¿Qué es Adquisiciones y cómo funciona?

Para las grandes organizaciones, la adquisición es una contribución importante al éxito. Comprender la adquisición es el primer paso para desarrollar un conjunto de los procedimientos prácticos que impulsen mejores resultados para la empresa. A continuación, le explicamos qué es la adquisición, los tipos de adquisición y cómo funcionan. También abordaremos los beneficios de una gestión de la adquisición bien realizada y responderemos algunas preguntas frecuentes.

¿Qué es la adquisición?

El rol de la adquisición en una organización es obtener el material correcto en la cantidad correcta para el lugar correcto en el momento correcto y por el precio correcto. Esto implica mucho más que simplemente comprar. La adquisición involucra todas las actividades relacionadas a adquirir bienes y servicios, tales como:

• Seleccionar proveedores
• Establecer términos de pago
• Investigación estratégica
• Seleccionar y negociar contratos
• Compra real de bienes
• Gestionar las relaciones con los proveedores

La adquisición se emplea más comúnmente en empresas e instituciones públicas grandes. La adquisición es un aporte clave para la estrategia organizativa que, cuando se gestiona correctamente, puede impulsar mejores resultados para la empresa. Para las organizaciones dinámicas y aceleradas de hoy, los departamentos de adquisición deben ser innovadores, ágiles y flexibles. Deben ser capaces de responder a las condiciones del mercado actual y prepararse para satisfacer las necesidades futuras de la organización utilizando nuevos métodos y tecnología.

Empresas de adquisición

Las empresas de adquisición se pueden clasificar, en términos generales, en tres categorías:

• Centralizadas: un solo departamento gestiona y controla todas las compras.
• Descentralizadas: cada departamento gestiona la adquisición de forma local para satisfacer sus requisitos específicos.
• Coordinadas o híbridas: una combinación de la adquisición centralizada y descentralizada. Los modelos híbridos equilibran los requisitos locales y los objetivos corporativos.

Existen ventajas para cada tipo de organización. La adquisición centralizada proporciona visibilidad total del gasto de toda la empresa, control presupuestario, duplicación reducida de los esfuerzos del personal y estandarización de las actividades de compra. La adquisición descentralizada proporciona mayor autonomía para que los gerentes locales, que comprenden mejor las necesidades locales, puedan realizar compras más rápido que cumplan con sus requisitos específicos. La ventaja del modelo híbrido es que las empresas pueden satisfacer sus necesidades de compra locales mientras cumplen con los requisitos de adquisición y simplifican la gestión del cambio.

Tipos de adquisición

La adquisición puede clasificarse en dos tipos principales: directa e indirecta. La adquisición directa incluye el abastecimiento de materias primas y bienes de producción que están vinculados a la fabricación del producto principal de una empresa. La adquisición indirecta incluye las compras que la empresa necesita pero que no están vinculadas a la fabricación del producto principal. 

Si bien la adquisición directa implica menos compras en menos categorías, esas compras generalmente son de alta prioridad e involucran un precio de transacción más alto. Los artículos adquiridos a través de la adquisición indirecta, por lo general, involucran un precio de transacción menor, pero se compran con mayor frecuencia. Debido a las diversas y complejas necesidades de los interesados internos, la adquisición indirecta implica un mayor número de proveedores y de compras fuera de contrato (compras ad hoc realizadas fuera de un contrato negociado, también conocidas como “gastos fuera de contrato” o “gastos repetitivos”).

Ejemplos de adquisición directa

• Materias primas, como metales, plásticos y caucho
• Componentes
• Hardware
• Servicios de fabricación subcontratados

Ejemplos de adquisición indirecta

• Suministros y muebles de oficina
• Equipos de TI como computadoras e impresoras
• Equipos de seguridad, como gafas, guantes y delantales
• Suministros y servicios de limpieza
• Utilidades
• Mantenimiento, reparación y operaciones (MRO)
• Servicios empresariales subcontratados, como marketing, legal y recursos humanos

¿Cómo funciona el trabajo de adquisición?

La adquisición sigue una serie de pasos que van desde identificar un requisito o una necesidad de la empresa hasta el último paso de recibir el producto o servicio y la gestión continua del proveedor. Estos pasos forman un proceso conocido como el ciclo de vida de la adquisición.

