¿Qué es una requisición de compra? Cómo controlar el gasto antes de que ocurra

La mayoría de organizaciones tienen una brecha entre el momento en que alguien necesita algo y el momento en que otra persona autoriza el gasto. Una requisición de compra puede ayudar a cerrar esa brecha.

Sin embargo, muchas organizaciones en crecimiento aún usan autorizaciones informales: un mensaje de Slack, la autorización verbal de un gerente o un empleado que solo pide lo que necesita y presenta un informe de gastos después.

En esta guía, se explica qué es una requisición de compra, cómo funciona el proceso, en qué se diferencia de una orden de compra y cómo agilizar el proceso sin perder el control.

¿Qué es una requisición de compra?

Una requisición de compra es un documento interno presentado por un empleado o departamento que solicita autorización para realizar una compra. Viene antes de que se emita una orden de compra.

Una requisición de compra es el paso de autorización interna que precede a una orden de compra. Es la forma en que tu organización decide si una compra debe realizarse o no. La orden de compra llega después, una vez autorizada la requisición de compra, y es el documento que se envía al proveedor.

La función principal de una requisición de compra es la documentación. Crea un registro formal de lo que se solicitó, quién lo solicitó, por qué se necesita y a qué costo estimado; todo antes de que se gaste un centavo.

Requisición de compra vs. orden de compra

La diferencia radica en para quién es el documento y qué registra. No se puede emitir ninguna orden de compra hasta que se autorice la requisición de compra. La requisición de compra puede considerarse una compuerta interna, mientras que la orden de compra sería la puerta que abre.

¿Cómo funciona el proceso de requisición de compra?

El proceso de requisición de compra generalmente pasa por cuatro a seis pasos definidos, desde la solicitud inicial hasta la orden de compra autorizada. Todo el proceso es interno y no se produce ningún contacto con el proveedor hasta que se emite una orden de compra.

Paso 1: Enviar el formulario de requisición de compra

Un empleado completa un formulario de requisición de compra con los detalles: descripción del producto, cantidad, costo estimado, justificación comercial, fecha requerida y centro de costos. Dependiendo de la organización, esto se hace a través de un sistema de adquisición, un ERP o un formulario estandarizado en papel o digital.

Paso 2: Validación y verificación del presupuesto

El sistema o un autorizador revisa la solicitud con el presupuesto en mano, las listas de proveedores autorizados y cualquier contrato existente. Los productos que superan los umbrales de gasto o que quedan fuera de las categorías de compra habituales se marcan para otra revisión antes de continuar.

Paso 3: Enrutamiento de autorización

La requisición de compra se dirige a los autorizadores correspondientes según el monto del gasto, el departamento, la categoría de compra o el tipo de proveedor. Puedes optimizar el proceso de autorización con Amazon Business, que te permite integrar flujos de trabajo de autorización directamente en la experiencia de compra. Esto ayuda a reducir las transferencias manuales que crean retrasos y errores.

La automatización ayuda a que las personas adecuadas revisen las solicitudes correctas sin crear cuellos de botella innecesarios, por lo que se convierte en una tecnología fundamental para respaldar la ejecución.

Paso 4: Autorización o rechazo

Los autorizadores revisan la justificación comercial, verifican que el presupuesto esté disponible y autorizan o rechazan. Si la solicitud se rechaza, el solicitante recibe una notificación con el motivo para que pueda revisarla y volver a enviarla.

Paso 5: Paso a orden de compra

Cuando se autoriza una requisición de compra, pasa a ser una orden de compra que se envía al proveedor. La requisición de compra garantiza que el compromiso de gasto esté autorizado antes de realizarse y no se descubra después de efectuado en un informe de gastos.

Cómo se hace en Amazon Business

Amazon Business gestiona la autorización de gastos de una de dos maneras, según tu configuración. De forma nativa, utiliza autorizaciones por pedido: cuando un comprador realiza un pedido, este queda en espera hasta que el autorizador designado da el visto bueno, de modo que el control ocurre en el momento de la compra y no por medio de un documento de requisición separado.

Para las organizaciones que gestionan las compras a través de un sistema de adquisición electrónica o ERP, el flujo completo de requisición a orden de compra descrito anteriormente ocurre en ese sistema, pero el pedido autorizado se conecta a Amazon Business para su despacho.

La conclusión: Amazon Business no requiere un formulario de requisición independiente para autorizar el gasto antes de que ocurra. La autorización por pedido te brinda ese mismo punto de control, solo que integrado en la experiencia de compra.

¿Qué campos debe incluir un formulario de requisición de compra?

