Adquisiciones: Una guía completa con consejos para aumentar la eficiencia

Las adquisiciones desempeñan un rol crucial en la estabilización del flujo de caja y el aumento de la rentabilidad, dos factores esenciales en un mercado impredecible. Permiten a los negocios obtener los bienes y servicios necesarios al mejor precio y bajo los términos más convenientes. 

Lo que es más importante, en las organizaciones modernas, las adquisiciones han evolucionado hacia una función estratégica que impacta directamente el control de costos, la eficiencia operativa y la creación de valor a largo plazo. Al influenciar las relaciones con proveedores, las estructuras contractuales y la gestión de riesgos, las adquisiciones ayudan a los equipos a reducir el desperdicio, mejorar la asignación de recursos y crear cadenas de suministro más resilientes.
 

Para aprovechar al máximo los beneficios de las adquisiciones, las organizaciones deben comprender su rol en las operaciones del negocio y cómo impulsar la eficiencia. Con la combinación adecuada de estrategias de adquisición, las empresas pueden optimizar el proceso y lograr mayores ahorros.
 

¿Qué es la adquisición?

La adquisición es el proceso de buscar y obtener los bienes, servicios y materias primas necesarios para que un negocio opere. Implica identificar una necesidad, buscar proveedores, negociar contratos, realizar compras y administrar relaciones con los proveedores.

Más allá de estas actividades principales, la gestión de adquisiciones ha evolucionado hacia una disciplina estratégica que impulsa la eficiencia y el desempeño financiero. Ya no se trata solo de comprar al costo más bajo, sino de optimizar el valor total equilibrando costo, calidad, riesgo y confiabilidad del proveedor. 

Según el tamaño de la empresa, el equipo de adquisiciones o el gerente de adquisiciones puede ser el único responsable del proceso de adquisición. En sectores como la educación, la salud, la hotelería, las organizaciones sin fines de lucro y el gobierno, las necesidades de adquisición son más complejas debido al volumen y la variedad de bienes necesarios para operar. También es posible que deban cumplir con requisitos específicos de cumplimiento.
 

Comprender la diferencia entre adquisiciones y compras

Los negocios suelen usar los términos “adquisición” y “compras” de manera intercambiable, pero los procesos varían en su alcance. La adquisición abarca el abastecimiento y la negociación de los artículos necesarios, mientras que la compra se enfoca únicamente en la transacción y el proceso de pago.
 

Algunos ejemplos de actividades que ocurren durante el proceso de compra son la creación de órdenes de compra, el procesamiento de pagos a proveedores y la administración de facturas. La compra puede considerarse un subconjunto de las adquisiciones, que forma parte de un proceso más amplio.
 

Por qué es importante la gestión de adquisiciones

Tener una estrategia de adquisición efectiva es imprescindible para todos los tipos de organizaciones. Según Supply & Demand Chain Executive, una gestión deficiente de las adquisiciones puede llevar a costos más altos, riesgos de seguridad, menor poder de negociación y pérdida de oportunidades de innovación.

Mientras tanto, una gestión intencional de las adquisiciones puede llevar a los siguientes beneficios: 
 

• Control de costos y previsibilidad: las adquisiciones efectivas te ayudan a negociar mejores precios, consolidar gastos con proveedores preferidos y eliminar compras innecesarias. Esto se traduce en presupuestos más predecibles y en un mejor flujo de caja, lo cual es de particular importancia cuando las condiciones económicas cambian rápidamente.

• Mitigación de riesgos: Un proceso de adquisición estructurado asegura que trabajes con proveedores verificados y confiables y que cumplas con las políticas internas y las regulaciones externas. Esto reduce la exposición a interrupciones en la cadena de suministro, problemas de calidad y sanciones de cumplimiento, y puede ayudar a optimizar la gestión de inventario.

• Alineación estratégica: Las adquisiciones conectan las decisiones de gasto con las prioridades organizacionales. Ya sea que te enfoques en innovación, sostenibilidad o excelencia operativa, un proceso de adquisición sólido garantiza que cada compra respalde esos objetivos.

