Generar eficiencias en las compras empresariales inteligentes con las integraciones

Durante décadas, muchos negocios pedían productos de oficina a través de catálogos en papel o en tiendas físicas. A medida que más y más procesos empresariales se han vuelto digitales, también lo han hecho las compras empresariales.

La adquisición es una función empresarial crítica en todas las organizaciones, que ayuda a garantizar que los gastos se mantengan alineados con los presupuestos y las prioridades comerciales para que la organización adquiera los productos y servicios adecuados.

La consolidación de gastos provenientes de múltiples proveedores puede plantear desafíos, como obstaculizar la visibilidad y el control sobre los gastos. Los procesos que constan de varios pasos, los informes manuales y los sistemas redundantes o dispares pueden causar retrasos en el procesamiento e ineficiencias costosas. Todo esto puede obstaculizar la capacidad de una organización para operar y competir de manera efectiva.

Las integraciones del sistema de adquisiciones electrónicas automatizan las decisiones de adquisición y pueden proporcionar procesos sin interrupciones para acelerar y optimizar los procesos actuales. Pueden reducir o eliminar el ir y venir de muchas prácticas de adquisición heredadas que requerían que los empleados presentaran manualmente elementos para su autorización, buscaran y ordenaran cada artículo (o esperaran a que alguien más lo ordenara) y, finalmente, completaran un informe de gastos para recibir reembolsos, una experiencia larga y a menudo frustrante tanto para los empleados como para los equipos de adquisiciones.

Conectar los sistemas de adquisiciones electrónicos a una fuente centralizada de suministros dentro de una interfaz familiar y amigable para el consumidor simplifica la comparación de productos y la toma de decisiones, lo que lleva a un ahorro de tiempo y costos. Una mayor transparencia en las transacciones, la información que se maneja entre los equipos y una generación de informes más precisos también pueden respaldar ideas que fortalezcan la estrategia de negocios.

“A menudo escucho lo cerca que trabajan los equipos de adquisiciones con los líderes de finanzas y de informática para tener una estrategia compartida y su necesidad de optimizar la información”, dijo Satya Mishra, directora de Administración de Productos de Amazon Business. “Las integraciones pueden ser el hilo conductor que reúna a tus colegas para hablar sobre a quién finalmente le pertenecen los gastos más allá de las líneas de presupuesto para cumplir con los objetivos de la empresa”.

Adquisiciones para una fuerza laboral en crecimiento y distribuida

En msg group, una empresa con sede en Alemania que ofrece consultoría en integración de sistemas, los líderes sintieron la necesidad de perfeccionar sus procesos de compras internas a medida que su fuerza laboral se distribuía geográficamente. La gestión de las necesidades de productos de oficina de los empleados a través del equipo de adquisiciones se volvió engorrosa.

Al integrar su sistema de adquisiciones electrónicas con Amazon Business, msg systems automatizó los procesos de compras y las políticas de gastos. Los empleados pueden navegar y comprar productos, y el equipo de adquisiciones de msg obtuvo una mayor visibilidad en las transacciones antes de su procesamiento, lo que les permite monitorear mejor los gastos y presupuestos.

Al aprovechar las integraciones, en particular Punchout y las búsquedas integradas de Amazon Business, el tiempo promedio de compras en msg group se redujo a la mitad, lo que contribuyó a reducir los costos del proceso. Además, los equipos pasan menos tiempo comparando productos y pueden reducir costos.

"Las integraciones pueden ser el hilo conductor que reúna a tus colegas para hablar sobre a quién finalmente le pertenecen los gastos más allá de las líneas de presupuesto para cumplir con los objetivos de la empresa".

— Satya Mishra, directora de Administración de Productos de Amazon Business

Elige tu propia experiencia de compras

Las integraciones de adquisiciones electrónicas permiten a los líderes personalizar el flujo de sus compradores entre sistemas para crear su experiencia de compra preferida. Si los compradores de negocios están acostumbrados a visitar un sitio web minorista antes de utilizar una herramienta de adquisiciones, pueden crear una experiencia conectada que reproduzca esa secuencia.

Township High School District 214 en Illinois decidió iniciar su experiencia de compra en la tienda de Amazon Business para sus compradores de negocios con la integración Punch-in. Después de comenzar sus recorridos de compra integrados en la tienda de Amazon Business, los usuarios pueden ingresar en su sistema de adquisiciones electrónicas.

La escuela redujo los pasos para las compras y proporcionó una experiencia de compras simplificada. Además, la integración ayuda al distrito a mantener políticas de cumplimiento rigurosas para sistemas escolares públicos.

Las integraciones también permiten a los equipos de adquisiciones mantener el control sobre las compras al guiar a los empleados hacia marcas y productos preferidos y establecer límites de gasto. Más allá de las consideraciones presupuestarias, estas medidas de seguridad también pueden ayudar a las organizaciones a respaldar los objetivos de diversidad de proveedores y sostenibilidad.

Mejora la seguridad para tus compradores

Las integraciones pueden facilitar la adquisición en organizaciones de cualquier tamaño y en cualquier industria. Para algunos, una integración lista para usar puede ser suficiente e incluso puede ser gestionada por los propios usuarios. Otros pueden preferir construir una experiencia de compra personalizada basada en necesidades de negocio específicas.

Con las integraciones de Inicio de Sesión Único (SSO), los equipos de informática pueden habilitar y deshabilitar el acceso del comprador de forma centralizada y mantener una experiencia de inicio de sesión segura y con un solo clic en la tienda de Amazon Business, al igual que otras herramientas de negocios comúnmente integradas con SSO. Esto puede facilitar el proceso de incorporación de personal al eliminar el proceso manual de invitar a los usuarios a crear cuentas, así como bloquear automáticamente el acceso si un miembro del equipo abandona la organización.

SSO se puede apilar con más integraciones y, de esta forma, crear una experiencia conectada con los sistemas que son más útiles para las operaciones de tus partes interesadas.

Unifica tus herramientas y equipos

En el entorno de negocios actual, que está en rápido movimiento, derribar barreras entre equipos y herramientas es fundamental para recopilar rápidamente información valiosa. La compra empresarial es una parte integral de la transformación digital. Mejorar los procesos de adquisición electrónica con integraciones puede ayudar a tu organización a aumentar la eficiencia, reducir costos y obtener una ventaja competitiva.

Publicado originalmente en Harvard Business Review.