Las adquisiciones en la construcción: cómo funcionan

La demora en un pedido de materiales no solo cuesta dinero. Paraliza a un equipo que ya está trabajando, retrasa al siguiente rubro y convierte el error de un día en una semana. En una obra en construcción, comprar y programar son el mismo problema en diferentes presentaciones.

Los materiales y las subcontrataciones constituyen la mayor parte del presupuesto de un proyecto, los precios cambian a medida que el trabajo avanza y una sola entrega fallida repercute en todo el cronograma. Si el área de adquisiciones falla, el daño afecta a todas partes al mismo tiempo.

Las adquisiciones en la construcción son la forma en que un proyecto se abastece de mano de obra, materiales y equipos, y el método que elijas determina tanto el costo como el riesgo. Esta guía cubre los métodos de entrega, el proceso desde la planificación hasta el cierre, y cómo mantener la compra de materiales bajo control.

¿Qué son las adquisiciones en la construcción?

Las adquisiciones en la construcción son el proceso de obtener y comprar todo lo que un proyecto necesita: mano de obra, materiales, equipos y servicios, y gestionar los contratos que los suministran. Las adquisiciones van desde la planificación hasta el cierre en una serie de pasos repetibles.

Funcionan en dos niveles a la vez. Funcionan en dos niveles. Primero, la forma en que se celebran los contratos para el proyecto en general, es decir, el método de entrega que establece quién asume cada riesgo. Segundo, cómo se compran los materiales del día a día una vez que el trabajo está en marcha, allí entra en juego la logística de las adquisiciones. Las siguientes secciones abordan cada nivel por separado, porque para mantener un proyecto dentro del presupuesto y del cronograma es necesario que ambos se ejecuten correctamente.

Métodos para las adquisiciones en la construcción

El método de entrega determina quién asume el riesgo de diseño y construcción, y la elección define la certeza respecto a los costos y el cronograma desde el principio. Los métodos más comunes son cuatro.

Diseño-licitación-construcción: el propietario completa el diseño y luego los contratistas licitan para construirlo. Es un método conocido y que genera competencia en cuanto a precios, pero el diseño y la construcción se dan en secuencia, lo que puede ralentizar el proceso.

Diseño-construcción: una sola entidad se encarga tanto del diseño como de la construcción bajo un único contrato. Este método acelera la entrega y ofrece un único punto de responsabilidad; la desventaja es poco control del propietario sobre los detalles del diseño.

El director de obra a riesgo: se incorpora un director de obra de forma temprano como asesor y luego entrega el proyecto bajo un precio máximo garantizado. Este método aporta la opinión del constructor al diseño al mismo tiempo que limita la exposición al costo.

Entrega integrada de proyecto: el propietario, el diseñador y el constructor comparten riesgos y beneficios bajo un solo acuerdo. Este método alinea los incentivos de todos, pero requiere una cultura colaborativa y una disposición inicial más elaborada.

No hay un método que sea el mejor. Determinar el adecuado depende de la certeza presupuestaria que se necesite, de qué tan ajustado sea el cronograma y de cuánto riesgo está dispuesto a asumir el propietario.

El proceso de adquisiciones en la construcción

Las adquisiciones van desde la planificación hasta el cierre en una serie de pasos repetibles. Síguelos en orden y evitarás que se hagan compras que estén adelantadas o atrasadas respecto al cronograma del proyecto, que es donde suelen darse los sobrecostos y los equipos inactivos.

Paso 1: Definir el alcance y los requisitos

Anota exactamente lo que el proyecto necesita, en qué cantidades y con qué especificaciones antes de cotizar un solo producto. Extrae el cómputo de materiales de los planos aprobados, no de suposiciones, y señala ahora cualquier producto que tenga tiempos de entrega extendidos.

Un alcance bien definido le da a cada oferta de licitación un objetivo común, para que luego puedas comparar elementos equivalentes y reduzcas las órdenes de cambio que surgen cuando se hacen suposiciones tempranas.

Paso 2: Elegir un método de entrega y un tipo de contrato

Adapta el método de entrega y la estructura del contrato a tu certeza presupuestaria, la presión del cronograma y la tolerancia al riesgo.

El método de diseño-licitación-construcción, el de diseño-construcción y el de director de obra a riesgo trasladan el riesgo a diferentes partes, y un contrato de precio fijo se comporta de manera muy distinta a los “costos más honorarios” cuando las condiciones cambian. Decide esto con anticipación, porque establece las reglas para cada compra y negociación que viene después.

Paso 3: Solicitar y evaluar ofertas o cotizaciones

Invita a licitar a proveedores y subcontratistas que hayas precalificado en función de capacidad, licencias y desempeño previo, y luego evalúalos con base en costo total, capacidad y confiabilidad, y no únicamente por precio de lista.

Pídeles por escrito los plazos de entrega y el historial de pedidos pendientes. La cifra más baja con frecuencia oculta un cronograma más lento o una garantía más débil, y detectar esto ahora te protege de los retrasos que podrían aparecer durante la obra.

Paso 4: Adjudicar el trabajo y contratar

Adjudica el trabajo y pon los términos por escrito: alcance, precio, cronograma, hitos de pago y cómo se cotizan y autorizan las órdenes de cambio. Especifica qué sucede cuando un material no está disponible o se necesita una sustitución de especificación.

