mantenimiento, reparación y operaciones (MRO)
  • Servicios empresariales subcontratados como marketing, legal y RR. HH.

 

¿Cómo funciona la adquisición?


El departamento de compras sigue un proceso de pasos para identificar un requisito o necesidad de la empresa a través del paso final de recibir el producto o servicio y la gestión continua del proveedor. Estos pasos forman un proceso denominado ciclo de vida de adquisiciones.

El ciclo de vida de compras

Paso 1: Abastecimiento

 

Cuando una organización ha determinado qué bienes o servicios necesita para funcionar eficazmente, el primer paso es seleccionar un proveedor. La tarea de seleccionar a un proveedor se denomina “abastecimiento”. Para las grandes organizaciones, el abastecimiento es a menudo un evento estratégico, como una solicitud de propuesta (Request for Proposal, RFP), que se produce cada pocos años en un intento de reducir costes y mostrar ahorros sólidos y de gran valor. Las organizaciones evalúan a los proveedores y a menudo seleccionan aquellos que ofrecen el mejor valor (precio, calidad).

 

Desafío: Los procesos de RFP prolongados requieren recursos, energía y tiempo significativos desde múltiples departamentos.

 

Paso 2: Contrato

 

Una vez seleccionado un proveedor, el siguiente paso es celebrar un contrato. Aquí se describen todos los términos y condiciones, incluidos los umbrales de gasto. Los equipos legales negocian los términos hasta que ambas partes aceptan el contrato para la firma.

 

Desafío: Aunque un contrato puede bloquear los precios negociados, en algunos casos puede comprometer un negocio a esos precios durante la duración del contrato. En esos casos, si los precios caen, los ahorros no se pasan. Los contratos también pueden bloquear un negocio en productos específicos.

 

Paso 3: Procure

 

Una vez finalizado el contrato, la empresa adquiere bienes comprando del proveedor contratado. Se espera que los usuarios finales utilicen proveedores contratados para todas las compras. El pago suele ser gestionado por el equipo de cuentas por pagar de la organización o mediante el uso de un método de pago preferente como una tarjeta de crédito corporativa. El equipo de cuentas por pagar procesará el pago al proveedor dentro del plazo acordado. Finalmente, la organización realizará un seguimiento y registro cuidadosos de las compras en una ubicación central para fines de transparencia, referencia futura y auditoría e impuestos.

 

Desafío: La gestión de usuarios finales puede ser difícil, especialmente para productos que requieren compras frecuentes por varios usuarios.

 

Paso 4: Gestión del vendedor

 

La gestión de proveedores incluye contar con revisiones de negocio trimestrales, auditorías de cumplimiento de contratos y supervisión e informes sobre la salud financiera y los riesgos de cada proveedor. La gestión de proveedores también incluye el cultivo de las relaciones con proveedores entre proveedores nuevos y existentes.

 

Desafío: A menudo, un negocio tendrá múltiples proveedores que gestionar, lo que puede ser lento y costoso. Además, los usuarios finales pueden confundir con quién se supone que compran productos específicos, lo que provoca un aumento de los gastos de maverick.

 

Beneficios de la gestión de adquisiciones bien ejecutada


La adquisición es crítica para éxito empresarial. Históricamente, como una función de apoyo administrativo, la adquisición se encuentra a la vanguardia del negocio, ayudando a las empresas a maximizar la eficiencia y responder de forma flexible a las demandas del mercado. De acuerdo con Harvard Business Review1, una organización de compras bien ejecutada es aquella que:

  • Alinea los planes con los objetivos empresariales
  • Realiza investigaciones en profundidad sobre los proveedores
  • Negocia de forma estratégica contratos
  • Gestiona eficazmente las relaciones y el riesgo de los proveedores

 

Como resultado, la adquisición puede ofrecer una amplia gama de beneficios empresariales, entre ellos: 

 

Impulsa la eficiencia

 

La adquisición de alto rendimiento revela ahorros de costes que afectan directamente a la rentabilidad de la empresa. A través de herramientas de análisis de gastos, la adquisición puede hacer un seguimiento de los patrones de compra, tomar decisiones presupuestarias más inteligentes y optimizar los ahorros futuros.

 

Además de negociar precios más bajos en contratos individuales, la adquisición tiene una visión de pájaro en toda la empresa y la base de suministro, para que puedan realizar conexiones que reducen los costes y impulsan la eficiencia. Por ejemplo, dado que los equipos independientes llevan a cabo nuevos proyectos, la adquisición puede identificar oportunidades para agrupar recursos y comprar energía para beneficiar a la empresa en su conjunto.

