Externalización de la adquisición: Cuándo y por qué vale la pena

Qué tener en cuenta antes de entregar el proceso de adquisición

La agilización de la adquisición es una ventaja competitiva en el 2025. A medida que los negocios equilibran objetivos como la reducción de costos, la creación de asociaciones, la administración de riesgos y la optimización de las operaciones, la adopción de modelos de adquisición ágiles es esencial para mantenerse a la vanguardia.

Sin embargo, es una tarea difícil y, en función de las prioridades, el tamaño y los recursos de la organización, administrar la adquisición a nivel interno puede no ser lo más adecuado para los equipos.

La externalización de la adquisición puede ser una excelente alternativa que permite reducir costos, aumentar la eficiencia y mejorar la escalabilidad, al tiempo que se liberan recursos internos para tareas más especializadas Pero es difícil saber si la externalización es la decisión correcta. Para ayudarte con tu decisión, abordaremos diferentes modelos de externalización de la adquisición, escenarios en los que vale la pena y algunos desafíos y riesgos asociados.

¿Qué es la externalización de la adquisición?

La externalización de la adquisición implica transferir parcial o totalmente la función de la adquisición a un tercero, lo que puede incluir la búsqueda de proveedores, la relación estratégica con los proveedores, los contratos, el cumplimiento normativo, la administración de inventarios y las compras. Hay algunos modelos comunes que las organizaciones utilizan para hacer esto.

Modelos de externalización de la adquisición

Ningún modelo de externalización se ajusta a todas las organizaciones por igual. Estos son algunos tipos comunes:

Externalización total de la adquisición

Como su nombre lo indica, la externalización total de la adquisición implica recurrir a un tercero para administrar todo el proceso de compras, desde la búsqueda y adquisición hasta la administración de proveedores y el cumplimiento normativo.

Los beneficios de la externalización total de la adquisición incluyen:
 

• Ahorro de costos: Reducción de costos operativos al aprovechar la experiencia de proveedores externos

• Eficiencia: Optimización de las operaciones de adquisición con especialistas dedicados, al tiempo que libera a los equipos internos para centrarse en lo que mejor hacen

• Escalabilidad: Se adapta fácilmente al crecimiento del negocio o a las necesidades cambiantes
   

Externalización selectiva de la adquisición

Este modelo permite a los negocios externalizar actividades de adquisición específicas, sin perder el control sobre funciones estratégicas principales.

Los beneficios de la externalización selectiva de la adquisición incluyen:

• Flexibilidad: Se enfoca en la externalización de tareas no esenciales o que requieren un gran esfuerzo

• Experiencia: Acceso a habilidades especializadas para las necesidades de adquisición complejas

• Control de costos: Reducción de costos sin ceder el control completo
   

Externalización táctica de la adquisición

La externalización táctica de la adquisición es un enfoque de corto plazo o basado en proyectos, en el que las empresas externalizan la adquisición para compras, categorías o iniciativas específicas.

Los beneficios de la externalización táctica de la adquisición incluyen:

• Velocidad: Identifica y contrata proveedores de forma rápida para necesidades urgentes o puntuales

• Eficiencia de recursos: Libera a los equipos internos de tareas que consumen mucho tiempo

• Reducción de riesgos: Garantiza el cumplimiento y las buenas prácticas en las compras especializadas

   

¿Cuándo vale la pena la externalización de la adquisición?

¿Dudas sobre si externalizar la adquisición es lo mejor para tu negocio? A continuación, se presentan algunas situaciones en las que externalizar la adquisición puede ser la decisión adecuada para tu negocio:

1. Cuando la adquisición interna es muy costosa o ineficiente

Según nuestro Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025, el 21 % de los responsables de la toma de decisiones mencionan los costos y los presupuestos como un problema habitual en su función de adquisición. Los líderes siempre solicitan a los equipos de adquisición que reduzcan costos sin comprometer la calidad, lo que puede parecer una tarea imposible. 

Contar con un equipo de adquisición interno puede parecer más rentable a simple vista, ya que no es necesario pagar ni administrar una agencia externa. Sin embargo, el costo de contratar un equipo interno de adquisición eficaz (salarios, prestaciones y capacitación) y ampliarlo puede aumentar muy rápido.

