Contabilidad y Pago por factura

Tanto si eres propietario de una sociedad unipersonal o de una pequeña empresa, la contabilidad es una parte importante de las operaciones y siempre hay formas de optimizar y simplificar el proceso. El Pago por factura* de Amazon Business puede encaminarte hacia un proceso de pago y conciliación de extremo a extremo mucho más fácil.  

En los últimos años, en parte debido a la COVID, es probable que cada vez más personas como tú se hayan conectado a la web con el fin de efectuar compras para sus necesidades comerciales y necesitan acceder a soluciones fáciles de usar que simplifiquen el acceso a fondos, ayuden a llevar su contabilidad e informes de gastos y permitan conciliar sus facturas.

Los desafíos de las pequeñas empresas

Hablemos de algunos de los puntos débiles de la contabilidad a los que, como propietario de un negocio, quizás tuviste que enfrentarte, o con los que tienes que lidiar actualmente.

Acceso a fondos

 Como una pequeña empresa, probablemente siempre estés tratando de optimizar tu flujo de caja. Los clientes corporativos de Amazon que encuestamos en julio de 2022 y que prefieren facturar en lugar de pagar mencionan la falta de acceso como uno de sus principales puntos débiles. Algunos de ustedes pueden tener acceso a tarjetas de crédito para compras, pero pueden tener dificultades de crédito insuficiente cuando ocasionalmente necesiten realizar una compra grande. Es posible que otros propietarios de empresas sigan utilizando cheques o soluciones de débito como transferencias bancarias, que generalmente es un proceso manual que lleva mucho tiempo valioso. Otro problema surge si los productos se retrasan, no se reciben o se reciben en malas condiciones, pero el pago ya se ha realizado. Luego, debes pasar por el proceso de recibir reembolsos y, mientras esos sucede, te hace falta ese efectivo que podría usarse para otros gastos comerciales.

Datos insuficientes

Como propietario de una pequeña empresa, es posible que tampoco tengas suficientes datos en el estado de tu cuenta bancaria o de tarjeta de crédito que coincidan con tus pedidos y pagos. Esto, a su vez, agrega horas a tu carga de trabajo y complejiza lo que debería ser un proceso fluido y optimizado. Las empresas tienen diferentes procesos de conciliación, y recibir facturas en formatos específicos y con diferentes niveles de detalles afecta el tiempo que se tarda en conciliar las compras antes de pagar.

Informes de gastos

Finalmente, todos sabemos que lidiar con los informes de gastos es uno de los mayores puntos débiles para las pequeñas empresas. Esto es especialmente cierto para las empresas que permiten a los empleados utilizar métodos de pago personales debido a la falta de alternativas comerciales. Es fundamental tener los gastos claros para administrar mejor los presupuestos.

Pago por factura

Tanto si eres propietario de una sociedad unipersonal independiente que se encarga de todo o eres responsable de administrar la contabilidad dentro de tu pequeña empresa, el Pago por factura te permitirá optimizar el flujo de efectivo y facilitará la contabilidad, la conciliación y los informes. El Pago por factura es un método de pago de facturación personalizable para negocios de todos los tamaños y sectores. Repasemos los puntos débiles anteriores y veamos cómo el Pago por factura ofrece soluciones que pueden ayudar a abordarlos.

Acceso a fondos a través del Pago por factura*

Cuando se trata del acceso a fondos, el Pago por factura otorga a los clientes elegibles la opción de comprar ahora y pagar más tarde con términos de pago y una línea de compra en Amazon Business. El Pago por factura ayuda a los clientes a administrar fácilmente el capital de trabajo y liberar el flujo de caja con términos netos que funcionan para ti.  Los clientes pueden solicitar aumentos en la línea durante ciertas épocas del año cuando el flujo de caja es una preocupación (por ejemplo, solicitar un aumento adicional en la línea de crédito durante el período de noviembre a diciembre y luego regresar a la línea normal una vez que finalicen las festividades).

El Pago por factura no tiene tarifas iniciales ni intereses (a diferencia de las tarjetas de crédito), lo que te brinda poder adquisitivo y te ayuda a administrar el capital de trabajo. Con una membresía de Prime Business, puedes solicitar términos a 45 días con los planes Small y Medium. Con estos términos de pago extendidos, tienes el tiempo y el dinero a favor para seguir haciendo crecer tu negocio en el mercado hipercompetitivo de hoy.

Contabilidad y conciliación de cuentas

Cuando se trata de problemas de contabilidad y conciliación de cuentas, el Pago por factura te permite personalizar la configuración de facturas para que se ajusten a tus necesidades contables, en lugar de cambiar tu proceso para que se ajuste a un método de pago estándar. En Amazon Business, reconocemos que no hay dos empresas iguales. Cada una tiene sus propios objetivos, políticas internas y procedimientos. En particular, las empresas tienen diferentes procesos de conciliación, y recibir facturas en formatos específicos y con diferentes niveles de detalles afecta el tiempo que lleva conciliar las compras antes de pagar.