 

Un estudio de Accenture muestra que las empresas que implementan métodos y procesos de abastecimiento estratégico pueden ver rentabilidades de 5 a 10 veces su inversión original. Las funciones de abastecimiento y adquisición de alto rendimiento ahorran 82 USD por cada 8 USD en costes para la adquisición.2 Los ahorros de costes liberan más del capital circulante de la empresa, que puede invertirse en otras áreas del negocio.

 

Mejora la competitividad

 

Posicionados entre la organización y los proveedores, la adquisición puede implicarse con los proveedores para que se presenten soluciones innovadoras a las necesidades únicas del negocio, lo que puede ayudar a que el negocio se mueva rápidamente en un entorno competitivo acelerado y aumentar la velocidad al mercado.

 

La adquisición bien gestionada también puede impulsar la competencia constructiva entre los proveedores, lo que puede dar a la empresa una ventaja competitiva a través de los costes y la calidad de los suministros. Los proveedores que participan en un proceso de RFP justo y objetivo tienen más probabilidades de presentar sus mejores ofertas.

 

Gestiona el riesgo y garantiza el cumplimiento

 

Para muchos sectores, garantizar que los bienes y servicios cumplan con las políticas internas y las normativas externas son difíciles. Dos formas importantes de que las organizaciones de adquisiciones aporten valor al negocio gestionar el riesgo de los proveedores y el aumento del cumplimiento del gasto indirecto.

 

Al gestionar eficazmente los contratos de alto riesgo, la adquisición garantiza la continuidad del negocio evitando interrupciones con proveedores clave. Para el gasto indirecto, la adquisición puede evitar el gasto indirecto y eliminar los residuos utilizando herramientas de análisis de gastos para identificar problemas de cumplimiento, y al construir guardrails en el software de compra de autoservicio para dirigir a los empleados a productos o proveedores aprobados.

Beneficios de la adquisición

 

Amazon Business puede ayudar a optimizar la adquisición


Amazon Business es un proveedor estratégico que puede ayudar a las organizaciones adquirir bienes a escala sin necesidad de un proceso de RFP prolongado o contratos con cada vendedor individual. Amazon Business consolida y retiene a los proveedores en cientos de categorías para ofrecer un selección relevante para el negocio. Cincuenta y cinco de las empresas de Fortune 100 compran suministros en Amazon Business. 

 

Amazon Business ayuda a las organizaciones a transformar digitalmente su proceso de adquisición, lo que contribuye a mejores resultados empresariales, como:

  • Reducir los costes empresariales – Comparar múltiples ofertas de proveedores de la competencia. Acceda a precios solo para negocios, descuentos por cantidad y costes de entrega reducidos con envío rápido y GRATUITO sobre artículos aptos.
  • Ahorro de tiempo– Integre Amazon Business con más de 90 sistemas de adquisición líderes. Dedique menos tiempo a gestionar los proveedores cuando estén centralizados en una ubicación conveniente. Reponga los suministros más rápido con la entrega recurrente y acelere las aprobaciones gestionándolas directamente en Amazon Business.
  • Eficiencias de pago – Consolidar la compra en una factura y pagar utilizando su método preferido. Además, Amazon Business ofrece visibilidad en tiempo real del gasto en artículos de línea.
  • Mayor visibilidad y control - Añade todo el equipo a una cuenta para obtener una visibilidad completa. Crear grupos de compra y flujos de trabajo de aprobación. Controlar la compra con límites de gasto y barandillas de cumplimiento. Realizar un seguimiento de las métricas de adquisición para tomar mejores decisiones de compra.

 

Cuando el abastecimiento y la adquisición están alineados con la visión de nivel superior y utilizan datos, colaboración y automatización para guiar las decisiones de compra, toda la organización retiene los beneficios. 

 

Preguntas frecuentes sobre compras

 

¿Qué es el gasto de maverick?


El gasto de Maverick, también conocido como gasto o gasto de cola, se refiere a compras realizadas fuera de un contrato negociado con un proveedor preferido. En otras palabras, el gasto de maverick significa comprar proveedores fuera de la política de compras de la organización. Existen varias razones por las que los empleados realizan compras de gastos de maverick, por ejemplo:

  • Acceso a más proveedores - Los empleados desean acceder a un alto número de proveedores en comparación con el número restringido por la adquisición.
  • Desconocimiento de proveedores contratados - Una mala comunicación interna puede hacer que ciertos departamentos no sean conscientes de los proveedores del contrato y de las tarifas fijadas con estos proveedores.
  • Para evitar la complejidad: El proceso de adquisición tradicional y las herramientas de compra pueden requerir tiempo y complejidad.
  • Visibilidad de gasto bajo - Cuando los departamentos no pueden ver el gasto histórico, las compras ad hoc suelen ser el resultado.
  • Sin aplicación - Cuando no se implementan penalizaciones ni ejecuciones, hay menos incentivos para que los usuarios finales compren de proveedores contratados.

