Campus de gestión efectiva de costos: Gestión de resiliencia financiera a través de la compra estratégica

En toda la educación superior, apremia una crisis financiera. Entre la disminución de inscripciones y la incertidumbre en los fondos, las instituciones y sus equipos están luchando por ofrecer valor con muchos menos recursos. Cada compra, desde vasos de laboratorio hasta tóneres de impresoras, ahora enfrenta un escrutinio intenso. Después de todo, una manera de revelar los gastos excesivos es identificar los puntos ciegos y las ineficiencias en lo que las organizaciones compran.

Esa tendencia al ahorro pone a los equipos de adquisición directamente en el banquillo del acusado. Siete de cada diez líderes de adquisiciones consideran la gestión de costos como su capacidad más crítica hoy y en los próximos años, según Economist Impact. Sin embargo, la compra descentralizada, los sistemas mosaico y la visibilidad de gastos limitada continúan drenando recursos institucionales.

Las instituciones expertas ahora están cambiando ese discurso, pasando de un modelo avaro y reactivo hacia la creación de valor proactivo, consolidando el gasto, aprovechando asociaciones con proveedores y centralizando la supervisión de compras.

Desde una compra reactiva hasta la creación de valor proactivo

La incertidumbre financiera ahora domina el panorama educativo superior. Para navegar de manera exitosa, las universidades deben pasar de controles de precios tácticos a una gestión del valor total, aprovechando lecciones de otras industrias que hayan implementado exitosamente automatizaciones impulsadas por la IA para mejorar las eficiencias y reducir los costos, según informaUniversity Business . Es la diferencia entre jugar a la defensiva o a la ofensiva: ambas tácticas importan, pero solo una lleva a ganar.

Esta transformación estratégica requiere tres movimientos fundacionales: ganar visibilidad en tiempo real respecto de los patrones de gasto en todo el campus, establecer un control centralizado sin fricción burocrática y generar relaciones con los proveedores que entregan valor más allá del precio de compra inicial.

“Reducir el gasto es importante, pero aumentar el valor es más importante”, indica Rosie Grigsby, gestora de ventas sénior para la educación superior en Amazon Business. “Cuando solo miras las cosas desde la perspectiva del precio, te estás perdiendo otros aspectos del valor como la calidad, el ciclo de vida, el apoyo, las capacitaciones y más”, explica. “Cuando pienso en el valor total, pienso en cómo un proveedor está potenciando las experiencias del estudiante mientras les brinda a los empleados universitarios tiempo recuperado a través de eficiencias”.

Para hacer eso posible, los líderes de adquisición deben ser lo suficientemente inteligentes como para priorizar el problema de la visibilidad: No puedes visibilizar lo que no puedes ver. Ganar visibilidad en los gastos de todo el campus empieza por eliminar los silos que mantienen a los equipos de adquisiciones en las tinieblas.

Visibilidad y control: Centralizar el gasto sin agregar burocracia

Imaginar que se navega en un terreno poco familiar con un GPS que te muestre solo una calle a la vez. Cuando los departamentos compran en silos, las instituciones pierden su capacidad de ver el todo, desdibujan las ventajas del gasto, reducen el poder de negociación y complican el cumplimiento. Cada decisión de compra aislada se va debilitando ante ahorros potenciales y un control estratégico.

Considera el impacto en cascada: Con la compra fragmentada, las universidades pueden estar pagando diferentes precios por el mismo producto en distintos departamentos, perdiendo un volumen significativo de descuentos y descubriendo licencias de software duplicadas solo durante las auditorías. Y lo que es aún peor, las auditorías pueden revelar violaciones a la política que no se hicieron visibles hasta que resultó demasiado tarde. 

No es de extrañar que, la investigación a través del IBM Center for the Business of Government muestra que la adquisición centralizada se correlaciona con mayores ahorros, eficacias y cumplimiento. Aun así, muchos de los líderes de adquisición luchan con la visibilidad en toda la organización. 

La solución no está creando una fortaleza burocrática en torno a cada decisión de compra. En lugar de ello, las modernas soluciones de adquisiciones mantienen un control centralizado mientras otorgan a los consumidores finales la flexibilidad que necesitan, eliminando los cuellos de botella del proceso que llevan a los departamentos a trabajar alrededor de las adquisiciones de manera integral.

