Cómo las organizaciones de atención médica pueden optimizar los procesos de la adquisición al pago

Como bien lo saben los líderes de salud, el proceso de adquisición puede estar repleto de ineficiencias y complicaciones. La pandemia puede haber quedado atrás, pero el recuerdo de la escasez de equipos de protección personal sigue latente, y las interrupciones en la cadena de suministro continúan siendo un problema. Las barreras al comercio, el clima extremo y las opciones limitadas de proveedores hacen que el abastecimiento sea más costoso y difícil.

Según una encuesta reciente, el 71 % de los sistemas de atención médica aún experimenta retrasos de distribución en su cadena de suministro, y el 55 % reporta problemas en la disponibilidad de materias primas y abastecimiento. Estos desafíos tienen implicancias financieras muy reales. En la misma encuesta, casi un tercio (el 29 %) de los encuestados ha visto aumentos en los costos no laborales del 11 % o más. 

Sin embargo, garantizar el acceso a suministros adecuados y seguros es fundamental para cualquier centro de atención médica, desde hospitales hasta pequeñas clínicas y consultorios veterinarios. Los proveedores de atención médica deben tener los dispositivos, la maquinaria y los medicamentos que salvan vidas y apoyan el bienestar del paciente. 

Entonces, ¿cómo pueden los líderes de las organizaciones de atención médica navegar la cadena de suministro actual y al mismo tiempo gestionar los costos que se disparan? Una forma es adoptar la digitalización y herramientas avanzadas que pueden encontrar eficiencias mientras manejan el abastecimiento sin sacrificar la calidad. Hay ciertas estrategias clave que los líderes del sector de atención médica pueden implementar para mejorar los procesos de la adquisición al pago en sus organizaciones:

Digitalizar e integrar sistemas

Las cadenas de suministro de los sistemas de atención médica deben volverse más ágiles, empezando por una mayor visibilidad de los niveles de existencias actuales y proyectados. Esto puede ser un desafío para organizaciones de atención médica grandes y geográficamente diseminadas, pero cualquier hospital o instalación puede experimentar estos problemas. 

“Las organizaciones de atención médica a menudo creen que es difícil integrar completamente sus procesos de cadena de suministro, y hay algunas razones para ello”, indica Karrey Pecore, desarrolladora sénior de soluciones en Amazon Business. “Las prioridades organizacionales contrapuestas, las limitaciones presupuestarias y los eventos inesperados, como los desastres naturales, pueden obligar al personal a tener cadenas de suministro más reactivas y crear escasez, lo que impacta la atención al paciente”, explica.

Los procesos manuales de pedidos y gestión de inventario no pueden superar estos desafíos, pero los sistemas de adquisición digitalizados e integrados sí pueden. Por ejemplo, Amazon Business puede integrarse con más de 300 sistemas de adquisiciones electrónicas, lo que permite que las organizaciones conecten sus sistemas existentes a Amazon Business para simplificar las compras.

“Es fácil aprovechar mejor tu sistema de adquisiciones electrónicas existente si lo conectas a Amazon Business. Los compradores pueden acceder a la selección y la comodidad disponibles en Amazon Business, mientras mantienen el cumplimiento, la administración y el control que ofrece tu sistema actual”, explica Pecore.

Con Amazon Business, los sistemas de atención médica pueden incorporar a varios usuarios en una sola cuenta y asignar diferentes roles y permisos. Los administradores pueden identificar proveedores preferidos y bloquear a otros. También pueden establecer límites de gasto para evitar compras no autorizadas o redundancias en los pedidos. Estas soluciones proporcionan visibilidad crítica —en lugar de tener que verificar visualmente cada sala o armario de suministros— y mejoran el cumplimiento al emplear fuentes de suministro autorizadas. 

Una vez que los líderes de atención médica saben qué tienen y qué necesitan, pueden trabajar para lograr resiliencia en la cadena de suministro.

Aprovecha el análisis de datos para encontrar eficiencias

La digitalización no solo identifica necesidades de adquisición inmediatas; ayuda a prever la demanda y a responder a condiciones cambiantes. Las herramientas impulsadas por IA pueden analizar grandes conjuntos de datos para descubrir ineficiencias que de otro modo no serían obvias, como escasez de inventario, desempeño incoherente de proveedores o inexactitudes en los precios. Estos conocimientos permiten que los equipos de adquisiciones de los sistemas de atención médica tomen decisiones proactivas antes de que haya faltantes.

También pueden revelar cómo fluctúa el inventario en ciertos momentos del año o ante interrupciones particulares para que los centros de atención médica estén mejor preparados. Las herramientas de IA, por lo tanto, pueden convertirse en un multiplicador de fuerza para los equipos de adquisiciones.

“Savings Insights de la Analítica de Amazon Business utiliza IA para ayudarte a analizar patrones de gasto rápidamente”, indica Pecore. “Te ayuda a identificar formas de ahorrar dinero y tomar decisiones de compra inteligentes sin necesitar habilidades especiales o experiencia con herramientas de análisis”.

Consolida o amplía proveedores sobre la marcha

Con información de soluciones digitales y potenciadas por IA, los equipos de adquisiciones pueden tomar decisiones informadas sobre sus opciones de proveedores. Si los centros necesitan consolidar envíos al por mayor distribuidos entre múltiples proveedores, las soluciones como pedidos empaquetados y paletizados de Amazon Business ayudan a optimizar el proceso de entrega.

El proveedor regional de atención veterinaria Modern Animal, por ejemplo, desarrolló kits personalizados con Amazon Business para acelerar la apertura de nuevas clínicas en el oeste de EE. UU. Las entregas consolidadas redujeron su cronograma de recepción de 14 días a solo tres. 

Por otro lado, si los sistemas de atención médica necesitan diversificar su base de proveedores, los sistemas integrados como Amazon Business pueden ayudar. En las tiendas de Amazon Business, los equipos de adquisiciones pueden filtrar por certificaciones, por ejemplo, proveedores locales, para identificar proveedores cercanos. Gracias a Solicitar cotización, las empresas pueden obtener precios personalizados de pedidos al por mayor o configuraciones de productos específicas que satisfagan sus necesidades comerciales. En el actual entorno macroeconómico en constante cambio, estas capacidades ayudan a garantizar que los suministros críticos no solo estén disponibles para los sistemas de atención médica, sino que también cumplan con las políticas organizacionales y sean rentables.

Adquisiciones en la atención médica para el siglo XXI 

Los sistemas de la adquisición al pago han avanzado mucho, y adoptar soluciones digitales y tecnologías avanzadas es vital para que cualquier tipo de centro de atención médica satisfaga las necesidades de sus pacientes. Pasarse a nuevos sistemas puede parecer abrumador, pero los potenciales ahorros en costos y horas de los empleados hacen que realmente valga la pena digitalizar e integrar herramientas de adquisiciones. Hacerlo optimizará las operaciones y garantizará que los pacientes siempre tengan los suministros vitales que esperan de los sistemas de atención médica. 

“Las adquisiciones en la atención médica están en un momento crucial. Los desafíos que representan el aumento de los costos, las interrupciones en la cadena de suministro y las presiones normativas nos están impulsando a innovar”, explica Pecore. “Sin embargo, el éxito requiere más que solo la integración de soluciones digitales; demanda un cambio cultural dentro de las organizaciones. Al reconocer sus sinergias, los equipos de adquisiciones de atención médica y los proveedores de soluciones B2B pueden establecer un modelo que fomente la continuidad de la atención”.

Publicado originalmente en Healthcare Dive