• Eficiencia operativa: Cuando las adquisiciones funcionan bien, pasas menos tiempo persiguiendo autorizaciones o conciliando facturas. Ese tiempo se destina a trabajos de mayor valor que impulsan tu negocio hacia adelante.

• Información basada en datos: Las adquisiciones modernas generan datos valiosos sobre patrones de gasto, desempeño de proveedores y tendencias en las categorías. Las organizaciones que capturan y analizan estos datos pueden pronosticar necesidades con mayor precisión y tomar decisiones de compra proactivas.
   

Las diferencias entre organizaciones con procesos sólidos de gestión de las adquisiciones y aquellas que no los tienen suelen aparecer en formas medibles: a través de un costo total de propiedad más bajo, tiempos de ciclo de adquisición más rápidos, tasas de cumplimiento más altas y mejores relaciones con los proveedores. Estas ventajas se acumulan con el tiempo y crean un funcionamiento más resiliente y eficiente.
 

¿Qué es un proceso de adquisición de extremo a extremo?

Si bien el ciclo de vida de las adquisiciones varía entre empresas, generalmente tiene tres fases principales. Comprender estas etapas del proceso de adquisición puede ayudarte a identificar dónde ocurren los cuellos de botella y dónde pueden tener el mayor impacto las mejoras de eficiencia.
 

1. Planificar la demanda, los requisitos y la estrategia de abastecimiento

Cada ciclo de adquisición comienza con entender qué necesita tu organización y por qué. Esta fase implica: 
 

• identificar la necesidad de un bien o servicio;

• analizar la demanda actual y las tendencias del mercado;

• evaluar el riesgo de la adquisición para determinar la cantidad y el momento de compra.
   

Muchas empresas exigen que los empleados presenten una requisición de compra durante esta fase, que es una solicitud formal para realizar una compra. 
 

Las organizaciones que invierten en planificación de la demanda disminuyen las compras de emergencia, mejoran la gestión presupuestaria y les dan a los profesionales de adquisiciones el margen de tiempo necesario para un abastecimiento estratégico en lugar de reactivo.
 

2. Buscar proveedores y negociar contratos

Una vez definidos los requisitos, la siguiente fase se centra en encontrar a los proveedores correctos y establecer términos favorables. Esto puede incluir: 
 

• reunir cotizaciones de proveedores;

• iniciar una licitación competitiva;

• evaluar proveedores potenciales antes de seleccionar la mejor opción.
   

Una vez que se elige un proveedor, el equipo de adquisiciones y el proveedor trabajan juntos para acordar precios, términos de entrega y condiciones del contrato.
 

Las decisiones sólidas de abastecimiento en esta etapa tienen un impacto directo sobre el costo, la calidad y la resiliencia de la cadena de suministro. Las organizaciones que invierten en la evaluación de proveedores y en las relaciones durante esta fase están mejor posicionadas para negociar términos de pago favorables y responder rápidamente cuando las condiciones cambian.
 

3. Ejecutar el proceso de adquisición a pago y gestionar el desempeño

La fase final cubre el ciclo completo de adquisición a pago. Esto incluye lo siguiente: 
 

• emisión de órdenes de compra;

• recepción de bienes o servicios;

• procesamiento de facturas;

• mantenimiento de registros.
   

La gestión continua del desempeño, como el seguimiento de los tiempos de entrega de los proveedores, la calidad y el cumplimiento de los contratos, es lo que convierte una transacción individual en una relación estratégica.
 

Muchas organizaciones descubren que optimizar las adquisiciones con mejores herramientas y políticas más claras en esta etapa genera las ganancias de eficiencia más inmediatas. El uso de la automatización para tareas de rutina como la creación de órdenes de compra y la conciliación de facturas reduce el esfuerzo manual y mejora la precisión de los datos en general.
 

