Cómo hizo esta empresa para simplificar las compras en más de 30 sitios

Para los líderes que buscan un crecimiento sostenible a largo plazo, uno de los principales desafíos es crear sistemas que evolucionen junto con el negocio y, al mismo tiempo, brinden apoyo a los equipos locales.

Podemos tomar a Sciens Building Solutions como ejemplo. Esta empresa líder en soluciones de protección y seguridad contra incendios se ha expandido rápidamente mediante adquisiciones y ha logrado integrar 32 divisiones en todo Estados Unidos. Cada una de ellas opera a nivel local y presta servicios a su comunidad, mientras contribuye a la misión más amplia de garantizar que los sistemas de protección cumplan con las normas y estén siempre listos para funcionar.

Este modelo de crecimiento, aunque exitoso, planteaba un desafío en términos de adquisición. Las divisiones realizaban compras de forma independiente, a menudo mediante cuentas personales de Amazon o procesos manuales, lo que dificultaba el seguimiento del gasto y la negociación de términos uniformes. Eso cambió cuando Sciens comenzó a trabajar con Amazon Business para crear un programa consolidado que reflejara sus valores de formación y su cultura de “un solo equipo”

Generación de visibilidad en las compras

Con el respaldo de Carlyle Group, gran parte de la función de adquisiciones de Sciens se gestionaba a nivel local a través de sus numerosas entidades jurídicas distribuidas en todo el país. Nicholas Hartz, gestor de Adquisición en Sciens, afirmó que intentar controlar el gasto en estas divisiones era todo un desafío. Al comenzar a tratar estos temas con su gestor de cuenta en Amazon Business, ambos empezaron a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir costos y obtener información más detallada sobre las compras.

La mayor prioridad de Hartz era mejorar la visibilidad del gasto en toda la empresa. “El primer paso fue crear el sistema de informes”, comentó. “Necesitamos visibilidad en un lugar centralizado para poder comprender lo que estamos comprando en todas las categorías, subcategorías, SKU y demás”.

Al consolidar esa información, Sciens puede hacer un seguimiento de las tendencias en todas las divisiones, comparar opciones de productos e identificar dónde Amazon ofrece precios más competitivos o envíos más rápidos. El resultado es tanto claridad como ahorro de costos.

Apoyo al crecimiento rápido y a la autonomía de las divisiones

Uno de los valores principales de Sciens es trabajar como “un solo equipo”, y Hartz afirmó que colaborar con Amazon Business ha respaldado esa filosofía. Las divisiones pueden mantener sus operaciones locales mientras se benefician de las ventajas de la centralización. “Cada vez que incorporamos una nueva división, nos emociona mucho saber que hay una cuenta Amazon Business”, dijo Hartz. “Puede adaptarse rápidamente mediante una llamada de incorporación de media hora e invitaciones de extensión. Y luego, de inmediato tiene controles más estrictos y lo que estamos buscando”.

Este enfoque también simplifica las compras para los empleados. “Una vez que una división forma parte de Sciens, obtiene acceso a nuestra cuenta Amazon Business y a todos los beneficios que conlleva”, dijo Hartz. “No es el caso de otros proveedores, con los que tenemos que batallar para conseguir precios al nivel de Sciens para nuestras divisiones”.

Impacto positivo en toda la organización

La respuesta de los equipos ha sido muy positiva, y las divisiones están muy interesadas en unirse al programa. “La respuesta ha sido tremenda”, dijo Hartz. “Por lo general, durante la primera semana me familiarizo con la nueva ubicación, analizo los datos de todo un año y los relaciono con las cuentas nacionales que tenemos actualmente en Sciens. Y una de las primeras preguntas es cómo podemos colaborar con la cuenta Amazon Business”.

Más allá de la incorporación, los empleados disfrutan en el día a día de los beneficios de la eficiencia y la rapidez. Ahora, la adquisición puede abarcar todo, desde equipos informáticos hasta componentes de protección contra incendios, en una única solución. “Nos permite que nos traten como a una empresa pequeña, pero luego la recompensa es grande”, dijo Hartz.

Otro beneficio ha sido disminuir la necesidad de almacenar exceso de inventario. Gracias a los envíos más rápidos y confiables de Amazon Business, Hartz señaló que Sciens puede reducir el inventario disponible, liberando así espacio en el almacén para otras prioridades.

Creación de nuevas formas de trabajar y un modelo de crecimiento

La relación con Amazon Business también ha inspirado a Sciens a repensar su enfoque general de adquisición. “Con nuevas oportunidades, ¿cómo puedes inspirar nuevas formas de trabajar? Esto implica entrar en detalles y comprender hacia dónde te diriges en cuanto a productos específicos”, dijo Hartz. “Descubrimos que ya habíamos comprado el mismo producto a ocho proveedores diferentes. Puedes transferir el volumen y el comportamiento a socios dispuestos a ayudarte a crecer, y así obtener los beneficios.”

Para Sciens, Amazon Business es una forma de unificar una organización diversa al tiempo que se preserva la experiencia local. Mejora la visibilidad en todas las categorías y refuerza la capacidad de crecimiento de la empresa.

Como Hartz dijo: “Amazon Business se adapta a nuestro modelo. Puedes mantener la autonomía, pero a cambio también obtienes múltiples beneficios para tu negocio y oportunidades de ahorro de costos” “Estos beneficios incluyen precios exclusivos para negocios y, sujetos a los requisitos de elegibilidad y autorización, características adicionales como Pago por factura, términos de pago extendidos, reembolsos y beneficios de Business Prime para toda la organización”, comentó.

De cara al futuro, Hartz ve un gran potencial con Amazon Business. “La pista de despegue y el horizonte son prácticamente ilimitados”, dijo. “Cuanto más gastamos, más divertido se vuelve”.

Publicado originalmente en Entrepreneur