Cuanto más claro sea el contrato, menos disputas terminan en un abogado y más rápido se resuelven las que sí lo hacen.

Paso 5: Pedir materiales y administrar la entrega según el cronograma

Realiza los pedidos conforme al cronograma de construcción, no todos a la vez, y haz un seguimiento de cada entrega hasta la fecha en que el equipo realmente la necesita:

• Confirma las fechas de envío

• Secuencia las entregas por fase de trabajo

• Organiza el almacenamiento y la disposición

• Incorpora un margen de tiempo para productos con plazos de entrega variables

Los materiales que llegan a tiempo mantienen a los equipos productivos, y los que llegan antes de tiempo saturan la obra, con riesgo de daños o robo antes de su uso. Si llegan demorados, detienen el trabajo.

Paso 6: Administra el contrato, los cambios y los pagos

Gestiona el dinero y el acuerdo durante la construcción. Registra y calcula el precio de las órdenes de cambio a medida que ocurren, verifica el trabajo completado respecto al contrato, concilia cada factura con lo que realmente se entregó y libera el pago únicamente cuando ambos estén conformes.

Cuando se administran de esta manera, el costo y el alcance se mantienen alineados a medida que las condiciones cambian, de modo que detectas los problemas presupuestarios cuando todavía puedes tomar medidas y no en la facturación final.

Paso 7: Cerrar el proyecto y capturar lecciones para el siguiente

Haz el papeleo: inspecciones finales, liberación de gravámenes, garantías, planos conforme a obra y pagos de cierre. Luego haz un breve análisis sobre qué proveedores cumplieron, dónde se retrasó el cronograma y qué comprarías de otra forma.

Un cierre documentado te protege si surge una reclamación de garantía, y las lecciones convierten los errores de este proyecto en atajos para el siguiente.

Cómo controlar los costos de materiales

Los materiales son el área donde se pierde dinero más rápido en un proyecto, así que contrólalos al consolidar quién compra, fijar cotizaciones en pedidos grandes y comprar productos recurrentes en volumen. Las pequeñas sumas en esta área se acumulan a lo largo del proyecto.

Las adquisiciones son una palanca más potente de lo que muchos equipos reconocen. McKinsey ha señalado que las adquisiciones representan típicamente entre el 40 % y el 70 % del gasto total de una empresa constructora, y que aplicar de manera coherente prácticas sólidas de adquisición puede generar ahorros de hasta un 12 %. Eso es un margen importante para cualquier construcción.

Compra consolidada: dirige las compras por menos canales para negociar en función de volumen en lugar de esparcir pedidos pequeños.

Usa cotizaciones para pedidos grandes: reúne cotizaciones competitivas en compras grandes o recurrentes, donde la diferencia de precio justifique el esfuerzo.

Estandariza las compras recurrentes: establece los materiales que se vuelven a usar como pedidos estándar para que los precios y la entrega se mantengan coherentes en todo el proyecto.

Compra materiales de construcción a escala

En cuanto a los materiales de un proyecto, algunas capacidades de Amazon Business pueden respaldar una compra más precisa y rápida.

Pedidos por volumen: para los materiales que compras en cantidad, la compra al por mayor te permite hacer pedidos de cualquier volumen y aplicar descuentos por cantidad de vendedores corporativos, a escala. Esto puede ayudar a reducir el costo por unidad en compras repetidas.

Compara cotizaciones: para compras planificadas grandes (pedidos superiores a $10 000 o 999 unidades), la Solicitud de cotización te permite solicitar ofertas competitivas de la red de vendedores de Amazon y negociar precios antes de comprometerte. Esto puede ayudarte a obtener un mejor precio en los materiales que más impacto tienen en el presupuesto.

Haz que el gasto sea parte de la política: en todos los sitios y equipos, las herramientas de gestión de gastos establecen presupuestos, dirigen las compras por flujos de trabajo de autorización y desglosan el gasto por categoría. Esa visibilidad puede ayudar a mantener las compras del proyecto dentro del presupuesto y en cumplimiento con la política.

Estos materiales de respaldo son específicos para las adquisiciones. La contratación de mano de obra y el abastecimiento subcontratado siguen a cargo del equipo y los contratos de tu proyecto.

Crea un proceso de compra más sólido

Dos factores determinan cómo resulta las adquisiciones de un proyecto de construcción: el método de entrega establece quién asume el riesgo, y el proceso de materiales determina qué costo se pierde en el camino. Elige el método de forma deliberada y luego ejecuta el proceso de la misma manera cada vez.

De los dos, optimizar la compra de materiales suele ser el que brinda ganancias de forma más rápida, ya que se multiplica en cada pedido para el trabajo. Consolida donde puedas, cotiza las compras grandes y estandariza las repetidas, y el presupuesto tendrá muchas más posibilidades de sobrevivir durante la construcción.

Cuando estés listo para poner eso en práctica, las compras al por mayor de Amazon Business pueden gestionar las compras repetidas de alto volumen, y la Solicitud de cotización puede ayudarte a comparar ofertas para las compras grandes antes de comprometerte. Vale la pena considerar ambas opciones mientras desarrollas el proceso.