Tipos de adquisiciones y gestión de las adquisiciones

Los tipos de adquisiciones y su gestión varían según el nivel del control de gastos, el uso de las compras y las necesidades específicas de compra. Los diferentes tipos de adquisiciones también requieren distintos enfoques de gestión y pueden alinearse con objetivos estratégicos u organizacionales variados.

Comprender las diferencias entre los tipos comunes de iniciativas de adquisición puede ser útil para optimizar tus estrategias de compra y mejorar la toma de decisiones.
 

Gasto administrado versus gasto marginal

Se denomina gasto administrado a los gastos que un negocio controla de manera activa al seleccionar proveedores estratégicamente, negociar contratos y supervisar actividades de compra. El gasto marginal es el gasto destinado a un fin específico que generalmente no se administra debido a su bajo costo, el volumen de compras o la variedad de proveedores.
 

Si bien el gasto marginal representa solo aproximadamente el 20 % del gasto total de una empresa, constituye aproximadamente el 80 % de las transacciones totales, un concepto conocido como la regla de 80/20. Estructurar el gasto marginal como parte de una estrategia de compra comercial inteligente puede hacerlo más manejable y llevar a descubrir oportunidades de ahorro ocultas. Además, implementar una estrategia de gastos administrados ayuda a establecer una lista de proveedores preferidos, negociar mejores precios y simplificar las compras. 
 

Adquisición directa versus adquisición indirecta

La adquisición directa se refiere a la compra de materias primas utilizadas para producir el producto o servicio principal del negocio. La adquisición indirecta se refiere a la compra de materiales o servicios que sustentan la capacidad del negocio para operar, pero que no forman parte del producto final.
 

Por ejemplo, comprar madera para construir una casa es una adquisición directa, mientras que comprar una tableta que un constructor utiliza para organizar los horarios del contratista es una adquisición indirecta.
 

Ambos tipos de adquisición son esenciales para el funcionamiento de un negocio, ya que contribuyen a funciones clave. Sin embargo, la adquisición directa suele tener un mayor impacto en la calidad de los productos individuales, mientras que la adquisición indirecta influye en la eficiencia y las operaciones generales. 
 

Adquisición de bienes versus adquisición de servicios

La adquisición de bienes es el proceso de compra de productos, mientras que la adquisición de servicios implica la contratación de servicios. La adquisición de bienes generalmente incluye artículos físicos como maquinaria o equipos de oficina, aunque también abarca software. La adquisición de servicios puede incluir la contratación de empresas de informática, la consulta a proveedores de servicios o la creación de equipos de mantenimiento de instalaciones.
 

Cómo crear una estrategia de adquisición efectiva

Una estrategia de adquisición exitosa comienza con entender dónde se encuentra tu organización hoy. No hay un plan universal: el enfoque correcto depende de tu madurez en las adquisiciones, la estructura organizacional y los desafíos que estás intentando resolver.
 

Para evaluar tu estado actual, hazte las siguientes preguntas:
 

• ¿Qué parte de tu gasto se gestiona activamente y cuánto se dedica a compras no gestionadas? 

• ¿Dónde están tus mayores puntos débiles: brechas de cumplimiento, visibilidad limitada, ciclos de autorización lentos o fragmentación de proveedores? 
   

Estas respuestas pueden ayudar a dar forma a tus prioridades estratégicas.
 

La regla 80/20 ofrece un punto de partida práctico. Dirige tus procesos de adquisición más estructurados hacia el 20 % de compras que representan el 80 % de tu gasto. Para estas categorías de alto valor, invierte en relaciones con proveedores, negocia contratos favorables y crea procesos de autorización que mantengan el cumplimiento y capturen ahorros. 
 

Para el 80 % restante de las transacciones, que típicamente son compras de bajo valor y alta frecuencia, prioriza la velocidad y la facilidad de uso sobre la complejidad del proceso.
 