Paso 1: abastecimiento

Cuando una organización ha determinado los bienes o servicios que necesita para funcionar de manera efectiva, el primer paso es seleccionar un proveedor. La tarea de seleccionar un proveedor se conoce como “abastecimiento”. Para las grandes organizaciones, el abastecimiento es a menudo un evento estratégico, como una solicitud de presupuestos, que ocurre cada pocos años en un intento por reducir los costos y obtener ahorros tangibles e intangibles. Las organizaciones evalúan a los proveedores y suelen seleccionar aquellos que ofrecen el mejor valor (precio, calidad).

Desafío: los procesos de solicitud de presupuestos extensos requieren de más recursos, energía y tiempo de varios departamentos.

Paso 2: contrato

Una vez que se selecciona al proveedor, el siguiente paso es celebrar un contrato. Aquí es donde se describen todos los términos y condiciones, incluidos los límites de gasto. Los equipos legales negocian los términos hasta que ambas partes acepten el contrato para su firma.

Desafío: si bien un contrato puede fijar los precios negociados, en algunos casos puede comprometer a una empresa a esos precios durante el plazo del contrato. En esos casos, si los precios bajan, no se traducirá en ahorros. Los contratos también pueden fijar productos específicos para una empresa.

Paso 3: adquisición

Una vez que se formaliza el contrato, la empresa adquiere los bienes al comprarle al proveedor contratado. Los usuarios finales deben recurrir a los proveedores contratados para todas las compras. El pago se suele gestionar a través del equipo de cuentas por pagar de la organización o el medio de pago preferido, como una tarjeta de crédito corporativa. El equipo de cuentas por pagar procesará el pago al proveedor dentro de los plazos acordados. Por último, la organización dará seguimiento y registrará detalladamente las compras en una ubicación central para fines impositivos, de auditoría, de transparencia y de referencia futura.

Desafío: la gestión del usuario final puede ser difícil, especialmente en el caso de los productos que requieren compras frecuentes realizadas por varios usuarios.

Paso 4: gestión de los vendedores

La gestión de los proveedores incluye revisiones trimestrales de la empresa, auditar el cumplimiento del contrato, y supervisar y presentar informes sobre el estado financiero y los riesgos de cada proveedor. La gestión de los proveedores también incluye fomentar las relaciones con los proveedores nuevos y los existentes.

Desafío: una empresa a menudo deberá gestionar diversos proveedores, lo que puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Además, los usuarios finales pueden confundirse en relación con el proveedor al que deben comprarle productos específicos, lo que lleva a un aumento de las compras fuera del contrato.

Beneficios de una gestión de la adquisición bien realizada

la adquisición es fundamental para el éxito de la empresa. Históricamente vista como una función administrativa, la adquisición ahora está a la vanguardia de los negocios, ayudando a las empresas a maximizar la eficiencia y responder con flexibilidad a las demandas del mercado. De acuerdo con Harvard Business Review¹, una buena empresa de adquisición es aquella que:

• Alinea los planes con los objetivos empresariales
• Realiza una investigación exhaustiva sobre los proveedores
• Negocia los contratos estratégicamente
• Gestiona de manera efectiva las relaciones con los proveedores y los riesgos

Como resultado, la adquisición puede producir una amplia gama de beneficios empresariales, entre los que se incluyen: 

Impulsar la eficiencia

La adquisición de alto rendimiento conlleva ahorros en los costos que impactan directamente en la rentabilidad de la empresa. A través de potentes herramientas de análisis de gasto, el área de adquisiciones puede detectar patrones de compra, tomar mejores decisiones con respecto al presupuesto y optimizar futuros ahorros.

Además de negociar precios más bajos en contratos individuales, el área de adquisiciones tiene una vista panorámica de toda la empresa y la base de suministros, por lo que puede establecer conexiones que reducen los costos e impulsan la eficiencia. Por ejemplo, a medida que los equipos separados llevan a cabo nuevos proyectos, el área de adquisiciones puede identificar oportunidades para agrupar recursos y poder adquisitivo para beneficiar a toda la empresa.

Un estudio de Accenture demuestra que las empresas que implementan procesos y métodos de abastecimiento estratégico obtienen una rentabilidad equivalente 5 a 10 veces el valor de su inversión original. El abastecimiento de alto rendimiento y las funciones de adquisición ahorran 82 USD por cada 8 USD en costos de adquisición.² Los ahorros en costos liberan más capital circulante de la empresa, que puede invertirse en otras áreas del negocio.