Los equipos internos a menudo tienen menos tiempo para innovar. Con frecuencia, el trabajo administrativo los abruma o se ven obligados a resolver urgencias que inevitablemente van apareciendo. Sin embargo, contar con un equipo externo enfocado en la adquisición significa trabajar con especialistas que pueden encargarse de las tareas del día a día, mientras que el equipo interno se dedica a desarrollar una estrategia a largo plazo.

2. Cuando el crecimiento requiere apoyo para la adquisición

Para la mayoría de las organizaciones, el crecimiento es el principal objetivo. Sin embargo, un crecimiento acelerado (o incluso mayor al esperado) puede dejar desconcertados a los equipos internos de adquisición.

Si una organización está en proceso de expandirse a nuevos mercados, aumentar la producción o experimentar un incremento en la demanda, puede que los recursos internos no sean suficientes para afrontarlo. Por ejemplo, si una organización está abriendo una nueva ubicación, el equipo de adquisición debe identificar las necesidades de esa oficina, buscar proveedores, negociar contratos y administrar los pagos. Y todo esto puede estar ocurriendo en ubicaciones (o mercados) en los que el equipo nunca ha trabajado antes.

En este caso, un equipo de adquisición externo puede garantizar una apertura sin contratiempos al encargarse de la negociación con proveedores, las compras al por mayor y la logística. Este es un excelente caso de uso para la externalización táctica de la adquisición, en la que se contrata a un equipo externo para apoyar la apertura de nuevas ubicaciones en función de un proyecto específico.

3. Cuando las relaciones con los proveedores y el cumplimiento se vuelven complejos

Mantener el cumplimiento puede sentirse como caminar por un campo minado. Los requisitos de cumplimiento relacionados con regulaciones gubernamentales sobre el clima y la sostenibilidad seguirán en aumento y los cambios casi constantes en las políticas económicas y de comercio global afectan a las cadenas de suministro. Como resultado, se ha vuelto esencial que los equipos supervisen de manera continua áreas clave del comercio e interpreten políticas nacionales e internacionales en constante cambio para garantizar el cumplimiento, aunque no todos los equipos están preparados para hacerlo.

Mantener el cumplimiento implica coordinar con los proveedores de las fases posteriores, en especial cuando no se tiene visibilidad completa de las cadenas de suministro. Es importante no solo evaluar a los proveedores antes de firmar un contrato, sino también revisar de forma continua su desempeño, comunicación y estándares de cumplimiento.

Todo esto representa una gran carga además del trabajo diario. La externalización selectiva de la adquisición puede ayudar en estos casos al asignar a una agencia externa las tareas de cumplimiento del equipo. De esta manera, tendrás acceso a expertos altamente especializados que pueden establecer reglas, procedimientos y políticas de compras, además de supervisar nuevas regulaciones. También pueden administrar las relaciones con los proveedores cuando sea necesario.

4. Cuando se requiere experiencia especializada en la adquisición

La externalización de la adquisición es una excelente opción cuando se requiere experiencia en cualquier área, no solo en cumplimiento. En lugar de depender solo del equipo interno, los expertos externos aportan años de experiencia y conexiones establecidas que pueden darle a la organización una ventaja competitiva.

Las herramientas digitales de adquisición también pueden ayudar a cubrir esas brechas. Con la automatización de las tareas rutinarias, la mejora de la visibilidad y la agilización de la colaboración, la tecnología permite que tanto tu equipo interno como los socios externos se enfoquen en iniciativas de alto valor, en lugar de en trámites administrativos.

Los beneficios de la externalización de la adquisición

Se espera que el mercado de la externalización de la adquisición crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta del 15.5  % en 2025, ya que cada vez más empresas externalizan la administración de contratos y el cumplimiento.

Los siguientes beneficios muestran por qué la externalización es la opción preferida de muchos equipos de adquisición:

Ahorro de costos

La externalización de la adquisición minimiza los gastos generales al mejorar la eficiencia y aprovechar las economías de escala. Las organizaciones pueden acceder a contratos ya negociados con los proveedores, descuentos por compras al por mayor y estrategias de abastecimiento optimizadas cuando trabajan con especialistas en adquisición. 

