El futuro digital de la adquisición en la hotelería

¿Contar el inventario a mano? ¿Pedir productos de diferentes páginas web? ¿Recopilación de recibos en papel? Los avances tecnológicos modernos revelaron estos aspectos del pasado de las compras tal y como son: métodos anticuados y problemáticos de una época pasada.

En estos tiempos modernos, existen soluciones digitales más avanzadas para cada paso de la solicitud y entrega de productos. Estos nuevo métodos no solo reemplazan a los antiguos, sino que revelan problemas persistentes e identifican ahorros como nunca antes.

Gracias a esta nueva tecnología, los grupos de hotelería descubren nuevas formas de gestionar sus negocios de manera eficiente, administrar su inventario a largo plazo y la experiencia de los huéspedes, al mismo tiempo que liberan al personal del establecimiento de tediosos protocolos de compra.

"La administración del inventario de un hotel es un ejercicio de equilibrio, y hay una serie de factores que pueden descontrolarlo todo", según Jan Lucas, vicepresidente de Abastecimiento y alianzas estratégicas de Sage Hotel Management. "Esto está influenciado por factores como las interrupciones en la cadena de suministro y la incertidumbre en las previsiones, así como por problemas de almacenamiento, productos perecederos y la fiabilidad de los proveedores. La volatibilidad del precio también puede ser un gran desafío, en especial cuando los costos varían de forma inesperada. Además, la escasez de mano de obra y la necesidad de estar al día en materia de cumplimiento normativo y regulaciones agregan aún más complejidad. Sinceramente, es difícil señalar solo una cosa, ¡porque todas ellas influyen en el inventario!"

Un ciclo de compras interminable

Luego de dos décadas en el sector de la hotelería, Lucas es testigo de todo tipo de cambios. Las innovaciones tecnológicas, las expectativas cambiantes de los huéspedes, los impulsos hacia la sostenibilidad y otros factores han contribuido a los desafíos que enfrenta la cadena de suministro.

Sin embargo, los retrasos en el inventario tienen consecuencias que se manifiestan de formas imprevistas. Lo que comienza como un pedido perdido puede afectar a todo, desde la experiencia del cliente hasta la rentabilidad.

"Si hay escasez de ropa de cama, por ejemplo, esto aumenta el tiempo de respuesta del servicio de limpieza, lo que retrasa y causa inconvenientes al huésped [y] también genera horas extras para los empleados", dijo Lucas. "Hay ocasiones en las que los retrasos en la cadena de suministro causan problemas en la oferta de nuestros establecimientos de comida y bebida, lo que no solo afecta a los empleados, sino que también genera pérdidas de ingresos y limita la experiencia de los huéspedes".

Para evitar este espiral de peligro, Sage Hotel Management recurrió a soluciones de adquisición basadas en la tecnología para optimizar los procesos, mejorar la precisión y aumentar la eficiencia general.

"¡Hemos avanzado mucho desde los días en que se realizaba un seguimiento manual del inventario! La automatización de procesos se ha vuelto esencial. Ahora, [administramos] el inventario de forma más eficiente, al mismo tiempo que ahorramos tiempo y recursos", comentó Lucas.

Compras optimizadas

Amazon Business ofrece una gran variedad de herramientas de administración de gastos para simplificar las compras empresariales.

Una de esas características más innovadoras es Guided Buying. Los administradores pueden configurar políticas de compra para preferir o restringir ciertos productos o vendedores. Por ejemplo, al establecer una política de certificación de diversidad, los administradores pueden orientar a sus compradores hacia productos vendidos por pequeños vendedores diversos con acreditaciones o credenciales selectas.

Además, Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de terceros, como sistema de adquisiciones electrónicas, sistemas de administración de gastos e IDP. Con la integración Punchout de Amazon Business, los pedidos de los compradores se envían a través del sistema de adquisiciones electrónicas de la organización, como Coupa o Birchstreet, para la autorización antes de realizar el pedido, lo que ayuda a los responsables de adquisiciones a centralizar el gasto y garantizar que los pedidos cumplan con los requisitos antes de realizarlos.

Contabilidad simplificada

"La administración de inventarios se ha vuelto más estratégica y basada en datos, con mejoras en la previsión, el control de costos y las relaciones con los proveedores", afirmó Ashley King, directora de Adquisiciones de Resolute Road Hospitality. "Aunque muchos hoteles siguen utilizando métodos de seguimiento tradicionales, la verdadera evolución radica en cómo interpretamos y actuamos en función de los datos que recopilamos. Al analizar las tendencias de uso, ajustar los niveles de paridad y alinear las compras con la demanda, podemos minimizar el desperdicio, controlar los costos y evitar la escasez. El cambio no se limita al seguimiento del inventario, sino que consiste en optimizar las decisiones de compra para mejorar la eficiencia y garantizar el buen funcionamiento".

Las ventajas de un sistema de adquisición digital han hecho mucho más que simplificar las compras de Resolute Road, afirmó King. Ahora pueden realizar pedidos de forma proactiva, realizar un seguimiento de las tendencias de gasto y encontrar ahorros en tiempo real.

"No solo realizamos pedidos, sino que también hacemos un seguimiento del tiempo que tardan en llegar los envíos, la confiabilidad de los proveedores y si es necesario realizar sustituciones. Esto nos permite ajustar los calendarios de pedidos de forma proactiva y reducir las interrupciones en las operaciones del hotel", afirma King. "Al utilizar activamente los datos de inventario que recopilamos, creamos una estrategia de suministro más predecible, rentable y centrada en los huéspedes, que evita problemas de pedidos de última hora y garantiza el buen funcionamiento del hotel".

Aprovechar el poder del análisis de datos se ha vuelto fundamental para dominar el inventario de una propiedad. Desde la simplificación de las compras hasta el seguimiento de los pedidos en tiempo real, las ventajas de esta evolución digital han llegado para quedarse.

El próximo horizonte digital

A medida que el sector de hotelería continúa adaptándose a las soluciones digitales, Amazon Business ofrece a las organizaciones nuevas ventajas que otros no pueden proporcionar.

La Analítica de Amazon Business ayuda a los administradores y compradores a descubrir información valiosa sobre los gastos y, lo que es más importante, puede revelar los gastos marginales y descubrir patrones o tendencias específicos no solo dentro de las categorías, sino también dentro de los equipos.

Más que una segunda opinión, estas perspectivas pueden revelar ahorros potenciales, reducir costos y ayudar a erradicar ineficiencias, transformando no solo el inventario, sino también las operaciones a gran escala.

Gracias al seguimiento del inventario en tiempo real, el análisis predictivo y las funciones de reposición automática, Amazon Business es ideal para los negocios de hotelería que desean dar el salto digital en materia de adquisición.

Publicado originalmente en Hotels Magazine