Dirige cada compra al autorizador adecuado

Las autorizaciones de compras empresariales no deberían impedir que las personas realicen su trabajo.

En una organización en crecimiento, las personas que hacen las compras generalmente no trabajan en el área de adquisiciones. Estas personas son el maestro que repone los materiales del aula antes de que comience la semana, el gerente de planta que necesita guantes de seguridad para mantener una línea de producción en funcionamiento y el administrador de una clínica que vuelve a pedir los suministros esenciales para la sala de exámenes. Hacer compras es una distracción del trabajo para el que se contrató a estas personas, y cada día que un pedido queda pendiente es un día en el que el trabajo se detiene. Despeja el camino con rapidez y permíteles volver a lo importante. Si los haces esperar demasiado tiempo por una autorización de compra, el costo no recae en el área de adquisiciones, sino en los estudiantes que esperan los materiales del aula, en la línea de producción detenida a la espera de una pieza de repuesto y en los pacientes que aguardan atención.

Estas demoras son comunes y están bien documentadas. Según Gartner, las autorizaciones de gastos en las organizaciones tardan entre 1 y 10 días y se ven ralentizadas por niveles de autorización adicionales, autorizadores que no están disponibles o no tienen claro su rol y solicitudes rutinarias de bajo riesgo que, aun así, se elevan a los directivos para su aprobación.

Para los autorizadores, el problema es que cada pedido que está en la cola puede parecer igual a los demás. Cuando pueden facilitar la aprobación rápida de las compras adecuadas, los autorizadores dejan de ser un punto de control que obstaculiza el proceso y permiten que el docente, el gerente de planta y el administrador de la clínica se concentren en el trabajo importante. Cuando falta contexto sobre la autorización que se solicita, la única manera de actuar correctamente en beneficio de estos compradores es hacerlo manualmente: rastrear el historial, consultar con otros equipos y determinar qué pedidos son rutinarios y cuáles requieren una revisión más detallada. Pero con la automatización, los flujos de trabajo de autorización manual dejan de ser una barrera que frena a la organización y se convierten en un proceso optimizado que ayuda a mantener el gasto conforme a las políticas y permite avanzar a la velocidad que el personal necesita.

Evolución de los flujos de trabajo de autorización de compras

Los procesos de autorización más eficaces corresponden el nivel de revisión con el nivel de riesgo. Las compras de rutina avanzan rápidamente, para que las personas que las realizaron puedan volver a enseñar, gestionar la línea de producción o atender a los pacientes. Los autorizadores, a su vez, pueden dedicar la aplicación de su criterio para los pedidos que son diferentes. Esto es importante porque la mayor cantidad de compras que hace una organización son de rutina: según McKinsey, entre el 80 y el 90% de los artículos adquiridos son de bajo volumen, a menudo pedidos que se hacen una sola vez y que representan apenas del 10 al 20% del gasto total. Cuando todos esos pedidos esperan la misma revisión, la cola se llena de compras que inevitablemente serán autorizadas, y los pedidos que requieren una revisión más detallada quedan perdidos entre ellas. Hay tres cosas que un proceso moderno hace bien:

1. Enruta automáticamente. Los pedidos van al autorizador correcto según las políticas propias de la organización, sin que haya que reenviarlos ni hacer suposiciones.
2. Sigue avanzando cuando las personas están ausentes. La delegación y los autorizadores de respaldo garantizan que los pedidos no queden a la espera de alguien que está ausente o que ha cambiado de rol o de empresa.
3. Pone el contexto frente a la decisión. Los autorizadores pueden ver qué es de rutina y qué no antes de actuar.

Este es el cambio que Amazon Business trabajó por generar, y ya está disponible en Autorizaciones de Amazon Business.

Capacidades de autorización que ya funcionan para ti

Además de las novedades, Autorizaciones ya gestiona los aspectos fundamentales. Estas funcionalidades están disponibles hoy mismo:

• Alinea las autorizaciones con los procesos únicos de tu organización. Autorizaciones ya aplica automáticamente tus políticas de compra para que los pedidos correctos lleguen a las personas adecuadas sin que nadie tenga que dirigirlos manualmente. Los administradores crean procesos que reflejan la manera en que funciona la organización, según el umbral de gasto, la categoría de producto o los campos de información del pedido empresarial, como el centro de costos o el código de proyecto, con hasta seis niveles de autorización para las compras que requieren una revisión más detallada.
• Haz que las compras sigan avanzando durante cambios organizacionales, ausencias y cambios de rol. Cuando un autorizador está ausente, la delegación, los autorizadores de respaldo y la escalada se hacen cargo del pedido, para que los compradores no queden esperando que alguien vuelva de vacaciones.
• Bloquea el precio durante el proceso. Los autorizadores tienen siete días para revisar cada pedido, o 14 días en el caso de los clientes de Prime Business Medium y Enterprise. El precio del carrito permanece bloqueado durante todo el plazo de autorización, para que el tiempo dedicado a la revisión no implique cambios de precio para el comprador.