Con el Pago por factura, puedes personalizar la configuración de facturas para alinearlas con la estructura de tu organización y los procesos y las políticas de cuentas por pagar. Este método te permite lo siguiente:

•  Recibir facturas en varias y diferentes direcciones de correo electrónico.
•  Consolidar fácilmente las facturas con la frecuencia que elijas (por mes o por orden de compra).
•  Integrar fácilmente la API del Pago por factura para que se sincronice de forma automática con Quickbooks® a fin de obtener una vista completa de todas las facturas de la empresa en un solo lugar.
•  Tener la opción de agregar campos definidos por el cliente, como el número de orden de compra.

Todas estas cosas te ayudan a recibir, conciliar y procesar pagos más rápido, lo que resulta en costos más bajos y un flujo de caja mejorado. Además, el Pago por factura te permite comprar a miles de vendedores externos en Amazon Business y permite a tu equipo de Cuentas por Pagar efectuar los pagos directamente a Amazon Business, mientras nosotros manejamos las complejidades de pagar a los múltiples vendedores externos. Esto permite reducir la cantidad de proveedores a los que les tienes que pagar y simplificar el proceso de Cuentas por Pagar.

Facturas digitales y detalladas

Por último, el Pago por factura simplifica aún más la conciliación con facturas digitales y detalladas. Estas son facturas detalladas bajo demanda con las órdenes de compras respectivas para un fácil proceso de comprobación triple. El portal del Pago por factura te permite verificar las facturas en cualquier momento desde tu cuenta y hacer un seguimiento de los cambios de estado y las fechas de vencimiento con informes bajo demanda. También incluye herramientas para desembolsar reembolsos a tu cuenta bancaria comercial o crear informes personalizados para hacer un seguimiento de los gastos y conciliar los pagos. Y existen varias formas de pagar facturas, como la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), la transferencia bancaria o el cheque, según las preferencias de tu empresa. Puedes simplificar tus procesos de conciliación al administrar la configuración de facturación, ver los saldos de tu cuenta, descargar tus facturas y generar informes para hacer un seguimiento de los gastos, en línea, con tu cuenta Amazon Business. Simplemente ve tu cuenta y saldos para obtener una referencia rápida o utiliza herramientas adicionales para depositar reembolsos en tu cuenta bancaria comercial o crear informes personalizados a fin de hacer un seguimiento de los gastos y conciliar los pagos. 

Informes

Tanto si eres una persona que dirige su propio negocio y desempeñas el papel de la contabilidad o una pequeña empresa con un departamento contable, puedes acceder a informes de gastos con herramientas analíticas integradas para un mejor control.

Para un pequeño negocio con varios empleados, puedes permitir que los empleados usen la línea de Pago por factura de la empresa para compras en Amazon Business en lugar del método de pago personal. De esta manera, no tendrás que lidiar con reclamos de gastos individuales y eliminas la necesidad de que los empleados recuerden enviar informes de gastos porque las facturas digitales se envían automáticamente por correo electrónico a Contabilidad. Esto da como resultado menos tiempo para que tu equipo de Cuentas por Pagar realice un seguimiento de los informes de gastos. La vista de informes también permite una mayor visibilidad de los gastos en toda la organización (por ejemplo, diferentes grupos), lo que puede ayudar a optimizar los gastos y a ahorrar costos. Puedes buscar y descargar facturas por orden de compra, monto de transacción y fecha. En lo que respecta al seguimiento de gastos, esta característica también sirve para proporcionar controles seguros y protegidos. A medida que tu negocio crece, puedes supervisar fácilmente los hábitos de gasto y asegurarte de que los compradores estén tomando decisiones rentables.

¿Cuáles son los pasos y cómo funciona?

Al registrarte para obtener una cuenta Amazon Business, tu cuenta se evaluará automáticamente para una línea de compra de Pago por factura. Si se aprueba, el administrador de la cuenta recibirá un correo electrónico que detalla el monto de la línea aprobada, los términos de pago y las instrucciones sobre cómo configurar el nuevo método de pago. Una vez notificado, no esperes, solo tienes 180 días  para activar la línea de compra después de la autorización. Si no se realiza ninguna acción, la línea se cerrará.

El Pago por factura brinda a los clientes calificados de Amazon Business la opción de obtener una factura con un término estándar de pago a 30 días. Siempre que se envíe un pedido, las empresas recibirán una factura clara y detallada, con un plazo de pago a 30 días en Amazon Business. Combinar la conveniencia, el valor y la selección de Amazon Business con la línea de crédito del Pago por factura puede ayudar a los negocios a simplificar y optimizar las compras. Cuando el proceso contable se simplifica en tal grado, es una victoria importante, lo que les da a los propietarios de empresas como tú más tiempo para concentrarse en otras tareas importantes.

* sujeto a autorización