Además, la externalización suele llevar a los equipos a estandarizar sus listas de productos, lo que ayuda a evitar duplicaciones, mejorar la capacidad de previsión y planificar presupuestos con mayor precisión. Esto puede, en última instancia, reducir los costos sin poner en riesgo la calidad.

Según la encuesta Deloitte Global Outsourcing Survey de 2024, el 34  % de las empresas afirma que la reducción de costos es el principal motivo para externalizar. Pero más allá del ahorro directo, la externalización también reduce la necesidad de contar con personal interno de adquisición, capacitación e inversiones en tecnología, y libera recursos para otras funciones clave del negocio. 

Acceso a tecnologías avanzadas

Como en todas las demás áreas de negocios, la adquisición está cada vez más impulsada por la tecnología. Desde el análisis impulsado por inteligencia artificial hasta los procesos de compra automatizados, estas tecnologías pueden mejorar la toma de decisiones, aumentar la eficiencia y reducir los errores humanos. Al asociarse con proveedores de servicios de adquisición, las organizaciones pueden aprovechar estas innovaciones para mejorar la administración de costos, el cumplimiento y el desempeño de los proveedores. Estos proveedores también pueden ofrecer acceso a herramientas digitales de vanguardia que, de otro modo, podrían ser demasiado costosas o complejas para implementar internamente.

Una de las tendencias clave con potencial para transformar la industria es la adquisición predictiva. Gracias al uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para analizar las tendencias del mercado, los patrones de gasto y los riesgos de los proveedores, los negocios pueden tomar decisiones de compra proactivas que mitiguen las interrupciones y optimicen los niveles de inventario. 

Según el Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025, el 61  % de los responsables de decisiones priorizarán en los próximos años el uso de herramientas de adquisición basadas en inteligencia artificial con el fin de optimizar sus operaciones. La externalización de la adquisición puede ayudar a los equipos a acelerar la incorporación de estas capacidades y adoptar soluciones innovadoras con mayor rapidez, sin la carga del desarrollo interno.

Además, las herramientas de adquisición basadas en la nube pueden mejorar la colaboración en tiempo real entre los equipos internos y los proveedores externos, lo que permite un proceso de adquisición más ágil y transparente. Las soluciones digitales avanzadas permiten a las organizaciones adelantarse al mercado y tomar decisiones de compra más inteligentes y basadas en datos.

Mayor enfoque en las competencias clave

La administración interna de la adquisición puede consumir tiempo y recursos, ya que implica apartar a personal clave de las actividades prioritarias del negocio. Al externalizar total o parcialmente la función de adquisición, se puede aliviar esta carga de modo que los equipos de trabajo redirijan su enfoque: en lugar de centrarse en tareas cotidianas como la negociación con proveedores y la administración de contratos, pueden dedicarse a impulsar la innovación, fomentar el crecimiento y mejorar la experiencia del cliente.

Este cambio es clave para las empresas que crecen con rapidez o se abren a nuevos mercados, donde la agilidad y el enfoque estratégico marcan la diferencia.

Los desafíos y los riesgos de la externalización de la adquisición

Como toda decisión de negocios, externalizar parte o la totalidad del proceso de adquisición puede implicar algunos inconvenientes. Al considerar la externalización, vale la pena tener presentes los siguientes aspectos:

Pérdida de control sobre las decisiones de adquisición

La frase “pérdida de control” nunca es bien recibida por un líder empresarial. Sin embargo, al externalizar una función, se renuncia a cierto grado de autoridad sobre dicha función. En el ámbito de la adquisición, esto suele implicar dejar decisiones críticas de compra en manos de un tercero, lo que puede generar dificultades para mantener la alineación con las prioridades del negocio. 

Con la externalización, las empresas corren el riesgo de perder visibilidad sobre la selección de proveedores, las negociaciones contractuales y las oportunidades de ahorro, y el proveedor podría no priorizar siempre tus mejores intereses. Cuando no existe una estructura clara de gobernanza, los negocios pueden quedar atados a acuerdos con proveedores que carecen de flexibilidad o que no responden a sus necesidades en evolución.

