Cómo los líderes de atención médica están creando interoperabilidad en las adquisiciones

Los proveedores, distribuidores y prestadores de atención médica operan cada uno sus propios sistemas de informática para gestionar los procesos de la cadena de suministro. Estos sistemas separados obstaculizan el intercambio de datos y reducen las posibilidades de una verdadera interoperabilidad. Sin embargo, la interoperabilidad —es decir, cuando los datos fluyen sin problemas entre sistemas y permiten que todas las partes interesadas estén “en la misma página” para tomar decisiones de adquisiciones basadas en datos— es fundamental para prevenir retrasos en la cadena de suministro que podrían perjudicar los resultados de los pacientes.

“La función de adquisiciones es necesaria para llevar los suministros adecuados a las personas correctas en el momento indicado y brindar una atención extraordinaria”, explicó el Dr. Michael Ash, presidente y jefe de Operaciones de Nebraska Medicine, una red de salud integral con dos hospitales principales, más de 1,000 médicos y 40 clínicas en el área de Omaha. “Cualquier persona que haya vivido la COVID y trabajara en atención médica en ese momento se dio cuenta de lo fundamentales que eran los suministros para la misión”.

Hoy, los sistemas de salud tienen la oportunidad de optimizar el proceso de adquisiciones y ayudar a sus equipos a trabajar de manera eficiente a lo largo del recorrido desde la adquisición hasta el pago. Aquí, profundizaremos en cómo tres organizaciones de atención médica líderes lograron la interoperabilidad en las adquisiciones y compartiremos conclusiones prácticas para ayudarte a crear esas conexiones dentro de tu sistema de salud.

Crear alineación interna para acelerar la transformación

En definitiva, el éxito de cualquier proyecto de transformación depende de la aceptación por parte de los usuarios finales, tanto del personal clínico como del no clínico. Nebraska Medicine preparó su iniciativa para el éxito al enfocarse en la agilidad operativa. 

Inicialmente, el proceso de abastecimiento de artículos fuera de contrato, de alto volumen y de bajo costo era fragmentado y costoso, e implicaba órdenes de compra manuales, gastos no autorizados en tarjetas de compra y un extenso trabajo administrativo en el backend.

“En adquisiciones, somos un departamento que no genera ingresos, así que operamos de manera muy esbelta y tenemos un equipo bastante esbelto. En definitiva, nuestra capacidad de aportar mayor valor a la organización es nuestro tiempo”, dice Rick Daubenmeier, responsable de alianzas estratégicas y análisis de valor en Nebraska Medicine. Cuando el equipo de liderazgo de Nebraska Medicine reconoció que este enfoque manual estaba consumiendo tiempo y recursos valiosos, buscaron una solución para optimizar las operaciones. 

Algo fundamental fue que el equipo logró la aceptación temprana por parte del liderazgo financiero y de marketing, lo cual les permitió acceder a los recursos internos necesarios para el proyecto. “El proceso fue fluido y estuvo muy bien pensado”, explica Daubenmeier.

La integración de Punchout resultante con su sistema de ERP Workday existente transformó un proceso que antes era manual y llevaba de 35 minutos por pedido en un proceso digital optimizado. Este nuevo sistema, mejorado con características como Guided Buying, le dio a Nebraska Medicine control fundamental sobre las compras, lo que garantizó que solo se adquirieran productos conformes a través de la plataforma. Esto era algo no negociable para la seguridad de los pacientes, ya que evitaba que productos no verificados ingresaran al entorno clínico. “Mi equipo siempre tiene presente que detrás de cada orden de compra hay un paciente que depende de nosotros. Amazon Business fue clave para hacer avanzar este estándar”, afirmó Daubenmeier.

Replica su éxito:

Comienza iniciativas de transformación alineando a las partes interesadas y asegurando el apoyo del liderazgo. La aceptación temprana puede reducir la resistencia, facilitar la adopción y acelerar la implementación.

Identifica a los socios correctos con datos de desempeño de proveedores.

Las organizaciones de atención médica exigen acertadamente excelencia a sus proveedores. Los retrasos no son solo desafíos operativos; impactan la atención al paciente. Encontrar proveedores confiables es crucial para brindar atención de alta calidad.

“Cuando buscamos alianzas estratégicas, tenemos que ver si se adaptan culturalmente y si nos proporcionan un servicio de mayor calidad, que sea más eficiente y brinde una mejor experiencia para nuestros equipos de atención”, explicó el Dr. Ash. “Luego, exigimos rendición de cuentas, asegurándonos de que estén haciendo lo que dijeron que harían de una manera que sea rentable”.

La interoperabilidad en las adquisiciones, sin embargo, fue clave para hacer un seguimiento y medir el desempeño del proveedor. Como punto de partida, los sistemas interconectados permitieron a Nebraska Medicine obtener visibilidad en tiempo real de las actividades de adquisición y el inventario. La implementación de la Analítica de Amazon Business proporcionó una visibilidad más profunda de los patrones históricos de gastos, así ofreciendo información sobre el desempeño de los proveedores y permitiendo al equipo identificar a sus proveedores de mayor confianza, y fortalecer las relaciones con los proveedores para apoyar la entrega confiable de atención. Finalmente, al reducir la cantidad de proveedores y simplificar las transacciones, el equipo liberó tiempo valioso para enfocarse en negociaciones más estratégicas y de alto valor para suministros médicos críticos. 