 

El gasto de Maverick es un problema porque es difícil supervisar. La visibilidad limitada de los datos de gasto inhibe la adquisición de la supervisión necesaria y fuerza a las empresas a absorber gastos no presupuestados. El gasto de Maverick evita que la adquisición mida o cuantifique de forma efectiva una gran parte del gasto indirecto de una organización. 

 

¿Cómo es diferente la adquisición de compras?

 

La adquisición es la paraguas general que implica todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios para una organización. La compra es solo un aspecto de la función de compras más amplia e implica actividades asociadas a la compra, como el desarrollo y la revisión de las especificaciones del producto, así como la recepción, inspección y procesamiento de los bienes recibidos. Más allá de la compra, la adquisición incluye además actividades asociadas a la selección de proveedores, el establecimiento de condiciones de pago y la negociación de contratos.

 

¿Dónde encaja la adquisición en una organización?

 

La mayoría de los departamentos de compras se encuentran dentro de la función de cadena de suministro, finanzas o ambas. Si bien los directores de compras (CPO) de la cadena de suministro o finanzas de la mayoría de los comúnmente se encuentran en la cadena de suministro, existe un cambio constante hacia la generación de informes de CPO en C-Suite o operaciones. El papel de la CPO como socio comercial estratégico ha solidificado durante los últimos años, ya que la adquisición se convierte en una aportación clave para la estrategia empresarial que puede liberar valor en toda la organización.

 

¿La adquisición es la misma que la gestión de la cadena de suministro?

 

La adquisición es el proceso de obtener los materiales que necesita para gestionar su negocio y fabricar sus propios productos. La cadena de suministro es toda la infraestructura que necesita para ejecutar el flujo de un producto desde la adquisición de materias primas a través de la producción y distribución al cliente final. La adquisición es una parte estratégica de la gestión general de la cadena de suministro. Por ejemplo, si su empresa fabrica coches, la adquisición es el proceso de abastecimiento de los materiales que necesita para construir los coches. La cadena de suministro es todo el proceso implicado en la producción y entrega de los coches al consumidor final.

 

¿Qué es un especialista en compras?

 

Los principales deberes de un especialista en adquisiciones son la fuente de bienes y servicios para una organización. Los especialistas en compras supervisan el orden de los materiales y gestionan contratos con los proveedores de la empresa. Analizan los costes, negocian contratos, gestionan inventarios, realizan un seguimiento de pedidos, resuelven disputas de precios y ofrecen estrategias para ayudar a las empresas a gestionar mejor los costes de suministro y los servicios de proveedores.

 

¿Qué es el abastecimiento estratégico en la adquisición?

 

El abastecimiento estratégico es el proceso de evaluación continua y mejora de la compra de una empresa. El abastecimiento estratégico implica la recopilación de datos y el análisis de gastos, la investigación de mercado, el proceso de RFP, las negociaciones, la contratación, la implementación y la mejora continua.


 ¿Cuál es la diferencia entre una RFI, RFQ y RFP en la adquisición?

 

 Una solicitud de información (RFI), una solicitud de presupuesto (RFQ) y una solicitud de propuesta (RFP) cada una servir diferentes fines dentro de la fase de contratación del proceso de adquisición.

  • Se utiliza una solicitud de información (RFI) para solicitar información sobre las capacidades de varios proveedores con fines comparativos. Normalmente se utiliza antes de una RFQ o RFP.
  • Se utiliza una solicitud de presupuesto (RFQ) para solicitar información sobre cómo los proveedores se ajustarían a sus necesidades y cuánto costará.
  • Una solicitud de propuesta (Request for Proposal, RFP) es el proceso más formal, con reglas estrictas para el contenido, el calendario y las respuestas. Describe los requisitos de un proyecto específico y, a continuación, solicita ofertas de proveedores cualificados.

 

 

Fuentes:

 

1.      Abastecimiento y abastecimiento de alto rendimiento Harvard Business Review (2017).

2.      Próxima frontera de adquisiciones Accenture (2015).

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