Existencias de seguridad: Cómo se calcula

Realizaste el pedido según lo programado, como siempre lo haces y, aun así, te quedaste sin un producto crítico justo en la semana con picos de demanda. El pedido se hizo a tiempo. Pero los estantes estaban vacío de todas formas.

Esa falla es la que se soluciona con las existencias de seguridad. Tanto la demanda como los plazos de entrega de los proveedores fluctúan y, con un punto de recompra establecido para una semana promedio, no queda ninguna reserva cuando alguno de los dos juega en tu contra. Basta con una entrega atrasada o que haya una semana movida para que un producto de rutina se convierta en un caos.

En esta guía, se ofrece la fórmula de existencias de seguridad, un cálculo práctico que puedes copiar y una forma sencilla de mantener esa reserva abastecida una vez que la hayas establecido.

¿Qué son las existencias de seguridad?

Las existencias de seguridad son el inventario extra que mantienes aparte de la demanda esperada para cubrir fluctuaciones de la demanda y el tiempo de entrega, de modo que, ante un aumento de pedidos o una entrega atrasada, no te quedes sin abastecimiento. Se trata del colchón entre “lo planificado para una semana promedio” y “lo necesario para una semana atípica”.

A modo de ejemplo rápido: si vendes alrededor de 100 unidades por semana y, en una semana mala, se puede superar esa cifra por 40 unidades, mantener aproximadamente 40 unidades en existencias de seguridad te protege llegado el momento.

Amerita marcar la diferencia entre existencias de seguridad y existencias de rotación. Las existencias de rotación comprenden aquello que se espera usar entre pedidos, es decir, el inventario operativo que rota en el curso normal del negocio. Las existencias de seguridad se ubican por debajo de esas existencias como surte de protección. En las siguientes secciones, se muestra la fórmula para proyectarlas y un cálculo práctico.

La fórmula de las existencias de seguridad

La fórmula estándar de las existencias de seguridad es la siguiente:

Existencias de seguridad = Z × Desviación estándar de la demanda × Raíz cuadrada del tiempo de entrega

Z es el factor nivel de servicio, la desviación estándar mide cuánto fluctúa la demanda y el tiempo de entrega es el tiempo que toma el reabastecimiento. Esa es la versión que toma la mayoría de los equipos de inventario y no hace falta un software especial para aplicarla.

Conviene conocer las variantes típicas:

• Método básico (fijo): Multiplica la diferencia entre el uso diario máximo y el uso diario promedio por el tiempo de entrega. Es rápido y sirve cuando la demanda y los tiempos de entrega son bastante estables.

• Método promedio-máximo: Compara el uso diario máximo durante el tiempo de entrega máximo con el uso promedio durante el tiempo de entrega promedio. Es una buena opción cuando se cuenta con cifras sobre el uso, pero no tantos datos estadísticos.

• Método estadístico (nivel de servicio): Es la fórmula basada en Z que vimos antes, que es la más precisa cuando puedes medir la variabilidad de la demanda.

Cada fórmula se sirve del mismo conjunto de datos: uso diario promedio, tiempo de entrega, la variabilidad de tu demanda y el nivel de servicio al que apuntas. Defínelos bien detallados y los cálculos encajarán solos.

Cómo elegir el nivel de servicio (el factor Z)

Tu nivel de servicio es la proporción de rotación de demanda que deseas cubrir sin quedarte desabastecido. Y se corresponde con un valor Z que agregas a la fórmula. Por ejemplo:

• Un nivel de servicio del 99 % es aproximadamente 2.33

• Un nivel del 95 % es aproximadamente 1.65

• Un nivel del 90 % es aproximadamente 1.28

Los niveles de servicio más altos ocupan una mayor cobertura, lo que da protección contra desabastecimientos, pero se inmoviliza más efectivo en inventario. El objetivo correcto equilibra el daño provocado por el abastecimiento frente al costo por mantener las existencias adicionales.

Cómo calcular las existencias de seguridad

Recaba tus cifras de uso y tiempo de entrega, elige un nivel de servicio y aplica la fórmula. A continuación, se detalla la secuencia y se muestra un ejemplo práctico aplicado.

1. Consigue tu historial: Recoge datos diarios de uso y tiempos de entrega respecto del producto. Supongamos que el producto tiene un promedio de 20 unidades por día, la demanda estándar se desvía a razón de cinco unidades y el tiempo de entrega son nueve días.

2. Mide la variabilidad de la demanda: Calcula la desviación estándar del uso diario. En el ejemplo, serían cinco unidades.

3. Establece un nivel de servicio: Elige tu objetivo y toma su valor Z. Al 95 %, Z es aproximadamente 1.65.

4. Aplica la fórmula y redondea: Existencias de seguridad = 1.65 × 5 × raíz cuadrada de 9, que es 1.65 × 5 × 3, o aproximadamente 25 unidades. Redondea a una unidad de existencias completa y mantén 25.