Mejorar la competitividad

Posicionada entre la organización y los proveedores, el área de adquisiciones puede interactuar con los proveedores a fin de crear soluciones innovadoras para las necesidades únicas de la empresa, lo que puede ayudarla a moverse rápidamente en un acelerado entorno competitivo y aumentar la velocidad de comercialización.

La adquisición bien gestionada también puede impulsar una competencia constructiva entre proveedores, y así brindar a la empresa una ventaja competitiva a través del costo y la calidad de los suministros. Los proveedores que participan en un proceso justo e imparcial de solicitud de presupuestos son más propensos a presentar sus mejores ofertas.

Administrar riesgos y asegurar el cumplimiento

Para muchas industrias, garantizar que los bienes y los servicios cumplan con las políticas internas y las normativas externas es un desafío. Dos maneras importantes mediante las cuales las empresas de adquisición aportan valor al negocio son la gestión de los riesgos del proveedor y el aumento del cumplimiento del gasto indirecto.

Mediante la gestión efectiva de los contratos de alto riesgo, el área de adquisiciones garantiza la continuidad del negocio al evitar interrupciones con los proveedores clave. Para los gastos indirectos, la adquisición puede evitar los gastos fuera de contrato y que se gaste de más mediante el uso de herramientas de análisis de gasto, a fin de identificar los problemas de cumplimiento, y poner restricciones en el software de compra de autoservicio para dirigir a los empleados a productos o proveedores aprobados.

Amazon Business puede ayudar a optimizar la adquisición

Amazon Business es un proveedor estratégico que puede ayudar a las organizaciones a adquirir bienes a escala sin la necesidad de un extenso proceso de solicitud de presupuestos o contratos con cada vendedor individual. Amazon Business investiga y consolida a los proveedores en cientos de categorías que ofrecen una amplia selección relevante para la empresa. Cincuenta y cinco empresas de la lista Fortune 100 adquieren suministros en Amazon Business. 

Amazon Business ayuda a las organizaciones a transformar digitalmente su proceso de adquisición, lo cual contribuye a obtener mejor resultados para la empresa, tales como:

• Reducción de los costos comerciales: compare múltiples ofertas de proveedores competitivos. Acceda a precios exclusivos para empresas, descuentos por cantidad y costos de entrega reducidos con envíos GRATUITOS y rápidos para artículos elegibles.
• Ahorro de tiempo: integrar Amazon Business con más de 90 sistemas de adquisición líderes. Empleará menos tiempo en la gestión de los proveedores ya que estarán centralizados a una sola ubicación conveniente. Reponga los suministros más rápido con entrega recurrente y acelere las aprobaciones al gestionarlas directamente en Amazon Business.
• Eficiencia en el pago: consolide las compras en una factura y abone con su medio de pago preferido. Además, Amazon Business ofrece visibilidad en tiempo real de los gastos por artículo.
• Mayor visibilidad y control: agregue su equipo completo a una sola cuenta para obtener una visibilidad completa. Cree grupos de compra y flujos de trabajo de aprobación. Controle las compras con límites de gastos y restricciones de cumplimiento. Detecte las métricas de adquisición para tomar mejores decisiones de compra.

Cuando el abastecimiento y la adquisición están alineados con una perspectiva de nivel superior, y se usan los datos, la colaboración y la automatización para tomar las decisiones de compra, se beneficia toda la organización. 

Preguntas frecuentes sobre la adquisición

¿Qué son las compras fuera de contrato?

Las compras fuera de contrato, también conocidas como gastos fuera de contrato o gastos repetitivos, son las compras realizadas por fuera de un contrato negociado con un proveedor preferido. En otras palabras, las compras fuera de contrato significan comprar a los proveedores fuera de la política de adquisición de la organización. Existen varias razones por las que los empleados hacer pueden realizar compras fuera de contrato, por ejemplo:

• Acceso a más proveedores: los empleados desean obtener acceso a una gran cantidad de proveedores en comparación con el número restringido que establece el área de adquisiciones.
• Desconocimiento de los proveedores contratados: la mala comunicación interna puede causar que ciertos departamentos no conozcan a los proveedores contratados y los precios negociados con estos proveedores.
• Reducción de la complejidad: el proceso de adquisición tradicional y las herramientas de compra pueden requerir mucho tiempo y ser complejos.
• Baja visibilidad de gastos: cuando los departamentos no pueden ver el historial de gastos, las compras ad hoc suelen ser el resultado.
• Incumplimiento: cuando no se implementan sanciones ni medidas de cumplimiento, hay menos incentivo para que los usuarios finales le compren a los proveedores contratados.

