Cómo simplificar el gasto de los subsidios mediante la digitalización de la cadena de suministros

Solo en Estados Unidos, existen más de 1.8 millones de organizaciones sin fines de lucro registradas, según informó Candid.org. Estas organizaciones dependen en gran medida de subsidios para mantener sus operaciones. Según el Informe Giving USA 2023, las fundaciones, una fuente esencial de subsidios, aportaron alrededor de $105.21 mil millones a organizaciones sin fines de lucro en 2022, lo que marcó un 2.5 % de aumento respecto del año anterior. Además, los subsidios del gobierno desempeñan un rol fundamental en la financiación de las organizaciones sin fines de lucro. El Informe State of Grantseeking 2023 revela que el 50 % de los encuestados reconoció recibir financiación del estado, seguidos por fuentes de financiamiento locales (43 %) y federales (40 %). Esta información destaca la ayuda esencial que brindan los subsidios a las organizaciones sin fines de lucro.

Requisitos para el subsidio: Un recordatorio

Las solicitudes para subsidios suelen tener requerimientos y restricciones específicos, que quienes tienen experiencia en el campo conocen muy bien. Generalmente, esto incluye enviar un detalle de la propuesta donde se indiquen los objetivos, el presupuesto, el cronograma y el potencial impacto del proyecto. Las entidades y fundaciones gubernamentales suelen pedir un informe detallado para hacer un seguimiento de la asignación de los fondos del subsidio y evaluar los resultados.

Los criterios de elegibilidad para recibir un subsidio pueden variar ampliamente. Algunos subsidios están limitados a tipos específicos de organizaciones sin fines de lucro, apuntan a poblaciones particulares o abordan problemas específicos. Otros pueden tener requisitos en relación con el tamaño o el historial operativo de la organización. Es fundamental revisar cuidadosamente estos criterios antes de embarcarse en el proceso de solicitud, y eso puede llevar tiempo. Gestionar los subsidios de manera efectiva y eficiente puede ser todo un desafío para las organizaciones sin fines de lucro, que incluye:

• Cumplimiento con las reglamentaciones: Cumplir con las pautas y los requisitos de cada subsidio puede ser una tarea abrumadora, ya que abarca las obligaciones de cumplimiento reglamentarios, gestión financiera y creación de informes.
• Gestión financiera: Asegurarse de que los fondos se usan según las estipulaciones del subsidio y hacer un seguimiento preciso de los gastos es algo fundamental.
• Restricciones de tiempo: Solicitar un subsidio y gestionarlo puede requerir mucho tiempo, lo que podría llevar a que se desvíen recursos de la misión central de la organización.
• Capacitación del personal: Es posible que los miembros del personal necesite capacitación para comprender los requisitos específicos y los procesos de gestión para diferentes subsidios.
• Evaluación e informes: Recopilar datos, medir el éxito e informar de los resultados al otorgante puede resultar un desafío, especialmente para las organizaciones más pequeñas con recursos limitados.

Mediante el reconocimiento de estos desafíos, las organizaciones sin fines de lucro pueden simplificar los procesos de gestión y asegurarse de cumplir con todos los requisitos del subsidio.

Cómo los centros de adquisición pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro con el gasto en subsidios

Los centros de adquisición en línea (como Amazon Business) ofrecen una variedad de beneficios que pueden ayudar a organizaciones sin fines de lucro a gestionar de manera efectiva sus fondos de subsidio. Estas son cinco maneras en que los centros de adquisición pueden ayudar:

1. Adquisición simplificada: Con una amplia selección de productos, los centros de adquisición en línea se presentan como una tienda muy conveniente para las organizaciones sin fines de lucro, ya que simplifican el proceso de adquisición y ahorran tiempo. Esto es especialmente beneficioso cuando se usa dinero del subsidio para necesidades específicas del proyecto.
2. Ahorro en los costos: Las plataformas de adquisición en línea ofrecen precios competitivos y descuentos por cantidad en muchos productos, lo que permite que las organizaciones sin fines de lucro maximicen el valor de sus subsidios y asignen otros fondos a áreas importantes.
3. Informes detallados: Las plataformas de adquisición en línea brindan análisis e informes detallados de las compras, lo que simplifica el proceso de contabilidad de gastos de subsidio para las organizaciones sin fines de lucro y mejora la precisión.
4. Cumplimiento: Las organizaciones sin fines de lucro pueden fácilmente hacer un seguimiento de sus compras y promover el cumplimiento con los requisitos del gastos de subsidio, como así también con las leyes y reglamentaciones locales, estatales y federales, usando los centros de adquisición en línea.
5. Eficiencia: Los centros de adquisición en línea ayuda a automatizar las compras recurrentes, reducir las tareas manuales y permitir que el personal sin fines de lucro se centre en su misión principal.

Al aprovechar las plataformas de adquisición en línea, las organizaciones sin fines de lucro pueden optimizar el impacto de sus subsidios restringidos y no restringidos, para asegurarse de que cada dólar aporte de manera significativa.

Aprovechamiento de los centros de adquisición: Una reflexión final

Las cambiantes tecnologías y centros de adquisición en línea ayudan a repensar el panorama de la gestión de subsidios para las organizaciones sin fines de lucro. Ofrecen una solución invaluable y eficiente para abordar algunos de los desafíos tradicionales asociados con el gasto de subsidios. Al simplificar los procesos de adquisición, promover el cumplimiento y mejorar la gestión financiera, los centros en línea como Amazon Business facultan a las organizaciones sin fines de lucro para usar sus subsidios de manera efectiva y maximizar su impacto. Dado que el sector sin fines de lucro sigue evolucionando, adoptar estas soluciones digitales será algo integral para garantizar una gestión exitosa de los subsidios e impulsar el cambio significativo.