La implementación de mecanismos firmes de supervisión resulta fundamental para conservar el control en este contexto. Esto incluye acuerdos de nivel de servicio en detalle, reportes en tiempo real, especificaciones precisas en materia de seguridad y cumplimiento, y evaluaciones de desempeño frecuentes que ayudan a cerrar la brecha entre las expectativas internas y la ejecución externalizada. 

Riesgos potenciales de seguridad de datos y cumplimiento

Delegar las operaciones de adquisición a un proveedor externo implica compartir datos de proveedores e información financiera confidenciales, lo que aumenta la exposición a amenazas de seguridad y posibles incumplimientos normativos. Si el socio de externalización no cuenta con medidas sólidas de ciberseguridad, la información confidencial podría estar en riesgo. Dado que el costo promedio de una filtración de datos a nivel global alcanzó los $4.88 millones en 2024, las empresas no pueden permitirse pasar por alto la seguridad al externalizar el área de adquisición.

El cumplimiento normativo suma otro nivel de complejidad. Dado que algunas regiones e industrias tienen leyes estrictas de protección de datos, el socio de externalización que opere en varios mercados debe ser capaz de cumplir con todas. Los negocios deben evaluar de manera rigurosa a los potenciales proveedores para asegurarse de que implementen cifrado sólido, controles de acceso y marcos de cumplimiento que protejan tanto los datos propios como los de terceros.

Desafíos en la relación con los proveedores

Los equipos internos construyen relaciones de confianza y colaboración con los proveedores, pero al externalizar, se introduce un intermediario, lo que puede disminuir la comunicación y generar falta de alineación entre áreas Es posible que los proveedores no sientan el mismo nivel de lealtad ni respondan con la misma rapidez a un socio externo de adquisición como lo harían con un equipo interno. Esta desconexión puede provocar retrasos, una calidad de servicio inconsistente o la pérdida de oportunidades de negociación. 

Para evitar que los proveedores se desvinculen, los negocios deberían mantener cierto nivel de supervisión directa. Eso puede significar estar presente en reuniones importantes, dejar claro qué se espera del proveedor y asegurarse de que cuide la relación, no solo los costos.

Costos ocultos

Aunque parece que externalizar la adquisición ayuda a ahorrar, los gastos inesperados pueden aparecer y sumar muy rápido. La transición de las funciones de adquisición a un proveedor externo puede implicar integraciones con los sistemas actuales, formación del personal y modificaciones en los procesos que no se habían previsto en el presupuesto original. Algunos contratos también incluyen modelos de precios variables, en los que los costos fluctúan según el volumen de transacciones o los requisitos adicionales del servicio.

Por ejemplo, una empresa podría firmar un acuerdo y pensar que va a pagar tarifas mensuales fijas, pero luego descubrir que debe asumir costos adicionales por solicitudes urgentes de abastecimiento, renegociaciones de contratos o actualizaciones tecnológicas. Para evitar estas sorpresas financieras, las empresas deben revisar los términos del contrato minuciosamente, negociar las estructuras de precios desde el principio y establecer expectativas claras de costos con su socio de externalización.

Alternativas a la externalización total de la adquisición: Cómo la compra inteligente para negocios acorta la brecha

La externalización total de la adquisición no siempre es la opción más adecuada, en especial si el negocio necesita mantener el control sobre compras puntuales o imprevistas de último minuto. Muchas empresas optan por un modelo híbrido: dejar las compras grandes en manos de un proveedor externo y encargarse internamente de lo más chico o no planificado, como las solicitudes de equipos, los suministros de limpieza o los insumos para la sala de descanso.

Reducimos la brecha entre la adquisición tradicional y la externalización total mediante una solución integrada y flexible. Ya sea como una opción de autoservicio para los empleados, para automatizar los procesos de autorización o incluso administrar el inventario a través de Amazon Business Restock, te ayudamos a optimizar las partes del proceso de adquisición que aún se gestiona internamente, sin sobrecargar al equipo.

