Cumplir con las necesidades de compra del sector público

En todos los sectores, las adquisiciones presentan su propio conjunto de desafíos. Sin embargo, las compras del sector público representan una categoría aparte.

“Con fondos limitados para la inversión, las adquisiciones a menudo carecen incluso de las herramientas tecnológicas más básicas. “Por lo general, las empresas del sector público no participan en la transformación digital en curso”, dice Joanna Martinez, fundadora de Supply Chain Advisors, LLC. “Los negocios del sector público tienden a tener procedimientos de compra complejos que deben seguirse por ley. Es difícil introducir una innovación que se aparte de lo que aparece en el manual”.

La ciudad de Miami es uno de los muchos organismos gubernamentales que buscan cambiar ese paradigma, acelerando los esfuerzos de transformación digital y optimizando los procesos de compra. Miami utiliza sus $250 millones de poder adquisitivo para ayudar a impulsar una recuperación económica. Al asociarse con Amazon Business, una división de Amazon que presta servicios a empresas y organizaciones, los departamentos de la ciudad tienen la capacidad de buscar y comprar bienes de proveedores locales para remodelar la estrategia de compras de la ciudad.

“La escala y el tamaño de nuestra ciudad nos permiten actuar como estimuladores”, dice el alcalde Francis Suárez. “Tenemos la oportunidad de enfocarnos en comprar a pequeñas empresas y a empresas locales”. También considera que trabajar con Amazon Business agilizará los procesos y hará que las compras de la ciudad sean más eficientes, lo cual es fundamental en un momento en que los presupuestos están bajo presión.

Los entornos de compra eficiente deben eliminar los obstáculos entre compradores y vendedores. En las compras gubernamentales, eso puede ser difícil, debido a las restricciones regulatorias impuestas a las entidades públicas en un esfuerzo por garantizar un proceso justo y ético. Amazon Business permite que las compras públicas cumplan con los estándares de transparencia y control de calidad, al tiempo que ofrece una experiencia de compra de autoservicio familiar. “Contar con una compañía como Amazon Business, con los recursos y las capacidades que tiene, representa una mejora importante. Puede actuar como un tipo de verificador”, dice Suarez.

Otros organismos gubernamentales han determinado que Amazon Business es una parte vital de los esfuerzos para cuantificar los comportamientos de compra con datos procesables. La división de adquisiciones del Departamento de Servicios Administrativos de Connecticut gestiona más de 1000 contratos con más de 2500 proveedores, valorados en casi 6000 millones de dólares. Pero hubo deficiencias significativas, lo que abrió la puerta a gastos ineficientes o desmedidos. “No teníamos un buen control de nuestros gastos no contractuales, es decir, las compras que realizaban las agencias fuera de los contratos estatales”, dice Carol Wilson, directora de Adquisiciones. “Teníamos algunos informes, pero eran imprecisos y no descriptivos. No obtuvimos los detalles que necesitábamos”.

Trasladar las compras a Amazon Business proporcionó al estado las herramientas para ver cuántas agencias las utilizaban, qué compraban y cómo realizaban los pagos. Y podemos hablar de forma más inteligente sobre la planificación, las necesidades futuras y las necesidades estratégicas”, dice.

“El análisis de datos y las herramientas de generación de informes que tienen serán fundamentales para analizar los gastos, examinar las necesidades de la agencia y planificar el futuro”, comentó. “Agrega valor a nuestros funcionarios de presupuesto estatales en cuanto a categorías de gasto, lo que invertimos, e identifica áreas donde necesitamos reducir costos o donde existen gastos redundantes o innecesarios. Todas esas herramientas nos ayudan a identificar áreas de mejora en los ahorros económicos, gracias a que ahora contamos con datos que antes no teníamos”.

Además, señala que funciones como la deducción de impuestos optimizaron automáticamente el proceso de compra, lo que permite a los empleados estatales enfocarse en tareas de mayor valor agregado y en el cumplimiento de metas de compras, ya sea dirigiendo el gasto a empresas pequeñas, locales o de propiedad de minorías, o simplemente a buscar el mejor valor para los contribuyentes de Connecticut.

“Creo que veremos ahorros y más eficiencias. “Podemos reducir nuestra carga contractual y enfocarnos en contratos de adquisiciones de mayor valor agregado, utilizando Amazon Business como una herramienta para dirigir a las agencias hacia esos productos”, dice Wilson.

Amazon Business también ayuda a los vendedores a llegar a clientes del sector público, un acceso que históricamente ha sido difícil y que resulta especialmente importante para las empresas que buscan nuevas fuentes de ingresos. Anne Rung, ex administradora de la Oficina de Política de Adquisiciones Federales durante la administración de Obama, y ahora directora del Sector Público de Amazon Business, dice que es fundamental poder atravesar los obstáculos que impiden a los vendedores trabajar con compradores públicos. “Es difícil para las pequeñas empresas vender a los clientes del sector público. A menudo hay un proceso muy engorroso para certificarse, registrarse en el sector público y comercializarse”, señala.

El Alcalde Suárez está de acuerdo. “No es tan fácil interactuar con los Gobiernos”, dice. “Amazon Business actúa como un puente para las empresas, en lugar de que se dirijan de manera directa al Gobierno, lo que puede ser difícil, complejo y misterioso”.

La capacidad de ambas partes para navegar un complejo sistema de regulaciones locales, estatales y federales ofrece enormes beneficios en ahorro de costos y tiempo, tanto para los compradores del sector público como para los vendedores que los atienden. Con Amazon Business, herramientas como exenciones impositivas automáticas y Guided Buying orientan a los compradores hacia vendedores que satisfacen los requisitos en torno a la diversidad o las compras de pequeñas empresas certificadas, lo que simplifica aún más los procesos de adquisición.

Una dosis de comprensión también ayuda. “Un buen punto de partida es la empatía”, dice Rung. “Los Gobiernos tienen requisitos y desafíos únicos, como la disminución de presupuestos, metas socioeconómicas o umbrales de gasto. A los clientes les gusta saber que comprendemos esos requisitos y desafíos, y que tenemos la capacidad de hablar su idioma”.