Las estrategias de adquisición más sólidas se escalan sin crear fricción. La tecnología desempeña un rol fundamental, pero debe integrarse de manera eficiente en la forma en que las personas ya trabajan. Cuando las herramientas de adquisición se integran de forma natural en los procesos existentes, la adopción se da de forma orgánica.
 

Elige el modelo operativo de adquisiciones adecuado

Tu modelo operativo de adquisiciones determina cómo se distribuyen la autoridad de compra, los procesos y la responsabilidad en toda tu organización. Los tres modelos más comunes son centralizado, descentralizado e híbrido.
 

• Un modelo centralizado consolida la autoridad de las adquisiciones en un único equipo o departamento. Este enfoque maximiza la visibilidad de gastos, el poder de negociación y el cumplimiento de políticas, aunque puede ralentizar las compras en equipos que necesitan actuar rápidamente.

• Un modelo descentralizado le da a los departamentos o ubicaciones individuales la autoridad de gestionar sus propias compras. Esto permite una respuesta más rápida a las necesidades locales, pero a menudo resulta en gasto fragmentado, relaciones irregulares con los proveedores y visibilidad limitada a nivel organizacional.

• Un modelo híbrido equilibra la supervisión central con la flexibilidad local. El abastecimiento estratégico y la gestión de contratos se realizan de forma centralizada, mientras que las compras diarias se gestionan a nivel de los departamentos o ubicaciones dentro de límites definidos. Este enfoque funciona bien para organizaciones distribuidas que necesitan tanto control como agilidad.
   

Muchas organizaciones comienzan con un enfoque descentralizado y avanzan hacia un modelo híbrido a medida que crecen y sus necesidades de adquisiciones se vuelven más complejas. La clave es construir un modelo que apoye a tus equipos y no que genere cuellos de botella.
 

Formas de impulsar el valor de las adquisiciones

Dado que las adquisiciones desempeñan un rol tan importante en los resultados de una empresa, es fundamental contar con una estrategia de adquisición que impulse resultados medibles e impacto estratégico, y no solo métricas tácticas. Estas son algunas formas en que puedes sacar el máximo provecho de tus actividades de adquisición.
 

Establecer los KPI de adquisición

Los indicadores clave de desempeño (KPI), la analítica de gastos y los puntos de referencia del sector pueden ayudarte a seguir de cerca tu desempeño en relación con tus objetivos. Si tu objetivo es aumentar la eficiencia, considera implementar KPI de adquisiciones como los siguientes:
 

• Tiempo del ciclo de órdenes de compra: El tiempo que tarda un negocio en procesar una orden de compra, desde la creación de la solicitud de compra hasta el envío de la orden al proveedor

• Plazo de entrega del proveedor: El tiempo que transcurre desde que el proveedor recibe un pedido hasta que lo envía

• Índice de compras de emergencia: La proporción de compras no planificadas o de emergencia frente al total de compras en un período determinado

• Gastos bajo administración: Porcentaje del gasto total administrado por el equipo de adquisiciones 

• Retorno de inversión (ROI) del área de adquisiciones El rendimiento general y la rentabilidad del departamento de adquisiciones
   

El uso de métodos específicos para medir el rendimiento en adquisiciones permite identificar áreas de mejora y fomentar un progreso continuo.
 

Supervisar el cumplimiento

El incumplimiento de las políticas de adquisiciones ylas normativas gubernamentales puede derivar en problemas legales, pérdidas económicas y daño a la reputación. Por eso, es fundamental garantizar que toda la empresa realice compras que cumplan con las políticas. Herramientas como Guided Buying pueden ayudar a los compradores directos a seguir las pautas de compra establecidas.
 

Si las compras de tu empresa no se gestionan exclusivamente desde un departamento de adquisiciones especializado, es importante capacitar a todo el personal sobre cómo adquirir los bienes y servicios adecuados. Esto significa que debes crear hojas de preguntas frecuentes y guías de recursos para aclarar qué artículos o proveedores se ajustan a las políticas de la empresa. También conviene recordar a los empleados que deben mantenerse dentro de los límites presupuestarios.
 

