Simplicidad como estrategia: El futuro de la adquisición en la educación superior

La adquisición en la educación superior ha recorrido un largo camino desde sus raíces administrativas. Los líderes de adquisición actuales deben hacer malabares con una abrumadora variedad de exigencias: presupuestos cada vez más ajustados, objetivos de compras responsables, cuestiones de cumplimiento y mucho más, todo mientras enfrentan interrupciones persistentes en la cadena de suministro. 

La solución para abordar esta complejidad no es agregar más complejidad: sino la simplificación consciente. Las instituciones más adelantadas están descubriendo que los procesos de adquisición simplificados y fáciles de usar no solo son agradables de tener, sino que son fundamentales en una era en la que se espera que los equipos de adquisición ofrezcan mucho más que solo ahorros.

La simplificación como estrategia imperativa

Los profesionales de adquisición gestionan prioridades contrapuestas, planillas interminables, problemas de documentación y tecnologías desconectadas que no “se comunican” entre sí. Es como intentar dirigir una orquesta en la que los músicos practican aislados y tocan con diferentes partituras.

Más allá del control de costos, se espera que los equipos de adquisición actuales entreguen simultáneamente calidad, velocidad y objetivos de compra responsables, a la vez que mitigan riesgos, innovan y más, a menudo con pocos recursos. A pesar de las mejores intenciones, los intentos de sortear la complejidad pueden simplificar un paso a corto plazo, pero añadir más pasos más adelante. Como agregar otra vía a una carretera ya congestionada, los desvíos pueden hacer que el cuello de botella se traslade a otro lugar.

Esta es una mejora manera: Para resolver la complejidad en la adquisición, los líderes deben incorporar una simplicidad fácil de usar en cada etapa de sus flujos de trabajo, creando procesos que se perciban como intuitivos en lugar de engorrosos. 

¿Qué hace que un proceso sea verdaderamente simple? Según la investigación de KPMG, los proceso de adquisición simples comparten cuatro características:

• El trabajo es más fácil de hacer con el proceso que sin él.
• El proceso es fácil de comprender y de seguir.
• No hay brechas ni ambigüedades en el proceso.
• El proceso cubre incluso panoramas poco comunes.

Simplificación no implica recortes. En cambio, significa crear visibilidad en todo el ciclo de la adquisición, centralizar información y generar información de datos procesables para permitir decisiones más inteligentes. Cuando se hace bien, la simplificación mejora el control a la vez que reduce la frustración.

El cambio a la IA: Cómo hacer que lo simple se vea sofisticado

En un informe para Procurement Magazine, Libby Hargreaves, editora de Supply Chain Digital, predice que los casos de uso de la IA en la adquisición explotarán en los próximos meses, y las dudas y la experimentación del pasado darán lugar a la integración completa. Gracias a los avances de la IA, el autoservicio puede sentirse como un servicio completo, con interacciones que son proactivas, inteligentes, útiles, eficientes y sin inconvenientes, escribe KPMG. 

En adquisición, las automatizaciones emergentes pueden abarcar desde la gestión de contratos hasta la búsqueda de proveedores, la personalización de propuestas, la documentación de cumplimiento, las comunicaciones con proveedores, la analítica de gastos y más. Tal como lo describe Forrester, los expertos ejecutivos de adquisición notarán que la inversión en la IA y en las herramientas de automatización libera a sus equipos de tareas mundanas, prioriza acciones que requieren mayor atención humana y optimiza las decisiones. 

Greg Muller, director de Strategic Sourcing and Campus Partnerships en UC San Diego, comparte esa visión. “Las funciones básicas de adquisición deben ser fáciles y automatizadas para nuestros usuarios. No queremos que una persona ganadora del Premio Nobel pierda tiempo buscando un buen par de guantes cuando podría estar curando el cáncer”, dice Muller. 

Sharon Loosman, directora de Adquisiciones y Servicios Comerciales en la Universidad Estatal de Carolina del Norte, relata. Con un equipo de adquisición que trabaja para 12 instituciones y 150 departamentos, Loosman buscó crear sistemas que les permitieran a las instituciones operar de manera independiente como expertas en sus propias necesidades e hicieran compras que cumplieran con las políticas. Sorprendentemente, Loosman observó que el personal docente y no docente solía operar por fuera de los canales de adquisición oficiales de la universidad para comprar en Amazon, atraídos por la mayor selección, los mejores precios y la entrega más rápida. Entonces, su equipo estableció la centralización y simplificación de los procesos sin “romper nada” ni incurrir en costos de implementación. Además, esto permitió el acceso a mejores informes. 

Para que esto fuera posible, los equipos de adquisición de UC San Diego y la Universidad Estatal de Carolina del Norte han adoptado soluciones de Amazon Business, lo que expandió el acceso a clientes internos de toda la organización. Al hacerlo, las dos instituciones han integrado las compras en los departamentos, lo que ha permitido que los compradores accedan a una vasta red de suministros previamente autorizados y a una sólida funcionalidad: procesos de autorización de clientes, analítica de gastos profunda, precios preferidos, mejores opciones de entrega, políticas de Guided Buying y más. 

Cómo confiar en la experimentación, transformación de la adquisición

De vistas al futuro, los equipos de adquisición que buscan innovar deberían adoptar la experimentación. “Mi consejo es estar atentos, salir de la zona de confort y explorar qué otras cosas existen que aún no se hayan pensado”, sugiere Loosman. 

Muller se suma al sentimiento: “Nos concentramos en una perspectiva más amplia”, comparte, “interactuando con los clientes internos para comprender sus necesidades más allá de las transacciones aisladas y confiando en los pares de otras instituciones para identificar estrategias que ya han sido comprobadas en otro lugar”. 

“A veces, como líderes en adquisición, nos quedamos atascados en la forma en que siempre lo hemos hecho”, concluye Loosman. “Levantemos la vara. Encontremos soluciones y socios que estén dispuestos a trabajar contigo para hacer cambios que te hagan avanzar”.


 

Publicado originalmente en Higher Ed Dive