Así es como la compra inteligente para negocios respalda las estrategias de adquisición híbridas:

Autorizaciones automatizadas para gastos indirectos

Cuando se administran compras de último minuto o no planificadas, la rapidez es importante, pero el control también. Amazon Business permite establecer permisos de usuario personalizados, procesos de autorización y límites de gasto diseñados específicamente para categorías de gasto indirecto, como artículos de limpieza, accesorios informáticos o reemplazos urgentes de equipos.

Nuestros procesos de autorización eliminan las idas y vueltas al permitir autorizadores delegados, autorizaciones desde dispositivos móviles y revisiones de compras en lotes. Esto permite que el equipo conserve la agilidad sin dejar de cumplir con las políticas de compras. Los empleados obtienen lo que necesitan, cuando lo necesitan, sin demoras ni riesgos de incumplimiento.

Además, al contar con acceso a millones de productos relevantes para los negocios y la posibilidad de incorporar a tus proveedores preferidos, se puede obtener flexibilidad sin comprometer los estándares de adquisición. Incluso se puede elegir entre métodos de pago personales o compartidos según las necesidades de la organización.

Seguimiento de gastos diseñado para compras puntuales

Los gastos imprevistos pueden ser difíciles de pronosticar y manejar, pero no tiene por qué ser un punto ciego. Gracias a la Analítica de Amazon Business, se puede ver en tiempo real qué se compra, quién lo compra y para qué.

Los tableros personalizables y los informes detallados permiten realizar un seguimiento de todo, desde las compras de equipos hasta la reposición de suministros de oficina. Es posible alinear las compras con los presupuestos internos, identificar tendencias de gasto y señalar oportunidades de reducción de costos. El conocimiento en adquisiciones respalda las decisiones acertadas, incluso en compras realizadas sobre la marcha.

Soluciones de entrega flexibles

Ya sea que los empleados estén en la oficina, trabajando de forma remota o en el campo, se asegura de que reciban lo que necesitan, donde lo necesitan.
 

• Las opciones de entrega residencial facilitan el envío de computadoras portátiles, herramientas o suministros directamente a trabajadores remotos.

• Las preferencias de entrega personalizadas ayudan a mantener un flujo constante de suministros para la sala de descanso o suministros de limpieza sin necesidad de realizar varias gestiones pequeñas

• Las máquinas expendedoras inteligentes permiten a los empleados obtener los productos que necesitan con urgencia (como PPE, cargadores o herramientas de repuesto) en el momento, sin salir de sus estaciones de trabajo. Más información sobre la adquisición inteligente y de autoservicio.

   

Empresas como Vacasa confían en nuestras soluciones por su capacidad de ofrecer entregas rápidas y seguras, incluso a los equipos más remotos o distribuidos. Gracias a una gama de herramientas logísticas y de inventario, como Amazon Business Restock, puedes asegurarte la continuidad de las operaciones sin generar una carga adicional para los equipos.

En resumen, nuestro enfoque de compra inteligente para negocios nos permite servir como socio de adquisición estratégico, ya que nos integramos sin inconveniente con tu estrategia existente y llenamos las brechas para que tu equipo pueda estar enfocado en lo que realmente importa.

Tomar la decisión de adquisición adecuada para tu negocio

La eficacia en la adquisición implica mucho más que la obtención de bienes o servicios. Una estrategia de adquisición sólida puede impulsar la eficiencia, reducir costos y alinear las decisiones de compra con los objetivos del negocio. El modelo de adquisición “adecuado” varía según la organización, pero en última instancia, lo que se busca es una estrategia que respalde el crecimiento a largo plazo, fortalezca las relaciones con los proveedores y se adapte a las dinámicas cambiantes del mercado.

La externalización de la adquisición ofrece la agilidad, las herramientas y el conocimiento especializado necesarios para abordar los retos actuales, como la complejidad en la administración de proveedores o la necesidad de una mayor visibilidad de datos. Con las soluciones de compra inteligente para negocios, puedes mejorar los procesos de adquisición, controlar mejor los gastos y preparar a los negocios para el éxito duradero.

¿Te gustaría simplificar la adquisición y hacer crecer tu negocio? Descubre cómo Amazon Business puede simplificar las compras, automatizar los procesos y optimizar la administración de proveedores para brindarte un mayor control sobre tu presupuesto.