Centralizar los datos

Si los datos de compras están repartidos entre distintos departamentos y plataformas, centralizarlos, especialmente con un software de adquisiciones, puede mejorar considerablemente la eficiencia. Al almacenar los datos de adquisiciones en una sola ubicación y analizarlos periódicamente, podrás hacer lo siguiente:
 

• Obtener una visión integral de las actividades de gasto de la empresa

• Transformar una adquisición reactiva en una adquisición proactiva

• Identificar oportunidades de ahorro

• Comparar proveedores para seleccionar los más adecuados
   

Con un sistema de adquisiciones sólido que cuente con una analítica integrada, es más fácil alcanzar estos objetivos. El uso de herramientas de previsión permite a las organizaciones anticipar dificultades a partir de datos históricos. Cuando se integran con IA, incluso pueden ayudar a facilitar respuestas ante interrupciones de la cadena de suministro.
 

Cuando se usan soluciones tecnológicas para centralizar los datos, las empresas también pueden avanzar hacia sus objetivos de compras responsables, ya que les ayudan a medir el éxito de sus iniciativas. Esto les permite informar sobre su gasto consolidado con todos sus proveedores diversos, incluidos vendedores pequeños, locales o con certificación de diversidad.
 

Ampliar y fortalecer la red de proveedores

Establecer relaciones sólidas con los proveedores mejora la eficiencia en las adquisiciones al optimizar el proceso de pedidos, permitir una resolución de problemas más ágil y generar un flujo de bienes más predecible. Se reduce el tiempo necesario para buscar más proveedores y solicitar nuevas cotizaciones, y al mismo tiempo se promueve una comunicación más rápida y efectiva.
 

Tener asociaciones activas con proveedores puede generar responsabilidad y colaboración compartida para lograr un crecimiento mutuo. Sin embargo, también puede ser útil mantener una amplia red de proveedores para generar oportunidades de ahorro para el negocio.
 

Implementación de la gestión de adquisiciones

Para mejorar las adquisiciones no se necesita una transformación de varios años. Usa esta hoja de ruta enfocada de 90 días como ayuda para generar impulso, demostrar logros tempranos y sentar las bases para el desarrollo estratégico a largo plazo.
 

Días 1 a 30: Evaluar y priorizar

Comienza por trazar un mapa de tu panorama actual de adquisiciones. Identifica tus principales categorías de gasto, los proveedores más activos y dónde están las mayores brechas de cumplimiento o visibilidad. Analiza qué parte de tu gasto total está bajo gestión actualmente en comparación con la parte que no está gestionada. Esta línea de referencia te brinda una imagen clara de dónde enfocarte primero y de cómo se verá el éxito.
 

Días 31 a 60: Implementar logros rápidos

Utiliza tu evaluación para enfocarte en dos o tres mejoras de alto impacto. Esto podría significar consolidar el gasto marginal con un programa de proveedores preferidos, implementar límites de gasto para categorías de compra comunes o lanzar una herramienta de compra de autoservicio que oriente a los empleados hacia proveedores autorizados. 
 

Estos cambios no requieren una revisión completa del sistema. Están diseñados para ofrecer resultados medibles rápidamente, mientras se crea confianza organizacional en la función de adquisiciones.
 

Días 61 a 90: Construir para escalar

Con los logros rápidos implementados, cambia el enfoque hacia una infraestructura de más largo plazo. Establece los KPI que monitorearás de forma continua, define tu modelo operativo de adquisiciones e identifica las inversiones tecnológicas que respaldarán el crecimiento, como incorporar inteligencia artificial o funciones impulsadas por IA para automatizar partes rutinarias del proceso.
 

Este también es el momento adecuado para involucrar a las partes interesadas de Finanzas, Operaciones y liderazgo departamental para crear alineación en las políticas de adquisiciones y generar el respaldo multifuncional que hace que las mejoras en adquisiciones perduren.
 