Que este cálculo se mantenga limpio e independiente, de modo que cualquier miembro del equipo pueda repetirlo con sus propias cifras.

Existencias de seguridad vs. punto de recompra

Las existencias de seguridad y el punto de recompra funcionan juntos, pero responden preguntas diferentes. Las existencias de seguridad son la reserva que mantienes; el punto de recompra es el nivel de existencias que da la alerta para hacer un nuevo pedido. Aquí ya se incluyen tus existencias de seguridad.

• Existencias de seguridad: La reserva que cubre la variabilidad de la demanda y del tiempo de entrega.

• Punto de recompra: El nivel en el que realizas el siguiente pedido, de modo que el reabastecimiento llegue antes de que te quedes sin existencias.

La relación es sencilla: punto de recompra = (uso diario promedio × tiempo de entrega) + existencias de seguridad. Si continuamos con el ejemplo anterior donde el promedio son 20 unidades al día, la demanda tiene una desviación estándar a razón de cinco unidades y el tiempo de entrega es de nueve días; eso nos da (20 × 9) + 25, o sea 205 unidades. Cuando las existencias caen a 205, es momento de recomprar.

Cuántas existencias de seguridad se debe mantener

La cantidad correcta equilibra el costo de mantener existencias frente al costo provocado por quedarte desabastecido. Y ella aumenta con la variabilidad de la demanda, la variabilidad del tiempo de entrega y el nivel de servicio que acuerdes. No hay un número universal; la respuesta surge de tus propios datos.

• Segmenta por valor y criticidad: Mantén más existencias solo cuando te perjudique quedarte desabastecido y conserva la reserva ajustadas cuando se trate de productos de bajo impacto.

• Recalcula a medida que cambia la demanda: Una cifra fijada el año pasado se aleja a medida que cambian los patrones de ventas y los proveedores, así que revísala periódicamente.

• Controla el costo de almacenamiento de los productos de baja rotación: Las existencias que permanecen intactas durante meses es dinero inmovilizado en un estante, así que redúcela cuando el riesgo sea bajo.

Las cadenas de suministro rara vez se mueven en línea recta. McKinsey señaló que la mayoría de las empresas respondieron a la volatilidad reciente con un aumento de los inventarios, un recordatorio de que las reservas existen porque la demanda y los plazos de entrega cambian de maneras que no se pueden calcular con un solo promedio. Para calcular bien la reserva, primero debes comprender tu propia variabilidad, razón por la cual una sólida previsión de la demanda es fundamental y por la cual la planificación ante interrupciones en la cadena de suministro forma parte de la misma conversación.

Mantener las existencias de seguridad sin recompras manuales

Una vez que hayas determinado la reserva, la parte más difícil es mantenerla abastecida sin que una persona tenga que recordar recomprar en cada rotación. Hay algunas herramientas que pueden ayudarte a librarte de esa tarea.

• Servicios de reabastecimiento: Cuando está disponible, Amazon Business Restock puede ayudar a mantener abastecidos los suministros esenciales para empleados al monitorear los niveles de inventario en tus sitios de trabajo, en unidades de estantería designadas o en máquinas expendedoras y casilleros expendedores automáticos. Amazon Business Restock es un servicio administrado que actualmente se ofrece en ciudades selectas de EE. UU.

• Tus propios datos de uso: La Analítica de Amazon Business puede ayudarte a obtener tu historial promedio de uso y tiempos de entrega, los datos exactos que se necesitan para la fórmula.

• Comprar la reserva: Tanto para conseguir una cobertura inicial como para hacer una recarga, las compras al por mayor pueden ayudarte a obtener grandes volúmenes de existencias por medio de vendedores corporativos.

Estos apoyan la forma en que compras y reabasteces, pero no calculan tus existencias de seguridad por ti. Ese número debes calcularlo tú.

Implementar las existencias de seguridad

Las existencias de seguridad son una reserva que no se adivina; se calcula. Calcúlalas con la fórmula, vincula esa cifra a un nivel de servicio que quieras mantener y agrégala a tu punto de recompra para que las matemáticas tengan que recordarlo por ti.

El único hábito que mantiene su funcionalidad es recalcularla a medida que cambian la demanda y los tiempos de entrega, en lugar de ajustarla una vez y olvidarla. Si prefieres no hacer un seguimiento manual de cada recompra, cuando está disponible, Amazon Business Restock puede ayudar a mantener los productos críticos abastecidos al monitorear el inventario en tus sitios de trabajo, de modo que el reabastecimiento mire a la programación en vez de depender de la memoria de una persona. Sin embargo, aún es tu deber fijar y revisar el número de existencias de seguridad.