Novedades en Autorizaciones: Decisiones basadas en el historial de compras de tu propia organización

Cada organización compra a su manera. Un distrito escolar pide materiales para el aula cada semana. Un fabricante vuelve a pedir el mismo equipo de seguridad en un ciclo regular. La lista de suministros de una clínica depende de sus pacientes. Los autorizadores ya saben qué es normal para su organización, y ahora ese conocimiento se incorpora al pedido. Los datos provienen de los patrones de compra de tu propia cuenta, por lo que reflejan tus políticas y tus compradores, no un punto de referencia genérico. Las autorizaciones de Amazon Business están evolucionando con nuevas capacidades para ayudarte a hacer lo siguiente:

• Reconocer un pedido de rutina de un vistazo. Cuando un autorizador abre un pedido, puede ver con qué frecuencia se han aprobado compras en esa categoría en la cuenta. Un pedido recurrente de suministros escolares se identifica como rutinario, por lo que el autorizador puede aprobarlo con confianza y continuar.
• Detectar los patrones que nadie debería tener que recordar. Si un producto específico se rechazó anteriormente en la cuenta, el pedido muestra cuántas veces ocurrió. Si un producto casi siempre se rechaza, esto también se indica para que el autorizador sepa que debe examinarlo con más detenimiento antes de decidir.
• Detectar gastos inusuales antes de que se autoricen. Si Supervisión de anomalías en gastos* ha marcado un pedido, quizás debido a una compra dividida o una dirección de envío inusual, el autorizador ve esa señal directamente en el pedido. Es la misma vista que tiene el administrador, por lo que el autorizador y el administrador trabajan con la misma información.
• Examinar los detalles del pedido que no cuadran. Si un centro de costos está haciendo pedidos fuera de sus categorías habituales, o un número de orden de compra aparece con más frecuencia de lo esperado, el autorizador puede detectarlo y corregirlo antes de que el pedido se procese.

¿El resultado? Los autorizadores pueden actuar rápidamente donde el historial indica que es seguro hacerlo, y tomarse más tiempo para examinar las instancias donde deben prestar más atención.

Mantén los flujos de trabajo de autorización en buen estado a medida que tu organización crece

Un proceso que se adaptaba a tu organización el año pasado puede no adaptarse hoy. Los administradores ahora pueden ver cómo funcionan sus procesos, no solo cómo se configuraron, directamente en la parte superior del nuevo panel de control de administrador de Autorizaciones. Los problemas que antes surgían recién después de que un pedido vencía ahora aparecen cuando todavía hay tiempo de actuar. Esto les permite a los administradores hacer lo siguiente:

• Intervenir antes de que los pedidos queden paralizados. Cuando la actividad de un autorizador disminuye repentinamente o empiezan a acumularse los vencimientos de sus autorizaciones, los administradores pueden designar a un delegado para no dejar a los compradores esperando.
• Identificar fricciones que no protegen nada. Los administradores pueden identificar políticas en las que casi todos los pedidos se autorizan, pero demasiados siguen venciendo; umbrales que generan demoras sin detectar riesgos reales; y categorías restringidas que casi siempre se autorizan.
• Distribuir la carga de trabajo. Cuando un autorizador gestiona un volumen mucho mayor que los demás, los administradores pueden reequilibrar la carga y evitar depender de una sola persona.
• Reemplazar a un autorizador en un solo paso, en todos los lugares donde está asignado. Cuando alguien cambia de rol o deja la organización, los administradores pueden reasignar sus autorizaciones en todas las políticas a la vez, en lugar de actualizar cada política manualmente.
• Verificar la configuración antes de que afecte los pedidos. Los administradores pueden detectar brechas en la configuración de forma temprana. Por ejemplo, una política que dirige los pedidos a un autorizador predeterminado de grupo que aún no se ha asignado, políticas de límite de gasto que se superponen o una política que requiere completar un campo de información del pedido empresarial que los compradores no pueden llenar al finalizar la compra.

Cada dato apunta a un siguiente paso claro, y los administradores pueden iniciar una conversación a partir de esa información para comprender qué hay detrás antes de realizar un cambio.

Automatiza las autorizaciones para compras de rutina sin dejar de mantener los controles adecuados

Los mismos datos ayudan a las organizaciones a decidir qué nivel de supervisión necesita cada tipo de compra. Cuando los datos muestran que los pedidos de bajo importe se autorizan casi siempre, los administradores pueden aumentar el umbral con confianza. Cuando una categoría restringida se autoriza de forma sistemática, pueden eliminarla de la lista. Cuando dos políticas cubren los mismos pedidos, las pueden combinar.

Cada cambio reduce la cantidad de autorizaciones que la organización necesita desde el principio, mientras que los controles permanecen vigentes para las compras que requieren una segunda revisión.

Lo que hace posible un proceso de autorización simplificado

Los compradores obtienen lo que necesitan sin tener que esperar. Los autorizadores resuelven las compras de rutina rápidamente y aplican su criterio donde realmente importa. El gasto se mantiene conforme a la política, no porque cada pedido reciba el mismo escrutinio, sino porque los pedidos adecuados reciben la atención necesaria.

Y las personas para quienes realmente se hace el trabajo notan la diferencia. Los maestros pueden concentrarse en sus alumnos y no en su armario de materiales. Los gerentes de planta mantienen la línea producción en movimiento y entregan los productos a sus clientes a tiempo. Los equipos de atención médica pueden brindar a los pacientes la atención que necesitan sin tener que preocuparse por si hay guantes disponibles en la sala de exámenes. Cuando las autorizaciones avanzan al ritmo del trabajo, las personas pueden volver a dedicarse al verdadero motivo laboral que las convoca.

Explora la experiencia mejorada de Autorizaciones

*Supervisión de anomalías en gastos está disponible para los miembros de Prime Business con el plan Enterprise y Medium.

Preguntas frecuentes

*Supervisión de anomalías en gastos está disponible para los miembros de Prime Business con el plan Enterprise y Medium.