Por qué las agencias gubernamentales deben buscar un socio estratégico

Las compras digitales se han convertido en la norma en las adquisiciones actuales. Sin embargo, las agencias gubernamentales han sido lentas en modernizar sus sistemas debido a la falta de recursos financieros y humanos, así como a la complejidad de implementar un nuevo sistema de adquisiciones electrónicas. La mayoría sigue confiando en métodos de compra tradicionales, como procesos o catálogos de solicitud de cotización. Un proceso obsoleto puede consumir mucho tiempo, generar pagos excesivos y no cumplir con políticas clave de cumplimiento, como la compra de productos restringidos incluidos en laSección 889. Encontrar una entidad socia estratégica de adquisición electrónica le permite a tu agencia modernizar el proceso de adquisición al impulsar la eficiencia de las compras. Tener a Amazon Business puede ayudar a tu agencia a cumplir las políticas de compra de tu organización, administrar el flujo de efectivo y dar seguimiento a las compras planificadas y a los gastos marginales para los informes de fin de año.

Empodera a los compradores para que compren y mantengan control sobre los gastos al mismo tiempo

Si bien uno de los objetivos de adquisición para la mayoría de las agencias es el ahorro de costos, cada vez es más común que los departamentos tengan metas centradas en la misión, como la sostenibilidad y la diversidad. Una de las ventajas de la adquisición electrónica es que puede ayudar a las agencias gubernamentales a alcanzar esos objetivos centrados en la misión. Amazon Business actúa como una cadena de suministro y plataforma logística, ya que conecta empresas pequeñas, locales y diversas con el comprador y ofrece almacenamiento, transporte, entrega y devoluciones para la mayoría de los productos vendidos.

La tienda en línea de Amazon Business permite a los compradores filtrar y establecer preferencias con Guided Buying, una característica de Business Prime. Los administradores de tarjetas de compra del gobierno pueden configurar sus cuentas con parámetros de políticas predeterminados y establecer límites para que los titulares adquieran dentro de los requisitos de la agencia y contribuyan a alcanzar los objetivos de compra. Actualmente, los compradores pueden elegir el producto recomendado según las preferencias de la agencia. Esta opción aparece en la parte superior de la búsqueda, lo que facilita localizar y comprar rápidamente. Además, los compradores en el sitio web de Amazon Business pueden filtrar pequeños negocios propiedad de veteranos o incluso agregar empresas de HUBZone. Los compradores también pueden filtrar por ubicación, lo que les permite comprar dentro de su comunidad. Esta opción suele ser una prioridad para las instalaciones militares y las entidades gubernamentales locales, que prefieren gastar a nivel local para apoyar a sus comunidades.

También cumplimos con el requisito del Gobierno federal de ofrecer tres cotizaciones competitivas, todo en un solo sitio web. Las agencias pueden realizar compras exentas de impuestos y administrar permisos de exención de impuestos en toda la organización con el Programa de exención de impuestos de Amazon. Además, con nuestra herramienta Solicitar cotización, puedes solicitar una cotización personalizada para grandes cantidades al precio preferido o con descuento. Estos son proveedores mayoristas previamente examinados que pueden respaldar ofertas adaptadas a las necesidades de la agencia.

Monitorea a través de análisis e informes

Uno de los desafíos de no contar con una entidad proveedora estratégica de adquisiciones electrónicas es que resulta más difícil ver e informar sobre las compras planificadas y los gastos marginales. Los datos insuficientes han afectado los informes de gastos y han tenido un impacto negativo en los objetivos asignados. En un informe de Gartner de 2022, se descubrió que la principal prioridad de los líderes de adquisiciones para los próximos años es mejorar la gestión de categorías, así como identificar y mitigar los riesgos de los proveedores. Recomiendan que los líderes de adquisiciones prioricen la continuidad del suministro y la mitigación de riesgos, además del enfoque constante en la gestión de costos. Con los informes, los líderes pueden identificar oportunidades para trasladar los gastos marginales a los administrados mediante análisis, informes y recomendaciones proactivas, mientras mitigan el riesgo.

Amazon Business proporciona información personalizada para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones sobre gastos y consolidar proveedores. Las agencias que tienen Business Prime pueden usar nuestra Visibilidad de gastos para ver datos en tiempo real sobre cuánto se ha comprado en una categoría en particular o cuánto de esa categoría específica se ha adquirido a un pequeño negocio propiedad de veteranos. También es fácil compartir esos datos con los jefes de los respectivos departamentos. Este nivel de informes ofrece a la entidad gubernamental la oportunidad de no solo obtener el crédito completo por todas las compras centradas en la misión que realiza, sino también de confirmar que está alineada con su gasto planificado.