Replica su éxito:

Establece el seguimiento del desempeño de los proveedores como un objetivo clave para la interoperabilidad de las adquisiciones. Considera crear matrices de evaluación de desempeño para proveedores actuales y potenciales, enfocándote en qué atributos son más importantes para tu sistema de salud. Luego, elige soluciones que te permitan identificar a los proveedores con mejor desempeño y abordar a los que tienen un bajo desempeño, para que puedas refinar tu estrategia de adquisición según corresponda.  

Centraliza las compras para mejorar la visibilidad y la supervisión

Lograr la interoperabilidad de las adquisiciones requiere eliminar los silos de datos que impiden la visibilidad. Esto puede mejorar significativamente la eficiencia y, en definitiva, aumentar la calidad de la atención.

Heartland Dental, una organización de apoyo dental de nivel internacional con más de 1,900 oficinas asistidas, experimentó estos beneficios cuando simplificó sus procesos de adquisiciones con Amazon Business. 

Después de un crecimiento récord, Heartland Dental se dio cuenta de que se estaba acumulando una gran cantidad de cuentas Amazon y Amazon Business en la red de asistencia. A falta de un sistema central de gestión de adquisiciones, los equipos de adquisiciones tenían dificultades para agilizar los procesos, obtener visibilidad de las compras de gasto marginal y conseguir descuentos por volumen cuando era posible.

“El gasto fragmentado condujo a ineficiencias en las compras y la contabilidad, y resultó en una visibilidad limitada de los gastos generales”, resumió Angelina Davito, directora sénior de Abastecimiento Estratégico en Heartland Dental.

Con Amazon Business, Heartland Dental centralizó su proceso de adquisiciones para aproximadamente 20,000 empleados. “Con la transición a Amazon Business y la integración de este entorno de compras en nuestros sistemas y procesos existentes, hemos comenzado a agregar más categorías de gastos y ahora estamos bien preparados para escalar con eficiencia en beneficio de nuestros cada vez más consultorios asistidos”, dijo Davito. 

Replica su éxito:

Una mayor visibilidad trae muchas ventajas, incluida la capacidad de diseñar procesos más fáciles de usar a lo largo del recorrido de la adquisición al pago. Utiliza la información que te proporciona tener una mayor visibilidad para comprender los gastos no conformes y crear procesos que guíen a los empleados hacia compras conformes.

Lidera el cambio con incorporación y lanzamiento estructurados

En definitiva, el éxito de las iniciativas de interoperabilidad de las adquisiciones depende de los usuarios finales. Las soluciones deben ser fáciles de usar y el equipo las debe adoptar rápidamente para que sean más efectivas. La incorporación de usuarios fue una prioridad clave para Sinceri Senior Living, que opera más de 130 comunidades en 27 estados.

Sinceri trabajó estrechamente con representantes de Amazon Business para implementar un enfoque de incorporación por fases. Los directores ejecutivos de cada comunidad manejaron las autorizaciones, mientras que los gerentes de oficina de negocios se enfocaron en realizar pedidos. El equipo capacitó a ambos grupos primero para facilitar la adopción. 

A partir de ahí, se enfocaron en capacitar a los gerentes y al personal para usar las soluciones de manera efectiva, empoderando a sus equipos para analizar oportunidades de adquisición y superar desafíos juntos. “El lanzamiento y toda la implementación han sido muy fluidos”, explicó Jaimie Steensen, directora nacional de Adquisiciones y Compras de Sinceri. “Fue el mejor lanzamiento que he tenido con un proveedor en mis más de 10 años de experiencia trabajando con ellos. Fue muy directo”. Y los resultados están a la vista: “Todos están menos aislados y trabajamos en equipo”, afirmó Steensen.

Replica su éxito:

Establece la base para un lanzamiento fluido con un enfoque por fases para la capacitación e incorporación. Esto ayuda a los líderes a establecer el tono, guiar a sus equipos en el cambio y apoyar la incorporación eficiente.

Interoperabilidad de las adquisiciones: Un imperativo estratégico

A medida que los sistemas de salud buscan optimizar las operaciones mientras mantienen estándares excepcionales de atención, la interoperabilidad de las adquisiciones se está convirtiendo en una necesidad estratégica. 

“Necesitamos buscar de forma constante maneras innovadoras de hacer las cosas con socios estratégicos que nos permitan enfocarnos en nuestro negocio principal”, indicó el Dr. Ash. “No solo necesitas un socio que satisfaga las necesidades de hoy, sino que esté constantemente innovando y trabajando contigo para entender qué pueden hacer para que seas mejor”.

Como demuestran estas organizaciones, la interoperabilidad es ahora una necesidad competitiva y operativa. 

Publicado originalmente en Healthcare Dive