Donaciones en especie: cómo valuar y registrar

Un donante deja un pallet de suministros y ahora tú debes ocuparte: ¿cuánto vale y cómo se registra en los libros? El obsequio es generoso. Pero la parte contable no es tan obvia.

La valuación puede ser subjetiva, es fácil equivocarse al seguir las normas para registrarlo y es justo lo que preguntan los auditores. Basta con registrar un obsequio con el valor incorrecto o en el lugar equivocado para sobreestimar los ingresos o subestimar la ayuda recibida por tus programas.

Si se hace bien, es un proceso corto y repetible: valuar el obsequio a precio de mercado razonable, registrarlo por tipo y guardar la documentación respaldatoria de la valuación y el registro del obsequio. En esta guía, se explica en qué consiste la valuación y el registro, y luego se detalla cómo usar lo que se recibe.

¿Qué son las donaciones en especie?

Las donaciones en especie son contribuciones no monetarias entregadas a una organización sin fines de lucro: bienes, servicios o el uso de un inmueble, en lugar de dinero. Son muy comunes en el sector, desde una empresa que dona computadoras portátiles hasta un abogado que dona horas de trabajo.

Entre los ejemplos más comunes, se incluyen los siguientes:

• Bienes donados: Suministros, equipos, alimentos o el inventario que una organización puede usar o distribuir.

• Servicios profesionales: Consultoría legal, contable, de diseño u otro servicio especializado prestado sin costo alguno.

• Uso de un espacio o inmueble: Uso gratuito o con descuento de un local, una oficina o un vehículo.

La valuación y el registro son las partes que más dificultad conllevan, por lo que se explicarán cada una en las dos secciones siguientes.

Cómo valuar las donaciones en especie

Los obsequios en especie se valúan según el valor razonable de mercado; es decir, el precio al que el producto se vendería en mercado abierto a la fecha en la que fue entregado. Esa es la cifra que obra en los registros, por lo que más vale hacerlo correctamente.

La responsabilidad se reparte claramente. El donante determina el valor de su propio obsequio con fines fiscales; la organización sin fines de lucro registra y describe el obsequio, pero no fija la deducción del donante. El IRS enmarca la comprobación de esta manera, de modo que tu organización no haga una valuación innecesaria.

En cuanto al método, básate en evidencias: ventas comparables o precios de compra recientes en el caso de los bienes y honorarios de facturación estándar en el caso de los servicios profesionales donados. Cuando un obsequio sea poco común o tenga un valor alto, documenta cómo se determinó el monto para que pase la revisión.

Cómo registrar las donaciones en especie

Los obsequios en especie se registran tanto como ingresos como un gasto o activo equivalente al valor razonable de mercado, por lo que la contribución figura en tus estados financieros sin inflar el efectivo. Los pasos son los mismos para la mayoría de los tipos de obsequios.

1. Reconocimiento al valor razonable de mercado: Registra el obsequio a su valor razonable de mercado en la fecha en que se recibió.

2. Registro por tipo: Registra los bienes donados como ingresos y ya sea como un activo o un gasto. Los servicios donados generalmente se reconocen solo cuando cumplen con los criterios de reconocimiento contable; por ejemplo, cuando generan o mejoran un activo no financiero o se requieren habilidades especializadas para prestarlos. Tu equipo de finanzas o el auditor puede confirmar el tratamiento correcto. Hay más información disponible sobre el tratamiento de los ingresos por donaciones en especie si deseas obtener más información sobre el reconocimiento.

3. Documentación del obsequio: Guarda la información sobre el donante, la fecha, la descripción y cómo se valuó.

4. Divulgación en los estados financieros: Da cuenta de las contribuciones en especie en los estados financieros según se requiera.

Registrar los ingresos y gastos compensatorios es lo que da transparencia a la donación en los libros, ya que muestra la ayuda recibida sin sugerir que se posee efectivo inexistente.

Normas y límites del IRS

El IRS establece límites de comprobación que los donantes deben respetar y conocerlos sirve para que sepas lo que debes dar a los donantes. Según el IRS, una contribución no monetaria declarada en más de $5000 suele requerir una tasación calificada.

Hay un par de puntos por considerar: el recibo de la donación que emites describe el producto, pero deja la valuación en manos del donante. El IRS señala que, por lo general, los productos domésticos y la ropa donados deben estar en al menos buenas condiciones de uso. Los donantes pueden confirmar cómo esto se aplica a su propia declaración con un consultor fiscal.

Desventajas por considerar

Los obsequios en especie no se aceptan de manera gratuita. Conllevan costos de manipulación, almacenamiento, valuación y, a veces, de desecho, y una donación inutilizable puede costar más que su valor. Tenerlo en cuenta desde el principio evita problemas más adelante.

• Establece una política de aceptación de obsequios: Decide de antemano qué se aceptará, de modo que tengas una respuesta clara cuando llegue una oferta.

• Rechaza los obsequios que no se puedan usar: Decir amablemente que no cuida tus almacenes, el tiempo del personal y tu presupuesto.

• Primero, planifica el almacenamiento y la distribución: Antes de aceptar productos a granel, confirma adónde irán y cómo se distribuirán a las personas que los necesitan.

Usa los bienes donados para trabajar

Las donaciones en especie salen mejor cuando puedes recibir los productos que realmente necesitas y llenar el vacío que dejan las donaciones. Algunas funciones de Amazon Business pueden ayudar con esto.

• Recibe las donaciones correctas: Donation Driver puede ayudarte a configurar una lista de productos deseados seleccionada, para que los donantes compren los productos específicos que necesitas y los envíen directamente a tu organización.

• Estandariza lo que distribuyes: Con las Listas comerciales (una característica de compras simplificadas), puedes crear listas repetibles, para que los productos que entregas sean consistentes y fáciles de pedir.

• Cubre lo que falte: Cuando las donaciones no cubren todo, las compras al por mayor pueden ayudarte a hacer pedidos en volumen desde nuestra amplia selección para negocios.

Estas son herramientas de compras y donaciones. No se trata de una herramienta contable o fiscal, y la valuación y el registro quedan en manos de tu equipo financiero.

Valúa los obsequios con seguridad

Valuar los obsequios a valor razonable de mercado y registrarlos por tipo es todo lo que hay que hacer, y una política de aceptación de obsequios evita la mayoría de los problemas antes de que aparezcan. Adopta esos dos hábitos y las donaciones en especie se convertirán en una fortaleza en vez de ser una debilidad.

A partir de ahí, la tarea se vuelve operativa: conseguir los productos que necesitas y comprar lo que las donaciones no llegan a cubrir. Preparar las herramientas para hacerlo permite que la generosidad vaya más allá. Si estás listo para organizar el lado de las compras y donaciones, vale la pena ver cómo Amazon Business apoya a las organizaciones sin fines de lucro, desde el Programa de Exención de Impuestos de Amazon hasta el seguimiento de gastos y los flujos de trabajo de autorización que ayudan a gestionar los fondos de subvenciones.