Administración inteligente de orden de compra: una guía para los ejecutivos de adquisición

La adquisición es cada vez más compleja, por lo que es más importante que nunca tener un proceso de administración de orden de compra estratégico activo. Sin un proceso, tu organización se arriesga a sufrir gastos no autorizados, presupuestos incorrectos y otras ineficiencias operativas que pueden afectar al estado financiero.

Según Gartner, la reducción de costos y la administración de riesgos son dos prioridades clave para los líderes de adquisición en 2025, pero los expertos predicen que la innovación dominará para el 2030. La optimización de tu administración de orden de compra respalda estas tres metas y prepara a tu organización para un éxito sostenible.

Sin embargo, para crear un proceso de administración de orden de compra efectivo, deberás comprender sus beneficios, el rol de la tecnología y los pasos necesarios para implementarlo de manera efectiva.

¿Qué es la administración de orden de compra?

La administración de orden de compra es el proceso de crear y rastrear órdenes de compra hasta su despacho a fin de garantizar la precisión de pedidos, el control de costos y las operaciones de compras eficientes. Incluye la autorización de los requisitos de compra, el procesamiento de facturas y pagos, y el mantenimiento de los registros de orden de compra actualizados. También requiere administrar las relaciones con los proveedores e inspeccionar la calidad de los productos una vez llegan.

La administración de orden de compra es diferente de la adquisición más general, la administración de la cadena de suministro y las funciones de compra, porque solo se enfoca en la parte del proceso de pedidos que trata la creación y el seguimiento de las órdenes de compra. No incluye identificar necesidades del negocio, abastecimiento estratégico, negociar términos del proceso ni otras actividades de adquisición. 

Por qué importa la administración de orden de compra

Aunque parece obvio, el propósito de la administración de orden de compra es asegurarse que todas las compras de tu negocio se justifiquen y optimicen para la eficiencia de costos. Menos obvia es la forma en que un proceso de administración de orden de compra estratégico puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Mitigar los riesgos financieros: Evita el exceso de gastos con requisitos de autorización de pedidos

• Mejorar la eficiencia operativa: Acelera el ciclo de vida de la adquisición al reducir los ciclos de factura a pago, lo que mejora la administración del flujo de efectivo

• Fortalecer las relaciones con los proveedores: Fomenta la confianza con una configuración mejorada y documentación más detallada

• Identificar ahorros de costos: Ahorra dinero al mejorar la visibilidad de los gastos de tu organización y negociar mejor los términos de pago

• Aumentar el cumplimiento de las normas de compra: Sigue las políticas y las normativas empresariales con un ciclo de compra estructurado y transparente

• Mejorar la administración de inventario: Evita el desperdicio y las interrupciones con un rastreo correcto de los pedidos y actualizaciones del inventario

   

Los riesgos ocultos de la administración de orden de compra informal

La administración efectiva de orden de compra no es opcional, es una función empresarial clave para evitar los riesgos financieros comunes. 

Un proceso de orden de compra informal o incoherente puede llevar a pagos no realizados, presupuestos inadecuados, gastos no autorizados y pedidos incorrectos, los cuales pueden tener una repercusión negativa en todo tu negocio. También puede interrumpir el control de inventario, lo que a la vez puede generar un exceso de inventario y costos de almacenamiento innecesarios.

Cinco pasos clave para un proceso moderno de orden de compra

Crear un proceso moderno de orden de compra a menudo incluye implementar el software de administración de orden de compra u otras herramientas digitales para automatizar y rastrear cada paso. El uso de automatización para procesos manuales que consumen mucho tiempo no solo hace que tu equipo sea más eficiente, sino que también reduce el riesgo de errores que genera la entrada manual de datos.

Ya sea que estés armando tu primer proceso de administración de orden de compra o busques mejorar tu proceso actual, consulta los cinco pasos a continuación para conocer las prácticas recomendadas que te ayudan a diseñar el proceso óptimo:

1. Recopilación de comentarios

Configurar un proceso de orden de compra significa decidir cómo deseas manejar las órdenes de compra de tu organización. Esto incluye seleccionar las herramientas que deseas usar y definir claramente reglas, roles y políticas.

Las compras afectan a toda tu organización, por lo que es clave obtener comentarios de otros equipos sobre qué herramientas o pasos serían más útiles a la hora de comprar para sus departamentos. Los comentarios entre equipos ayudan a prever y establecer necesidades organizativas claras, lo que sentará las bases para tu proceso de orden de compra.