Un formulario de requisición de compra completo contiene todo lo que un autorizador necesita para tomar una decisión con confianza. Los campos principales son:

• Nombre y descripción del producto: Qué se solicita y con qué propósito

• Cantidad: Cuántas unidades se necesitan

• Estimación del precio unitario: La mejor estimación disponible del costo por unidad

• Costo total estimado: Cantidad multiplicada por el precio unitario

• Proveedor preferido: Si el solicitante tiene un proveedor en mente

• Justificación comercial: Por qué esta compra es necesaria

• Departamento y centro de costos: Dónde se asigna el costo

• Nombre y contacto del solicitante: Quién envió la solicitud

• Fecha de entrega requerida: Cuándo se necesita el producto

• Código de presupuesto: De qué partida presupuestaria proviene esta compra

Los formularios de requisición de compra completos y estructurados son la base de los datos que tu organización utiliza después para analizar patrones, identificar ahorros y planificar el gasto futuro.

¿Por qué utilizar un proceso de requisición de compra?

Formalizar cómo se tramitan las solicitudes de compra en tu organización genera beneficios en cuatro áreas.

Control

Un proceso de requisición de compra ayuda a detener el gasto no autorizado antes de que ocurra al exigir que cada compra comience como una solicitud formal antes de que se comprometa dinero. Esa solicitud es lo que un flujo de trabajo de autorización evalúa y dirige para su autorización.

Ambos funcionan juntos: la requisición crea una entrada obligatoria y un registro claro de qué se está comprando y por qué, mientras el paso de autorización lo verifica con respecto al presupuesto, los proveedores autorizados y las normas de cumplimiento. Sin un proceso de requisición, no existe un punto consistente en el que se realice esa verificación, por lo que los empleados pueden comprar según su propio criterio y buscar autorización después de realizada la compra, si es que lo hacen.

Visibilidad

Cada gasto autorizado queda documentado. Cuando el equipo de finanzas necesita auditar los gastos o prever el presupuesto, trabaja con registros claros en lugar de tener que recopilar recibos y correos electrónicos.

Alineamiento presupuestario

El proceso de requisición de compra detecta el gasto excesivo antes de comprometerse con un proveedor. Un autorizador puede ver en tiempo real si el departamento dispone de presupuesto, en lugar de descubrir el problema después de que llegue la factura.

Cumplimiento de proveedores

Las requisiciones de compra pueden ayudar a garantizar que las compras se realicen a través de proveedores autorizados. Esto es importante para las organizaciones que han negociado contratos, necesitan cumplir objetivos de diversidad de proveedores u operan bajo requisitos de compra regulados.

Formalizar el proceso de requisición de compra es un primer paso antes de que la adquisición sea una unidad de negocio medible en lugar de un centro de costos administrativo.

Cómo modernizar el proceso de requisición de compra

Algunas organizaciones pueden gestionar las requisiciones de compra mediante cadenas de correos electrónicos, hojas de cálculo o formularios en papel. Los cuellos de botella son predecibles: las solicitudes se quedan en las bandejas de entrada, las autorizaciones pueden requerir múltiples mensajes de seguimiento y no hay visibilidad sobre el estado de una solicitud en un momento dado.

Modernizar el proceso de requisición de compra se reduce a tres pilares.

1. Formularios digitales estructurados

Reemplaza los formularios en papel o las solicitudes de correo electrónico no estructuradas con un formulario estandarizado que siempre recopile los mismos campos. Esto elimina el intercambio de información que ocurre cuando los autorizadores no tienen suficiente información para tomar una decisión.

2. Enrutamiento automatizado de autorizaciones

En lugar de reenviar manualmente las solicitudes a la persona correspondiente, configura tu sistema para enrutarlas según el monto del gasto, la categoría o el departamento. Las solicitudes llegan al autorizador correcto más rápido y los autorizadores ven exactamente lo que necesitan para actuar.

3. Una capa de autorización nativa o un sistema conectado

La forma en que actúas depende de cómo compras. Si realizas compras a través de una plataforma de adquisición electrónica o ERP, la orden de compra autorizada de ese sistema puede conectarse a tus herramientas de compra para el despacho y el seguimiento. Si no lo haces, las autorizaciones por pedido ofrecen otra vía, lo que retiene un pedido hasta que un autorizador dé el visto bueno, sin un formulario de requisición por separado. Amazon Business admite ambos modelos, con controles de autorización integrados en la experiencia de compra e integraciones que se vinculan a tus sistemas de adquisición existentes.

Establecer los controles antes de que ocurra el gasto

Un proceso de requisición de compra permite que tu organización se adelante al gasto en lugar de ir por detrás. Cuando el paso de autorización está integrado en el proceso, obtienes mejores datos, reduces las compras no autorizadas y brindas a los equipos de finanzas la visibilidad que necesitan para gestionar los presupuestos con confianza.

Si buscas fortalecer tu proceso de cuentas por pagar o ir más allá de los flujos de trabajo de autorización manual, la gestión del gasto de Amazon Business te brinda las herramientas para crear flujos de trabajo de autorización, aplicar políticas de compra y conectar tus compras autorizadas directamente al despacho.