Los gastos fuera de contrato representan un problema ya que es difícil controlarlos. La visibilidad limitada de los datos de gastos impide que el área de adquisiciones haga el control necesario, lo que hace que las empresas absorban gastos no presupuestados. Los gastos fuera de contrato imposibilitan que el área de adquisiciones mida o cuantifique de forma efectiva una gran parte del gasto indirecto de una organización. 

¿Cómo es la adquisición diferente de las compras?

La adquisición es el marco general que incluye todas las actividades relacionadas con adquirir bienes y servicios para una organización. Las compras son solo un aspecto de la función de adquisición e incluye actividades asociadas con la compra como el desarrollo y la revisión de las especificaciones del producto, y la recepción, la inspección y el procesamiento de los bienes recibidos. Además de comprar, la adquisición también incluye actividades asociadas con seleccionar proveedores, establecer términos de pagos y negociar contratos.

¿Dónde encaja la adquisición dentro de una organización?

La mayoría de los departamentos de adquisiciones son parte de la función de Cadena de suministro, Finanzas o ambos. Es habitual que los directores de adquisiciones (CPO) respondan a la cadena de suministro o a Finanzas, pero esto ha cambiado y cada vez más responden al grupo directivo o al departamento de operaciones. El rol del CPO como un socio comercial estratégico se ha consolidado durante los últimos años dado que la adquisición representa un aporte clave para la estrategia comercial que puede otorgar valor a toda la organización.

¿La adquisición es igual a la gestión de la cadena de suministro?

La adquisición es el proceso para obtener los materiales que necesita para manejar su negocio y fabricar sus propios productos. La cadena de suministro es toda la infraestructura que necesita tener para ejecutar el flujo de un producto, desde la adquisición de materias primas hasta la producción y la distribución al cliente final. La adquisición es una parte estratégica de la gestión global de la cadena de suministro. Por ejemplo, si su empresa fabrica automóviles, la adquisición es el proceso de abastecimiento de los materiales que necesita para construir los automóviles. La cadena de suministro es todo el proceso implicado en la producción y la entrega de los automóviles al consumidor final.

¿Qué es un especialista en adquisiciones?

La función principal de un especialista en adquisiciones es abastecer bienes y servicios para una organización. Los especialistas en adquisiciones supervisan el pedido de los materiales y gestionan los contratos con los proveedores de la empresa. Analizan los costos, negocian los contratos, administran el inventario, realizan el seguimiento de los pedidos, resuelven las disputas relacionadas con los precios y ofrecen estrategias que ayudan a las empresas a administrar mejor los costos de los suministros y los servicios de los proveedores.

¿Cuál es el abastecimiento estratégico en la adquisición?

El abastecimiento estratégico es el proceso de continuamente evaluar y mejorar las compras de una empresa. El abastecimiento estratégico implica la recopilación de datos y el análisis de gastos, la investigación de mercado, el proceso de solicitud de presupuestos, las negociaciones, la contratación, la implementación y la mejora continua.

 ¿Cuál es la diferencia entre RFI, RFQ y RFP en la adquisición?

 Una Solicitud de información (Request for Information, RFI), una Solicitud de cotización (Request for Quotation, RFQ) y una Solicitud de presupuestos (Request for Proposal, RFP) tienen distintos fines dentro de la fase de abastecimiento del proceso de adquisición.

• Una solicitud de información (RFI) se utiliza para solicitar información acerca de las capacidades de diversos proveedores para fines comparativos. Por lo general, se utiliza antes de una RFQ o RFP.
• Una solicitud de cotización (RFQ) se usa para solicitar información sobre cómo los proveedores podrían satisfacer sus necesidades y cuánto costará.
• A solicitud de presupuestos (RFP) es el proceso más formal, con reglas estrictas para el contenido, los plazos y las respuestas. Describe los requisitos para un proyecto específico y solicita ofertas de proveedores calificados.

Fuentes:

1.      High Performance Sourcing and Procurement; Harvard Business Review (2017).

2.      Procurement’s Next Frontier; Accenture (2015).