Las organizaciones que comienzan con una línea de referencia clara se enfocan en cambios de alto impacto y construyen de manera incremental tienden a ver una adopción más sólida y resultados más sostenibles que aquellas que intentan transformar todo al mismo tiempo.
 

¿Cómo contribuye Amazon Business a las adquisiciones más inteligentes?

La gestión efectiva de adquisiciones crea una base para la toma de decisiones más inteligente y estratégica en toda tu organización. Cuando los procesos de adquisición funcionan bien, reducen la fricción, mejoran la visibilidad y liberan a tu equipo para que se enfoquen en trabajo de mayor valor.
 

Estos procesos pueden hacerse más eficientes con soluciones modernas de adquisición que se integren en los procesos que ya utilizas. 
 

Amazon Business respalda este enfoque a través de funciones como Guided Buying, que dirige a los empleados a proveedores preferidos y productos preautorizados según tus políticas de compra. Esto ayuda a reducir el gasto no convencional mientras facilita que las personas encuentren lo que necesitan rápidamente. 
 

Al trabajar en conjunto, Analítica de Amazon Business proporciona visibilidad sobre las compras de tu organización y te ayuda a identificar oportunidades de ahorro, detectar tendencias y hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos de adquisición con reportes personalizables.
 

Puedes establecer límites de gasto por usuario o grupo, crear procesos de autorización que coincidan con tu estructura organizacional y acceder a reportes detallados que muestren exactamente hacia dónde se dirige tu presupuesto en tiempo real, todo dentro de una experiencia de compra familiar que requiere una capacitación mínima. 
 

Construye un proceso de adquisición que escale con tu organización. Crea una cuenta gratuita o contacta a Ventas para explorar cómo nuestras soluciones de compra simplificadas pueden ayudarte a ahorrar tiempo, reducir la complejidad y tomar decisiones de compra más inteligentes.

Tipos de adquisición y administración de adquisiciones

Los tipos de adquisiciones y su administración varían según el nivel del control de gastos, el uso de las compras y las necesidades específicas de compra. Comprender las diferencias entre los tipos comunes de iniciativas de adquisición puede ser útil para optimizar tus estrategias de compra, mejorar la toma de decisiones y alinear tus prácticas de adquisición con las metas de la organización.
 

Gasto administrado versus gasto marginal

Se denomina gasto administrado a los gastos que un negocio controla de manera activa al seleccionar proveedores estratégicamente, negociar contratos y supervisar actividades de compra. El gasto marginal es el gasto destinado a un fin específico que generalmente no se administra debido a su bajo costo, el volumen de compras o la variedad de proveedores.
 

Si bien el gasto marginal abarca solo alrededor del 20 % del gasto total de una empresa, alcanza casi el 80 % de todas las transacciones. Estructurar el gasto marginal como parte de una estrategia de compra comercial inteligente puede hacerlo más controlable y descubrir oportunidades de ahorro. Además, implementar una estrategia de gastos administrados ayuda a establecer una lista de proveedores preferidos, negociar mejores precios y simplificar las compras. 
 

Adquisición directa versus adquisición indirecta

La adquisición directa se refiere a la compra de materias primas utilizadas para producir el producto o servicio principal del negocio. La adquisición indirecta se refiere a la compra de materiales o servicios que sustentan la capacidad del negocio para operar, pero que no forman parte del producto final.
 

Por ejemplo, comprar madera para construir una casa es una adquisición directa, mientras que comprar una tableta que un constructor utiliza para organizar los horarios del contratista es una adquisición indirecta.
 

Ambos tipos de adquisición son esenciales para el funcionamiento de un negocio, ya que contribuyen a funciones clave. Sin embargo, la adquisición directa suele tener un mayor impacto en la calidad de los productos individuales, mientras que la adquisición indirecta influye en la eficiencia y las operaciones generales. 
 

