Transformación de adquisiciones: Por qué las agencias necesitan aprovechar los foros de compras digitales

Hace aproximadamente una docena de años, el gobierno federal instituyó por primera vez su política Cloud First y se ha convertido en uno de los esfuerzos de transformación digital más impactantes y exitosos en todo el gobierno federal.  Ahora existe la oportunidad de aprovechar aún más la infraestructura en la nube que sustenta el entretenimiento, las redes sociales, la investigación y el desarrollo, así como nuestros hábitos de compra diarios.

Mark Fox, director de ventas federales de Amazon Business, ve la próxima oportunidad de aprovechar la computación en la nube para transformar las adquisiciones federales de la misma manera que los hábitos de compra en casa se han transformado en los últimos 20 años.

“¿Cómo pueden las agencias modernizar el proceso de adquisición de artículos disponibles comercialmente? ¿Cómo podemos evolucionar algunos de los modelos de compra tradicionales, como los procesos de RFP y los Calendarios de premios múltiples (MAS)?”, preguntó, “que son más similares a los catálogos físicos que están ampliamente desactualizados el día en que se publican y es un desafío para el gobierno mantenerlos actualizados, incluso con asignaciones recientes para ajustes de precios económicos ilimitados (EPA)”.

Fuera del gobierno, las plataformas de compras digitales son la norma de cómo se realiza la adquisición hoy en día. “Esa experiencia de Negocio a Consumidor (B2C) que disfrutamos en casa”, argumentó Fox, “debería adoptarse aún más a nivel gubernamental.

El mayor desafío”, dijo Fox, “es la educación y la concientización. El Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) puede ser un desafío, incluso para los expertos”. Fox dijo que hay un lenguaje que permite a los compradores federales comprar productos comerciales cotidianos como tuercas y pernos, productos de oficina, incluso generadores de gas en plataformas digitales como lo haría el consumidor promedio, pero con los beneficios adicionales de usar una plataforma de Negocio a Gobierno (B2G).

Y siempre existe la opción de actualizar el FAR en sí. Fox dijo que el umbral de microcompra, por ejemplo, actualmente es de $10,000. Pero aumentar eso a $250,000 o más simplificaría muchas decisiones de adquisición que las agencias tienen que tomar dado que aumenta la cantidad de productos disponibles para la compra a través de plataformas digitales.

Por ejemplo, Amazon Business satisface los requisitos de obtener múltiples cotizaciones competitivas, todo a través de una sola plataforma.

“En este momento, el comprador puede percibir eso como una sola cotización de Amazon. En realidad se trata de una recopilación de múltiples vendedores: algunos productos de primera línea de Amazon donde Amazon es el distribuidor real, pero la mayoría son de vendedores externos presentados a través del sitio web de Amazon Business que puedes elegir”, dijo Fox. “Podrías elegir el producto recomendado según tus preferencias, que aparecen primero, o podrías elegir la opción número tres, ya que la vende una empresa propiedad de un veterano que está a 25 millas de tu base, y preferirías gastar tu dinero con ese vendedor en particular y alinearte con las pautas recientes de la Casa Blanca para aumentar el gasto con pequeñas empresas”.

Y esa es una de las ventajas de usar una tienda en línea como Amazon Business: Puede ayudar a las agencias federales a alcanzar sus objetivos de pequeñas empresas. Esto se debe a que la mayor parte de las ventas del sitio web de Amazon, ya sea para empresas (Amazon Business) o consumidores (Amazon.com), provienen de vendedores externos. Amazon Business actúa como una cadena de suministro y sistema de administración de logística, ya que conecta empresas pequeñas, locales y diversas con el comprador y proporciona almacenamiento, transporte, entrega y devoluciones para la mayoría de los productos vendidos.