La tecnología puede ser muy útil cuando los equipos tienen necesidades recurrentes. Por ejemplo, digamos que tu equipo de Recursos Humanos le da una carpeta de bienvenida a cada nuevo empleado, por lo que siempre necesitan tener carpetas a mano. El director de Recursos Humanos compró carpetas con anticipación con su propia tarjeta de crédito y solicitó un reembolso luego. Sin embargo, con una solución digital como Amazon Business, Recursos Humanos ahora puede comprar carpetas al por mayor, y lograr descuentos por volumen, desde la cuenta Amazon Business de tu organización, gracias a la orientación hacia proveedores locales preferidos alineados con las metas de compras responsables de tu organización. Podrás usar el Pago por factura y comprobar la entrega rápida y confiable de Amazon con 3-Way Match.  

2. Autorizar requisiciones

Las solicitudes de compra suelen necesitar autorización del administrador de compras, pero también pueden requerir autorización del equipo de finanzas, los líderes del departamento y otras personas involucradas en tu estrategia de adquisición. Los empleados pueden enviar sus solicitudes en papel o por correo electrónico, pero las demoras de estos procesos manuales a menudo crean cuellos de botella. 

Las herramientas digitales pueden resolver este problema. Por ejemplo, Amazon Business ofrece un proceso de autorización que permite a los compradores enviar solicitudes para su autorización a los administradores correctos en función de su rol. Si el autorizador no responde a la solicitud dentro de tres días, el sistema les enviará una notificación de recordatorio.

Si el autorizador está muy ocupado o de vacaciones, puede delegar la revisión a otro miembro de su equipo para que no queden pedidos en espera. Esto acelera el proceso de adquisición y mantiene a todos en la misma página.

3. Generación de órdenes de compra

Estandarizar la creación de órdenes de compra mediante plantillas puede reducir los errores de entrada de datos y capturar términos de contrato clave, como métodos de pago, cantidades de productos y fechas de entrega esperadas, para cada pedido. Esto crea un registro de auditoría para que nunca haya dudas sobre los términos de compra. 

Las soluciones digitales que recopilan información clave de pedidos automáticamente simplifican mucho la conciliación de pedidos. La función de Información del pedido de Amazon Business, por ejemplo, recopila la siguiente información para simplificar la conciliación de facturas para las cuentas por pagar:

• Centros de costos

• Códigos de proyecto

• Códigos de trabajo

• Ubicaciones

• Departamento

• Solicitante 

Amazon Business también ofrece catálogos de Punchout que rellenan automáticamente datos estructurados como SKU, términos, fechas de entrega, entre otras, para reducir el error humano de la entrada de datos manuales.

4. Recepción e inspección de los productos

Las comprobaciones de control de calidad detalladas son importantes para garantizar la coherencia y la fiabilidad de los productos y servicios en cada pedido. También pueden ayudar a evitar costos debido a defectos, devoluciones y retiros.

La documentación de recibos digitales te permite rastrear el estado de pedidos en tiempo real y examinar los productos en su llegada para reducir discrepancias en las facturas. El proceso de recepción de Amazon Business también te permite marcar productos como recibidos (o no recibidos) a fin de garantizar la precisión y la responsabilidad.

5. Conciliación y cierre de pedidos

Conciliar y cerrar tus pedidos de forma oportuna es importante para mantener registros precisos. El proceso de conciliación significa unir la orden de compra y la factura con los recibos de envío para asegurarte que has recibido todos los productos que pediste.

Las soluciones como Amazon Business simplifican este proceso con funciones como 3-Way Match, que compara automáticamente tu pedido, factura y recibo de producto para una conciliación y resolución de pedido más rápidas. Incluso puedes hacerlo mediante una integración de la aplicación móvil.

Estrategias clave para reducir costos y tiempos del ciclo de la orden de compra

La mejor manera de estar adelantado en tu administración de orden de compra es pasar de ahorros reactivos, como regateo a proveedores, a un control de costos estratégico mediante el uso de datos, automatización y canales de compra más inteligentes. 

A continuación, se presentan algunas opciones para que puedas hacer este cambio:

Consolidación de proveedores

Aunque es importante mantener la diversidad de proveedores, también es clave aumentar tu gasto por proveedor para desbloquear descuentos por compra al por mayor y mejores niveles de servicio. Por eso, para reducir los gastos y la complejidad, asegúrate de optimizar tu administración de proveedores al minimizar los proveedores redundantes o que no funcionan tan bien. 