Adquisición de bienes versus adquisición de servicios

La adquisición de bienes es el proceso de compra de productos, mientras que la adquisición de servicios implica la contratación de servicios. La adquisición de bienes generalmente incluye artículos físicos como maquinaria o equipos de oficina, aunque también abarca software. La adquisición de servicios puede incluir la contratación de empresas de informática, servicios de consultoría o equipos de mantenimiento de instalaciones.

Tácticas para aumentar la eficiencia en las adquisiciones

Dado que la adquisición desempeña un rol importante en el balance final de una compañía, contar con una estrategia de adquisición que mejore la eficiencia es fundamental. Puedes comenzar con una serie de tácticas simples.
 

Establecer los KPI de adquisición

Los indicadores clave de desempeño (KPI), la analítica de gastos y los puntos de referencia del sector ayudan a las empresas a seguir de cerca su rendimiento en función de sus metas. Si tu objetivo es aumentar la eficiencia, considera implementar los siguientes KPI de adquisición:
 

• Tiempo del ciclo de órdenes de compra: El tiempo que tarda un negocio en procesar una orden de compra, desde la creación de la requisición hasta el envío de la orden al proveedor
• Plazo de entrega del proveedor: El tiempo que transcurre desde que el proveedor recibe un pedido hasta que lo envía
• Índice de compras de emergencia: La proporción de compras no planificadas o de emergencia frente al total de compras en un período determinado
• Gastos bajo administración: Porcentaje del gasto total administrado por el equipo de adquisiciones 
• Retorno de inversión (ROI) del área de adquisiciones El rendimiento general y la rentabilidad del departamento de adquisiciones
   

El uso de métodos específicos para medir el rendimiento en adquisiciones permite identificar áreas de mejora y fomentar un progreso continuo.
 

Supervisar el cumplimiento

El incumplimiento de las políticas de adquisiciones y las normativas gubernamentales puede derivar en problemas legales, pérdidas económicas y daño reputacional. Por eso, es fundamental garantizar que toda la empresa realice compras que cumplan con las políticas. Recurrir a herramientas como Guided Buying puede ayudar a los compradores directos a seguir las pautas de compra establecidas.
 

Si las compras de tu empresa no se gestionan exclusivamente desde un departamento de adquisiciones especializado, es importante capacitar a todo el personal sobre cómo adquirir los bienes y servicios adecuados. Esto significa que debes crear hojas de preguntas frecuentes y guías de recursos para aclarar qué artículos o proveedores se ajustan a las políticas de la empresa. También conviene recordar a los empleados que deben mantenerse dentro de los límites presupuestarios.
 

Centralizar los datos

Si los datos de compras están repartidos entre distintos departamentos y plataformas, centralizarlos, especialmente con un software de adquisiciones, puede mejorar considerablemente la eficiencia. Al almacenar los datos de adquisiciones en una sola ubicación y analizarlos periódicamente, podrás hacer lo siguiente: 
 

• Obtener una visión integral de las actividades de gasto de la empresa
• Transformar una adquisición reactiva en una adquisición proactiva
• Identificar oportunidades de ahorro
• Comparar proveedores para seleccionar los más adecuados 
   

Con un sistema de adquisiciones sólido que cuente con una analítica integrada , estos objetivos pueden alcanzarse con facilidad. El uso de herramientas de previsión permite a las empresas anticipar dificultades a partir de datos históricos. Cuando se integran con la IA, estas pueden ayudar a anticipar interrupciones en la cadena de suministro. 
 

Al utilizar soluciones tecnológicas para centralizar los datos, las empresas también pueden avanzar hacia sus objetivos de compras responsables, ya que cuentan con herramientas para medir el éxito de sus iniciativas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Esto les permite informar sobre su gasto consolidado con todos sus proveedores diversos, incluidos vendedores pequeños, locales o con certificación de diversidad.
 