Esto también hace que sea más fácil que las agencias apoyen su misión particular más rápidamente. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas principales de armas requieren la compra de artículos comerciales cotidianos para mantener el estado de capacidad de misión. Un ejemplo sería el avión de combate F-35 Joint Strike Fighter y la necesidad de los encargados de mantenimiento de productos de consumo general (GUC), como depresores de lengüeta de madera, plásticos Solo Cups, una marca específica de epoxi y una marca específica de papel de lija. Los depresores de lengüeta y los plásticos Solo Cups se utilizan para mezclar el epoxi, y el papel de lija se utiliza para terminar las reparaciones de la superficie de la aeronave.

“Estamos impactando la misión con cosas simples como esa”, dijo Fox. “Hoy en día, a nivel de escuadrón, tienen desafíos para aprovechar los mecanismos tradicionales de contratos principales a fin de obtener esos artículos lo suficientemente rápido a un precio realista, de modo que los aviones no estén ahí esperando un valor de $20 en artículos comerciales para ser plenamente capaces de cumplir con la misión”.

Amazon Business permite a los compradores filtrar y establecer preferencias, al igual que la forma en que los consumidores usarían Amazon.com en casa, pero con parámetros adicionales. De hecho, los administradores de tarjetas de compra del Gobierno pueden configurar sus cuentas de manera predeterminada para estos parámetros a través de políticas de “compra guiada” (una función de Prime) que establecen barreras para que los titulares de las tarjetas compren dentro de los requisitos de la agencia y procuren alcanzar los objetivos de compra.

Por ejemplo, los compradores de Amazon Business pueden filtrar por pequeñas empresas propiedad de veteranos o incluso agregar empresas de HUBzone si lo prefieren. Los compradores pueden filtrar por ubicación, lo que les permite comprar dentro de su comunidad. Esta suele ser una prioridad para las instalaciones militares, que prefieren gastar a nivel local para apoyar a las comunidades que a su vez apoyan a sus miembros del servicio. La Fuerza Aérea se refiere a esto como su Programa de Primera Vista, que prioriza las compras hechas a pequeñas empresas dentro de un radio de 50 millas de cualquier base de la Fuerza Aérea. De esta manera, siguen apoyando a las comunidades militares locales en todo EE. UU. Esto también proporciona una audiencia de compras más grande para pequeños vendedores más allá de la Fuerza Aérea, ya que sus ofertas, una vez que están en el sistema, están disponibles para que todos los compradores de Amazon las vean. También se convierte en una herramienta de gestión de riesgos de la cadena de suministro, lo que ayuda a garantizar la viabilidad a largo plazo de estos proveedores federales tradicionales.

Otro ejemplo es que Amazon Business hace que sea más fácil para los compradores federales encontrar y comprar la fuente obligatoria de productos de suministro AbilityOne y Skilcraft con una tienda de AbilityOne actualizada.

Uno de los desafíos de promover aún más compras a los vendedores de pequeñas empresas en desventaja es el Sistema Federal de Datos de Adquisiciones (FPDS). Este desalienta a las agencias a informar compras por debajo del umbral de microcompras. Esto ha impactado a las agencias que informan dicho gasto y ha afectado los objetivos de su negocio. Amazon Business puede ayudar a simplificar la generación de informes de este gasto con sus capacidades integradas de generación de informes y análisis.

De hecho, una de las propuestas de valor más impactantes de Amazon Business es la cantidad significativa de informes y análisis a los que un cliente tiene acceso”, dijo Fox. “Así que las agencias pueden ir allí y preguntar: ‘¿cuánto he comprado en una categoría en particular? ¿Cuánto dentro de esa categoría en particular hemos comprado a una pequeña empresa propiedad de veteranos o a una marca en particular?’ Con esa información fácilmente disponible, también es fácil para las agencias compartir la información con FPDS y su respectiva Oficina de Utilización de Pequeñas Empresas y Empresas Desfavorecidas (OSDBU). Esto representa un área de oportunidad para que el gobierno obtenga el crédito completo por todas las compras de pequeñas empresas que realmente realizan”.

Publicado originalmente en FederalNewsNetwork.com.