Si usas Amazon Business, obtendrás acceso a un amplio catálogo de proveedores para diversificar tu grupo de proveedores y aprovechar descuentos por cantidad.

Uso de analítica de gastos para guiar las negociaciones

La analítica de gastos ofrece información detallada de los patrones de gastos de tu organización, el desempeño de los proveedores y oportunidades de ahorro de costos. Puedes supervisar indicadores clave de desempeño como tiempo del ciclo de orden de compra, tasa de coincidencia en la primera consulta y tasa de entrega a tiempo para medir la efectividad de tu estrategia de administración de orden de compra.

Estos datos te dan mejores herramientas para negociar términos de contrato favorables con los proveedores gracias a información sobre su desempeño, estructuras de precios de la competencia y posibles riesgos, como posible inestabilidad financiera. 

Analítica de Amazon Business no solo te da los datos necesarios para tomar decisiones informadas, sino que también te brinda información accionable para ayudarte a optimizar tus gastos. Su función Visibilidad de gastos (disponible con Business Prime) simplifica la detección de patrones de puntos en tu comportamiento de gasto mediante visualizaciones de datos. De esta manera, puedes encontrar posibles problemas, tomar decisiones de presupuesto más inteligentes y conseguir nuevas oportunidades de ahorro en el futuro.

Ventaja de los descuentos dinámicos e incentivos por pago adelantado

Algunas compras ofrecen programas de pago adelantado que brindan un descuento si pagas tu factura antes de la fecha de vencimiento, lo que significa una nueva oportunidad de ahorrar dinero. El uso de automatización en un sistema de administración de orden de compra o una solución similar puede ayudarte a estar adelantado a las fechas de entrega para asegurar que los ciclos de pago se alineen con los periodos de descuentos.

Amazon Business ofrece múltiples opciones de factura para que los equipos de adquisición tengan la flexibilidad necesaria para pagar cuando más les conviene. Estas opciones incluyen facturas consolidadas (disponibles de forma semanal, quincenal o mensual), la capacidad de dividir facturas por grupo o número de orden de compra (PO) y un programa de Pago por factura que te permite comprar ahora y pagar luego para liberar el flujo de efectivo.

Administración de gasto marginal sin sacrificar el control

Los gastos no administrados pueden convertirse en un gran problema muy rápido si no se implementa un proceso de administración de la adquisición. Sin embargo, puedes guiar a los compradores hacia proveedores y productos preferidos para reducir los riesgos sin descuidar el control. 

Herramientas como Guided Buying de Amazon Business dirigen a los empleados hacia vendedores y productos que te gustaría que tengan preferencia y los aleja de los que no deberían comprar. A los compradores les gusta esta función porque elimina el misterio de qué pueden comprar, pero a la vez les da opciones, y a los administradores les gusta porque impulsa la conformidad.

Tecnologías que transforman las compras

A medida que más organizaciones buscan automatización, visibilidad de datos e integraciones con otras tecnologías, los sistemas de administración de orden de compra crecen en popularidad. De hecho, según un informe de The Economist, acelerar la digitalización, incluida la automatización del proceso de adquisición, es la principal prioridad de los ejecutivos líderes de adquisición en el 2025. Además, más del 68 por ciento de los despliegues de administración de pedidos en 2024 se basaban en la nube, lo que indica un cambio de los procesos heredados a los sistemas de IA.

Amazon Business, aunque no es un software de administración de orden de compra dedicado, puede mejorar el proceso de requisición y compra mediante los catálogos de Punchout, las herramientas de análisis y procesos de autorización multinivel. También complementa los sistemas de adquisición electrónica más amplios y se integra con otros sistemas, incluida la planificación de recursos empresariales y los sistemas de administración de gastos, de modo que no tengas que reemplazar tu pila tecnológica actual.

Modernización de tu administración de orden de compra

La administración de orden de compra no es solo un proceso, es una estrategia que puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero a tu organización. También puede optimizar tu eficiencia operativa, reemplazar las plantillas con fechas y acercarte a tus KPI más valiosos. 

Con características como Visibilidad de gastos, Factura de Amazon y recepción digital, Amazon Business ayuda a los equipos a comprar y conciliar los pedidos con transparencia y confianza, lo que acompaña a las organizaciones a mantener el control y mejorar la conformidad y la eficiencia dentro del marco de administración de orden de compra existente.

Contacta con el equipo de ventas hoy para explorar cómo Amazon Business puede mejorar tus procesos de orden de compra mediante Guided Buying, análisis e integraciones.