Ampliar y fortalecer la red de proveedores

Establecer relaciones sólidas con los proveedores mejora la eficiencia en las adquisiciones al optimizar el proceso de pedidos, facilitar la resolución ágil de problemas y generar un flujo de bienes más predecible. Se reduce el tiempo necesario para buscar más proveedores y solicitar nuevas cotizaciones, y al mismo tiempo se promueve una comunicación más rápida y efectiva.
 

Tener asociaciones activas con proveedores puede generar responsabilidad y colaboración compartida para lograr un crecimiento mutuo. Sin embargo, también puede ser útil mantener una amplia red de proveedores para generar oportunidades de ahorro para el negocio.
 

Encontrar la estrategia de adquisiciones ideal para el negocio

La combinación adecuada de estrategias de adquisiciones varía según el tipo de negocio y depende de factores como los requisitos del sector, las exigencias de cumplimiento y la escalabilidad. 
 

Muchas empresas aplican la regla del 80/20 (el Principio de Pareto) para enfocarse en el 20 % de las compras que representan el 80 % del gasto total. Al priorizar estas compras de alto costo, las empresas identifican áreas clave donde pueden realizar cambios de alto impacto. 
 

No obstante, las transacciones de menor valor también suman, por lo que es importante administrar estas compras adecuadamente. Considera usar una plataforma de adquisiciones de autoservicio con funciones integradas que te permitan configurar límites de gasto según tus políticas de compra y asignar presupuestos determinados a usuarios individuales.
 

La automatización también contribuye a optimizar el proceso de adquisición. Brinda apoyo para agilizar tareas administrativas como la creación de órdenes de compra, la recolección de autorizaciones y el procesamiento de facturas de cada proveedor. La automatización trae beneficios como los siguientes:
 

• Datos más precisos
• Mejor cumplimiento
• Reducción de costos gracias al ahorro de tiempo
• Selección más rápida de proveedores

Caso práctico: Cómo Amazon Business ayudó a la USO a optimizar sus procesos de adquisiciones

Amazon Business combina la comodidad y el valor que esperas de Amazon con funciones diseñadas para mejorar la administración de adquisiciones. Ofrecemos beneficios como precios exclusivos para negocios, una amplia selección de productos y Business Prime, que incluye envío rápido y gratuito en artículos elegibles.
 

En 2017, United Service Organizations (USO) comenzó a trabajar con Amazon Business para abastecerse de suministros a través de nuestra integración con la solución de adquisiciones a pago Coupa. En cinco meses, la USO implementó el programa en toda su organización global, con presencia en 250 ubicaciones. 
 

Actualmente, casi el 80 % de todos los gastos de USO a través de esta integración de adquisiciones electrónicas, y entre el 80 % y el 90 % de esos gastos, se confirma como el mejor precio disponible. 
 

Como resultado, la USO obtuvo beneficios como los siguientes:
 

• Menor tiempo de procesamiento: Tareas como la autorización de facturas por pagar y la conciliación de recibos de gastos, que antes tomaban entre cinco y siete días, ahora se completan en solo dos.
• Entregas más rápidas: Los suministros que antes tardaban entre dos y cinco semanas en llegar desde otros proveedores ahora suelen entregarse en dos días.
• Reducción de los costos de envío: La empresa utiliza Business Prime para adquirir bienes, los cuales generalmente cuentan con envío gratis.
• Mayor visibilidad de gastos: Utilizar un sistema centralizado en todas las ubicaciones brinda mayor visibilidad del gasto, lo que ayuda a la USO a rastrear cómo se utiliza el dinero de los donantes en distintas zonas horarias.
• Mayor autonomía regional: Los directores centrales de cada ubicación administran sus propios presupuestos y compras regionales, lo que les permite obtener lo que necesitan de forma más rápida y eficiente.

Mejora tus prácticas de adquisiciones con Amazon Business

Diseñar una estrategia de adquisiciones sólida puede generar un ahorro significativo en costos y tiempo, mejorar la eficiencia en los pagos y brindar mayor visibilidad y control sobre las compras, lo que te permitirá optimizar continuamente tu proceso de adquisición. 

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