Las soluciones pueden permanecer latentes en herramientas que tú ya tienes. “Las universidades con frecuencia no utilizan los sistemas de adquisiciones electrónicas tanto como deberían ni las automatizaciones para las que ya poseen licencias”, indica Grigsby “Los catálogos electrónicos, los procesos de autorización automatizados, los inicios de sesión únicos (SSO) y las analíticas: herramientas como estas permiten ahorrar dinero desde el abastecimiento hasta la recepción, al tiempo que potencian el cumplimiento y reducen los errores”. Lo que alguna vez llevó días de análisis de hojas de datos ahora puede ocurrir de manera automática, liberando a los equipos para ocuparse de estrategias, en lugar de tener que ingresar datos.

Creación de relaciones estratégicas con proveedores

Muchas instituciones tratando a quienes abastecen de productos como proveedores, en lugar de socios. Las relaciones transaccionales entre proveedores son a corto plazo y se enfocan en el precio: compras algo y ya está. Las relaciones estratégicas entre proveedores, por otra parte, son sociedades continuas creadas en la confianza y la alineación con la misión de la universidad.

“Sin relaciones sólidas con el proveedor, te pierdes de conocer socios que te ayuden a anticipar necesidades, impulsar innovación y descubrir soluciones creativas”, explica Grigsby. “Los verdaderos socios abrazan la misión de la universidad como propia y trabajan para mantener o incrementar los niveles de servicio a través de fuentes estratégicas y colaborativas”.

Estas sociedades demuestran ser especialmente valiosas durante períodos de escasez de presupuestos, agrega Grigsby, citando como ejemplo la colaboración continua entre los equipos de adquisiciones y los ejecutivos de cuenta de Amazon Business. “Nuestros clientes de educación superiores suelen aprovechar el know-how, la experiencia y las ideas que obtuvimos por trabajar con sus pares en toda la nación”, explica. “Ya sea que estén buscando objetivos de sostenibilidad o un 100 % de automatización en las adquisiciones, los ayudamos a identificar a los socios ideales o a encontrar soluciones que hayan funcionado bien para otras instituciones que enfrentan desafíos similares”

Resultados verdaderos en Emory University

Emory University enfrentó el desafío clásico de adquisición: la compra fragmentada y la visibilidad de gastos. Mediante la adopción de un enfoque de compra centralizado a través de Amazon Business, los líderes de adquisición reclamaron procesos optimizados y controlados para los usuarios de toda la organización, y descubrieron ahorros impresionantes.

Las características de Guided Buying y de búsqueda integrada trajeron la experiencia de compra intuitiva de Amazon Business directamente al sistema de compras de Emory University. Estas integraciones generaron adherencia a las políticas de adquisiciones y, al mismo tiempo, brindaron a los usuarios la flexibilidad de comparar precios y completar compras directamente en el sistema existente en Emory University. Asimismo, los compradores disfrutaron de ahorros en los envíos de Business Prime y exención de impuestos en compras elegibles. 

La recompensa fue significativa, promediando miles de dólares en ahorros cada mes. “Ahorros geniales y considerables” como un administrador les comenzó a llamar.

Hoja de ruta hacia la resiliencia

A medida que las instituciones rediseñan sus estrategias de adquisiciones para potenciar el valor y los ahorros, ¿cómo pueden los equipos de adquisiciones posicionarse como solucionadores de problemas en lugar de simples encargados de seguridad? Grigsby recomienda tres prácticas esenciales:

• Colaboración proactiva: La poca colaboración con compradores que no son del área de adquisiciones aumenta el riesgo de gastos marginales en las compras, al tiempo que los líderes actualmente califican la colaboración como la habilidad menos esencial en la adquisición, según Economist Impact. “Cuando el área de adquisiciones se comunica con los departamentos de manera cercana para comprender sus puntos débiles, especialmente en tiempos de presupuestos bajos, puede involucrarse, identificar alternativas y ayudar a los clientes internos a alcanzar sus objetivos sin ser un impedimento”, indica Grigsby.

• Procesos simplificados: La adquisición eficiente automatiza las tareas mundanas, como los pedidos recurrentes, los procesos de autorización y los análisis de gasto, mientras centraliza el control. “Los clientes desean abastecerse, conciliar y recibir productos fácilmente para poder enfocarse en tareas críticas para la misión”, señala Grigsby.

• Comunicar los logros Los logros de la adquisición suelen pasar desapercibidos a pesar de su impacto organizacional. Comparte esos logros, ya sea a través de boletines informativos, canales de comunicación interna o paneles de acceso que muestren cómo han ahorrado los departamentos, para promover la confianza y la colaboración.

Si miramos al futuro, las presiones financieras que enfrenta la educación superior hacen que la transformación de la adquisición sea una necesidad, no un lujo. La adquisición moderna y consciente del costo no significa decir no; significa encontrar mejores maneras de decir sí.

Publicado originalmente en Higher Ed Dive